Hektisk på opptakskontoret

Det er hektisk aktivitet på opptakskontoret. Ni ekstrahjelper er ansatt for å behandle søknader til UiO.
- Det er ikke sant at ingen arbeider på universitetet om sommeren, konstaterer leder ved opptakskontoret Haldis Sætre Arnevik.

Opptakskontorets rolle

- I perioden mellom første mai og 15. juni skal vi behandle rundt 16 500 søknader, forteller hun og gir oss en rask innføring i arbeidsdelingen mellom Samordna opptak og lærestedene:
Søkeren sender først en søknad til Samordna opptak. Når søknadene er registrert og tallene publisert, fordeler Samordna opptak saksbehandleransvaret mellom lærestedene. Hvert lærested får i hovedsak ansvaret for sine primærsøkere, det vil si søkere som har lærestedet som sin førsteprioritet.

Samordna opptak sender også ut omslagsark til søkerne. I omslagsarket legger søkeren søknadspapirene som skal sendes til det lærestedet han eller hun har fått tildelt som sin saksbehandler.
- For skolegang som avsluttes denne våren er fristen for å sende inn papirene 1. juli. Dette er også siste frist for å omprioritere søknadsalternativer, opplyser Sætre Arnevik.

- I dag har det kommet inn fem nye kasser med post, sier hun og forteller at det er ekstrahjelpenes oppgave å åpne brevene med omslagsarkene vedlagt bekreftede søknader av vitnemål og annen dokumentasjon. Ekstrahjelpene registrerer at omslagsarkene er mottatt og arkiverer dem i permer ut fra saksnummer. Det er først når omslagsarkene er registrert og sortert at den egentlige saksbehandlingen begynner. Saksbehandlerne skal blant annet kontrollere at søkeren har sendt inn de nødvendige papirene og beregne hans eller hennes poengsum.

Komplisert poengberegning

Ekstrahjelpene har gått gjennom et fjorten dagers opplæringsprogram, og Haldis Sætre Arnevik forteller at mye av opplæringen dreier seg om poengberegning.
- Regelverket for poengberegning er komplisert, samtidig som det er svært viktig at hver søker får riktig poengsum, poengterer hun.

Dersom søkeren har spørsmål, skal han eller hun henvende seg til sin saksbehandler. Det er imidlertid mange ved universitetet som ikke er klar over at søknader om opptak til grunnutdanningene ved UiO blir behandlet i Studieavdelingen, ifølge Sætre Arnevik.
- Vi opplever hvert år at søkere som ringer UiO, blir henvist til Samordna opptak, som så igjen må henvise tilbake igjen til oss, forteller hun.

Mens ekstrahjelpene behandler ordinære søknader, behandler de fast ansatte søknader som av ulike årsaker er ekstra vanskelige.
- Det gjelder for eksempel personer som har videregående skole fra utlandet eller personer som søker på grunnlag av realkompetanse, opplyser Sætre Arnevik og legger til at disse søknadene i siste instans blir vurdert i en opptakskomité hvor fakultetene er representert.

Stor pågang

15. juli må behandlingen av søknadene være avsluttet for da skal alle dataene samordnes i systemet til Samordna opptak. 19. juli får søkerne vite hvorvidt de har kommet inn på et av programmene eller fagene de har søkt på.
- Først når alle søknadsdata er samordnet, vet vi hva poenggrensene blir for de enkelte fagene, påpeker Haldis Sætre Arnevik. Hun forteller om ekstra stor pågang i de påfølgende dagene, blant annet fra personer som av ulike årsaker mener de har fått feil poengsum eller ønsker nærmere begrunnelse for vedtaket.

I perioden mellom 19. og 29.juli står feilretting og suppleringsopptak i fokus. De fleste ekstrahjelpene arbeider fram til suppleringsopptaket 29. juli, men et par fortsetter til begynnelsen av september.

Etter semesterstart blir livet litt mindre hektisk for de ansatte på opptakskontoret.
- Hos oss er det ingen som protesterer om vi ønsker å legge sommerferien til høsten, fastslår Sætre Arnevik.