- Unngå problema før dei dukkar opp

Uniforum nr. 5 2000

- Mange viktige avgjerder er blitt tatt ved UiO utan at fylgjene av dei har blitt tenkt godt nok gjennom. Ofte kjenner ikkje den personen som har tatt avgjerda, til risikofaktorane. Internrevisjonen etterlyser difor betre kunnskapar om ei meir analytisk risikostyring ved universitetet.

- Dei som tar viktige avgjerder ved UiO, må skaffa seg større kunnskapar om risikostyring, meiner Gerd Thorsen.

Martin Toft
Ståle Skogstad (foto)

Det seier avdelingsdirektør Gerd Thorsen ved Eining for Intern revisjon ved UiO. Etter hennar tolking er risikostyring at UiO ved ein eventuell brann i forkant har gått gjennom dei ulike risikofaktorane slik at skadane blir minimale dersom det byrjar å brenna.

- Skulle det likevel byrja å brenna, må det finnast eit system som kan varsla oss så tidleg som mogleg, det rette utstyret må vera tilgjengeleg og me må vita korleis me skal takla situasjonen. Difor handlar ikkje god risikostyring først og fremst om å ha kontroll med det som har skjedd, men om å ha kontroll og styring framover. Leiinga må difor forsikra seg om at risikostyringa fører til at moglege farar blir minimaliserte og uvissa redusert, meiner Thorsen, som peikar på innføringa av eit nytt økonomisystem ved UiO når me spør henne om døme på prosjekt som kunne ha fått ein betre start om dei prosjektansvarlege hadde sett seg betre inn i moglege risikomoment.

Viktig å stoppa opp

- Det er viktig for ei riktig vurdering av moglege fylgjer av ei avgjerd at me tar oss tid til å stoppa opp for å tenkja oss litt om før ei viktig avgjerd blir tatt. Har me tenkt gjennom og tatt omsyn til alle konsekvensane av avgjerda me er i ferd med å ta? Dette blei altså ikkje tenkt grundig nok igjennom i LØP-prosjektet. Ikkje minst gjeld det for dei utfordringane som hadde å gjera med disponering av tid, systemløysingar, kompetanse, ny teknisk plattform og at universitetet internt gjekk over til ein annan måte å føra rekneskap på. Fylgjene av å innføra to hovudbøker med påfylgjande avstemmings- og vedlikehaldsproblem var heller ikkje godt nok vurderte, meiner sjefen for Internrevisjonen, som slår fast at å tilsetja nye medarbeidarar, også må reknast som ein risikofaktor.

- Å få rett person til jobben stiller spesielle krav til vurderingsevna, kompetansen, engasjementet og verdigrunnlaget til leiarane. Dersom ei feilvurdering fører til at feil person blir tilsett i jobben, kan det føra til at fagmiljøet eller avdelinga ikkje når måla sine, understrekar ho.

Endringar ikkje berre eit trugsmål

Universitetet står framfor mange store endringar i løpet av dei komande åra. Blant dei finn me auka sjølvstyre for universiteta, auka konkurranse om forskingspengar, forskarar og studentar, auka krav til ekstern finansiering som ein mogleg fylgje av varsla kutt i statlege overføringar, auka grad av marknadsøkonomi og nye krav til økonomiforvaltinga innanfor universitetssektoren og teknologisk utvikling og nye administrative system. Gerd Thorsen meiner desse endringane i seg sjølve kan vera risikofaktorar.

- Det er viktig å vera klar over at dersom me ikkje utnyttar desse endringane, kan det utgjera eit like stort trugsmål for institusjonen og måla den har sett seg. Difor er det viktig at leiarane på alle nivå ved UiO blir mykje meir merksame på fylgjene av avgjerdene dei tar og at dei får tilgang til eit eigna verkty som kan hjelpa dei i arbeidet med risikoanalysar og risikostyring, påpeikar ho før ho legg til:

- Berre slik kan UiO få til ein høgare administrativ kvalitet, ei betring i dei administrative systema og ei betring i bruken av årsplanar som styringsdokument. Når me har klart å få det til, vil me sjølvsagt få eit betre grunnlag for å ta dei rette avgjerdene.

Uniforum nr. 5 2000