Først uten papir

Det medisinske fakultet har tatt i bruk elektronisk signering. - I tillegg til miljøgevinsten, sparer vi tid og ressurser, påpeker fakultetsdirektør Bjørn Hol.

PÅDRIVER: - Vi oppfattet de gamle signeringsprosedyrene som unødvendig tungvinte, forklarer fakultetsdirektør Bjørn Hol.
Foto: Ola Sæther

- Da Det medisinske fakultet tok i bruk det digitale arbeids- og arkiveringsverktøyet e-phorte, var dette et viktig skritt på veien mot en papirløs hverdag, konstaterer fakultetsdirektør Bjørn Hol. Unntaket var når brev skulle signeres.

Når Hol skulle underskrive et dokument, fikk han dette tilsendt fra saksbehandleren i e-phorte, samtidig som brevet ble sendt til UiOs elektroniske arkiv. Hol godkjente dokumentet elektronisk, og det gikk melding om dette til saksbehandleren. Deretter skrev saksbehandleren ut dokumentet og sendte det i internposten til Hol for underskrift. Etter signering ble brevet så returnert til saksbehandler, som sendte det videre til mottaker, med kopi til arkivet. Hos arkivet måtte det signerte brevet skannes, for å kunne lagres elektronisk.

- Vi oppfattet signeringsprosedyrene som unødvendig tungvinte, og jeg skjønte heller ikke hvorfor man trengte å være så formelle innad på universitetet. At de ansatte på Det medisinske fakultet sitter spredt over hele Oslo, bidro dessuten til å gjøre ordningen ekstra ressurskrevende for oss, påpeker Hol.

Visjon innen rekkevidde

Nå har fakultetet, som det første ved UiO, tatt i bruk elektronisk signering.
Bjørn Hol var sammen med underdirektør /Mette Groseth Langballe/ en av pådriverne.

- I stedet for å signere et brev for hånd, godkjenner jeg det nå elektronisk. Så snart jeg har trykket OK på skjermen, er dokumentet hos mottaker og arkivert, og vi sparer både tid og ressurser, sier han og legger til:

- Som med alle nye systemer, trenger også e-phorte tid til opplæring og tilvenning. Vi er ikke helt i mål ennå, men min visjon, der papirmengdene er borte og alle dokumenter er tilgjengelige når du trenger dem, uansett hvor du befinner deg i verden, er innen rekkevidde.

Også ekstern korrespondanse

Universitetsdirektøren vedtok 8. oktober et nytt reglement for elektronisk kommunikasjon, som åpner for elektronisk godkjenning i så vel intern som ekstern korrespondanse.

- Alle ansatte på UiO som har tatt i bruk elektronisk saksbehandling, kan i dag bruke elektronisk godkjenning av interne dokumenter. I desember forventer vi at dette også kan tas i bruk ved ekstern korrespondanse, informerer arkivleder og prosjektleder for eSak-prosjektet Esben Nielsen. Han oppfordrer saksbehandlere og ledere ved UiO til å sette seg inn i de nye prosedyrene. Dette kan de gjøre ved å ta kurs og ved å lese informasjon og veiledninger om e-phorte og elektronisk signering på UiOs nettsider.

Emneord: Universitetspolitikk, Arkiv Av Grethe Tidemann
Publisert 14. nov. 2008 13:24 - Sist endret 10. des. 2008 15:00
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere