Nå har det blitt lettere for ledelsen å bruke «rektorpotten»

Uten å informere UiO-styret har universitetsdirektøren endret retningslinjene for bruk av UiOs reserveposter, deriblant styrets reserve. Styremedlem reagerer.

GA IKKE BESKJED: Fire dager før UiO-styret vedtok antatt UiO-budsjett for 2023, endret universitetsdirektør Arne Benjaminsen på retningslinjene for UiOs reserveposter. Endringene gjelder fra samme dag, opplyser han.

Foto: Ola Gamst Sæther

UiOs budsjett opererer med tre reserveposter. Universitetsstyres reserve, universitetsdirektørens reserve og universitetsledelsens avsetning (tidligere kjent som rektorpotten). For året 2022 er førstnevnte på 17 millioner og de to andre på ti millioner hver.

Bruken av reservene reguleres i retningslinjer. Disse har vært de samme siden 2016 – fram til de ble oppdatert i sommer.

Fire dager før UiO-styret vedtok antatt UiO-budsjett for 2023, endret universitetsdirektør Arne Benjaminsen på retningslinjene. Det fikk ikke styret vite.

UiOs tre reserveposter
UiOs budsjett har tre sentrale reserveposter: 
universitetsstyrets reserveuniversitetsdirektørens reserve og 
universitetsledelsens avsetning (tidligere rektors strategiske pott).

I 2022 er styrets reserve på 17 millioner kroner, mens de to andre er på ti millioner kroner hver.

I utgangspunktet skal reservemidlene være en budsjettpost som ikke benyttes.

Reserven skal kun benyttes dersom det oppstår ekstraordinære forhold som ikke kan dekkes innenfor eksisterende totalrammer, eller det er vesentlige tiltak som må gjennomføres uavhengig av tidligere planer.

Reservemidlene er tiltenkt uforutsette større tiltak som ikke naturlig kan forventes dekket innenfor de avsatte ordinære budsjettene.

I tillegg til de overordnede retningslinjene har hver av de tre reservepottene også konkretiserte kriterier for tildelinger samt saksbehandlingsregler.

Kilde: Retningslinjer for reservepostene, datert 17. juni 2022.

Har fjernet begrensninger

Med de reviderte retningslinjene er flere av begrensningene som lå i 2016-retningslinjene fjernet.

De «ekstraordinære forholdene» pottene er reservert for, trenger ikke lenger være «akutte».

Den tidligere formuleringen «Aktiviteter eller formål som gjentas over flere år skal ikke dekkes av reservemidler men må innarbeides i enhetenes budsjetter», er kraftig moderert.

Nå er det kun «som hovedregel» at man ikke kan benytte reservemidler til den samme aktiviteten over flere år. Dermed kan det i praksis brukes penger år etter år til samme formål, om UiO-ledelsen eller styret ønsker det.

Nok en endring er at tidligere «rektors strategiske pott» nå formelt har skiftet navn til «universitetsledelsens avsetning» – et navn universitetsdirektøren tok i bruk allerede i 2019.

Orienterte ikke styret

– Hva er begrunnelsen for å «myke opp» i begrensningene for bruk av reservene?

– På bakgrunn av erfaringene siden 2016, er det gjort noen mindre justeringer og endringer av retningslinjene. Retningslinjene følger økonomireglementet i staten, skriver Benjaminsen i et e-postsvar til Uniforum.

Ifølge universitetsdirektøren gjelder endringene allerede fra den dagen dokumentet er signert.

– Retningslinjene gjelder fra 17. juni, svarer han på spørsmål fra Uniforum.

Da UiO-styret fire dager senere vedtok antatt budsjett for 2023, ble de endrede retningslinjene verken lagt fram sammen med den konkrete styresaken eller i samlesaken «universitetsdirektørens orienteringer».

Universitetsstyret ble heller ikke orientert muntlig om endringene i retningslinjene for pottene, ifølge Benjaminsens svar til Uniforum. Retningslinjene for styrets reserve og universitetsledelsens to potter er det nemlig ikke styret som bestemmer over, slik han formulerer det.

– Er retningslinjene for reservepostene på noe tidspunkt vedtatt av universitetsstyret? Når?
– Er årets endringer i retningslinjene vedtatt av universitetsstyret? Når?
– Er universitetsstyret orientert om årets endringer i retningslinjene? Når?     

Retningslinjene er ikke vedtatt av eller orientert om i styret. Disse er vedtatt av universitetsdirektør som en del av hans rolle som ansvarlig for at den samlede økonomi- og formuesforvaltning ved UiO, skriver Benjaminsen via pressekontakten.

REAGERER PÅ MANGLENDE INFORMASJON: – Uansett hva endringene er bør vi orienteres, sier Ingrid Lossius Falkum som representerer de faste vitenskapelige ansatte i UiO-styret.  (foto: Ola Gamst Sæther)

– En selvfølge at styret skal informeres

Universitetsstyremedlem Ingrid Lossius Falkum har liten forståelse for at universitetsdirektøren har endret retningslinjene for bruk av reservepostene uten å informere styret.

 – For første gang på seks år har universitetsdirektøren endret på retningslinjene for bruk av reservepostene, inkludert «styrets reserve». Ville du ønsket å bli informert? 

– Det er klart jeg ville det. Det er en selvfølge at styret skal informeres om endringer i retningslinjene, både for styrets reserve og de andre reservepostene.

– Uansett hvor små endringene er?

– Uansett hva endringene er bør vi orienteres, sier Falkum som representerer de faste vitenskapelige ansatte i styret. 

Det kunne for eksempel vært gjort i den faste saken «universitetsdirektørens orienteringer», peker hun på.

– Det kan ligge mye makt i bevilgninger

I 2021 gikk det ut 15 millioner fra styrets reserve til tiltaket «Økt finansiering Eilert Sundts hus renovering». Hittil i 2022 er det gått ut 10 millioner til «Avsetning til økonomiske tiltak som følge av krigen i Ukraina». 

Ifølge Falkum har ingen fra styret i denne perioden kommet med egne forslag til tiltak.

 Ifølge retningslinjene kan styrets reserve blant annet brukes til «større tiltak styret selv tar opp». For at dere skal kunne ta et slikt initiativ – er det da nødvendig å kjenne retningslinjene?

– Ja, det er klart. Vi må vite hva handlingsrommet vårt er, sier hun.

– Hva mener du: Kan retningslinjene for en reservepost endres midt i et budsjettår, og da gjelde fra den dagen de er endret?  

– Uavhengig av om dette er noe man kan gjøre etter regelverket, så virker det nokså uryddig. Det kan ligge mye makt i bevilgninger, så når man samtidig endrer retningslinjene uten å informere styret, er det problematisk, sier Falkum.

Bruker «rektorpotten» for fjerde år på rad

Blant de største mottakerne av reservemidler de siste årene, er den OsloMet-eide avisa Khrono.

I treårsavtalen UiO og andre institusjoner signerte i 2019 for å bygge opp Khrono som nasjonal avis, forpliktet UiO seg til å bidra med én million kroner i året over tre år. På toppen av millionen er det hvert år lagt til noen tusener i såkalt lønns- og priskompensasjon.

Uniforum har tidligere spurt UiO om hvordan de kunne gi penger til Khrono år etter år, når retningslinjene sier at dette ikke kan gjøres. Vi har også spurt om en flerårig Khrono-bevilgning kan sies å være «akutt».

Med de nye endringene i retningslinjene blir spørsmålene mindre relevante, i og med at det nå kun er «som hovedregel» at de ekstraordinære utgiftene av «midlertidig karakter» ikke kan gjentas over flere år. Pengebruken trenger heller ikke lenger være «akutt».

Dermed er det ikke i strid med retningslinjene at UiO i 2022 på fjerde året bruker rektorpotten til Khrono.

At UiO fortsetter med dette også etter utløpet av treårsavtalen fra 2019, skyldes at arbeidet med å etablere Khrono som en selvstendig enhet, fristilt fra institusjonene, er kraftig forsinket. Tidsplanen som var skissert i treårsavtalen, er ikke oppfylt.

OBS: Uniforum har på lederplass kritisert rektor Svein Stølens framgangsmåte ved inngåelsen av Khrono-avtalen i 2019.

Saksbehandlingsregler, universitetsledelsens avsetning:
a) Kort skriftlig søknad skal sendes Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring/VØS til behandling. Dette skal skje før aktivitet igangsettes.
b) VØS er ansvarlig for å drive prosessen knyttet til bruk av reserven og legge frem grunnlagsdokumentasjon og de økonomiske konsekvensene.
c) Sammen med anbefalingen fra VØS skal det fremlegges en oversikt over status for avsetningen.
d) Rektor vedtar eventuell bruk av midlene.
e) Vedtak om bruk av avsetningen skal dokumenteres skriftlig.
f) Fakturaene for tiltakene skal belastes den enheten der kostnaden påløper, og refunderes fra reserven. Dette for å sikre korrekt kostnadsbelastning.       

«Falt ut» av rapport

At «rektorpotten» benyttes til å gi driftsstøtte til Khrono også i år, har det vært vanskelig for Uniforum å finne ut.

Da Uniforum 18. august fikk innsyn i UiOs reservepostbruk for 2020–2022, var bevilgningen på 1 093 000 til Khrono ikke med.

Dette har Arne Benjaminsen senere beklaget på e-post:

«I oversikten over bruken av reserverer du nylig mottok hadde dessverre denne transaksjon falt ut av rapporten grunnet en feilføring, vi beklager dette. Vi har kvalitetssikret informasjonen og det er ingen andre feilføringer».

Beklagelsen kom etter at Uniforum spurte UiO hvor i budsjettet bevilgningen på 1 093 000 til Khrono gikk ut fra. Opplysningen om UiOs 2022-støtte hadde vi fått fra Universitetet i Bergen. Støtten består av en million samt såkalt «lønns- og priskompensasjon» på 93 000 kroner.

Men hvordan kunne beløpet ha «falt ut» av oversikten «grunnet en feilføring»? Retningslinjene for bruk av reservepostene inkluderer relativt omstendelige saksbehandlingsregler. Uniforum ba om innsyn i saksbehandlingen av Khrono-støtten.

Etter et par purringer fikk vi oversendt en henvisning til den tidligere oversendte reservepostoversikten, samt en fem linjer lang e-post til rektor sendt fra fungerende assisterende universitetsdirektør Johannes Falk Paulsen på vegne av universitetsdirektør Arne Benjaminsen. Søknaden innledes med «Universitetsdirektøren anbefaler at UiO gir driftstøtte til Khrono for 2022 på 1 093 000. Det er i samme størrelse som tidligere år». Vi får også oversendt rektors svar, som lyder

«Støttes

Svein   

Sendt fra min iPhone».

Begge e-poster er datert 22. august. Det er dagen etter at Uniforum sendte skriftlig spørsmål til UiO om hvor i budsjettet Khrono-støtten ble tatt fra, og fire dager etter at beløpet ifølge UiO hadde «falt ut» av oversikten over reservepostbruk «grunnet en feilføring».

Forpliktet seg før det var klart at reserveposten kunne brukes

Selv om vedtaket om å benytte reserveposten til å støtte Khrono ble gjort i august, var det ikke da UiO forpliktet seg til å støtte avisa fra eget budsjett. Det var det også vanskelig for Uniforum å finne ut.

Ifølge UiBs innsynssvar til Uniforum forpliktet UiO seg allerede i januar. UiB viser til referatet fra et såkalt eiermøte 13. januar, der det heter at «Eierne sluttet seg samtidig til videreføring av de forpliktelser som ligger i det eksisterende samarbeidet inntil ny organisering av eierskapet er besluttet». UiOs «forpliktelse» som det her vises til, er et årlig driftstilskudd på én million.

Uniforum kjente ikke til referatet fra møtet i januar da vi i februar spurte UiO:

Bidrar UiO økonomisk til Khrono for året 2022? Hvis ja, hvor mye bidrar UiO med?

– Arbeidet med fremtidig modell for organisering av eierskapet til Khrono er ikke ferdig, derfor har vi ikke tatt stilling til finansiering i 2022 ennå, svarte Benjaminsen den gang.

 

Av Helene Lindqvist
Publisert 13. sep. 2022 05:40
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere