Stølen brukte rektorfullmakten til å styre internrevisjonen

To uker inn i koronastengingen av UiO besluttet Svein Stølen at internrevisjonen hadde viktigere oppgaver å prioritere enn årsplanen som var vedtatt av UiO-styret.

FORESLO ENDRINGEN SELV: – Vi mente det burde opp til styret, og for å spare tid syntes vi det var i orden at rektor, i kraft av å være styreformann, besluttet vårt forslag, sier revisjonsdirektør Jørgen Bock.

Foto: Ola Sæther

Da koronaviruset satt det meste på hodet i mars, ble også den faglig uavhengige internrevisjonens planer hasteendret.

Årsplanen for 2020 var vedtatt av et samlet styre i desember 2019. 31. mars vedtok Svein Stølen alene å forskyve årsplanen «inntil videre», og orienterte styret om dette en måned senere.

Enhet for intern revisjon (EIR)

* Internrevisjonens formål er å fremme og beskytte UiOs verdier gjennom å gi risikobaserte og objektive bekreftelser, råd og innsikt.
* EIR har en uavhengig, objektiv bekreftelses- og rådgivningsfunksjon som har til hensikt å forbedre organisasjonens drift.
* Internrevisjonen rapporterer direkte til universitetsstyret og er faglig uavhengig av ledelsen.
* Internrevisjonen skal gjennomføre sitt arbeid i henhold til en risikobasert årlig revisjonsplan, godkjent av styret.
Les mer på Internrevisjonens nettside

«UiO må håndtere nye, viktige risikoer»

I dokumentet som ble lagt fram som orienteringssak for universitetsstyret 5. mai, ble det konstatert at «Risikovurderingen som EIR utarbeidet for 2020 som lå til grunn for årsplanen, er som følge av unntakssituasjonen forandret og UiO må håndtere viktige, nye risikoer.»

Styreleder Stølen hadde derfor vedtatt på rektorfullmakt at «Universitetsstyret slutter seg til at internrevisjonens årsplan forskyves inntil videre, og at ressurser i EIR i størst mulig grad bistår universitetsdirektør og ledelse med revisjon, rådgivning og kvalitetssikring av pågående endringsprosesser».

Forslaget kom fra revisjonen selv, framgår det av sakspapirene.

– Det ville ikke vært god revisjonsskikk å la være å følge med på endret risikobilde, slår revisjonsdirektør Jørgen Bock fast overfor Uniforum.

Dialog med Finland og Sverige

Bock beskriver bakgrunnen for forslaget på denne måten:

– UiO satte beredskap i februar og mars. I mars bremset vi derfor pågående revisjoner. 12. mars ble omfattende tiltak innført og hverdagen endret for alle. Viktigere risikoer enn de som var i risikovurderingen vår i 2019, oppstod. Å ligge på organisasjonen med fullt revisjonstrykk, som om ingen ting hadde skjedd, ga ikke mening, og ville etter vår vurdering neppe vært forenlig med vårt mandat og forventninger fra styret. I praksis så vi også at reviderte enheter ba om å utsette møter, fordi de var svært belastet med å håndtere unntakssituasjonen og implementere endringer.

Revisjonsdirektøren mener å ha god støtte i revisjonsstandarder, revisjonsmetodikk og i bransjen for sin måte å tenke på.

– Vi har hatt dialog med internrevisjonsforeningen i Norge og vårt felles nettverk med internrevisjonene i Finland og Sverige, opplyser han i sitt skriftlige svar til Uniforum.

Underlagt styret etter konflikt og slakt

I 2014 gikk Enhet for internrevisjonen fra å være en stabsenhet direkte underlagt universitetsdirektøren, til å være en enhet som rapporterer direkte til universitetsstyret. Med endringen gikk revisjonens årsplan fra å være orienteringssak til vedtakssak i styret.

Endringen skjedde ikke lenge etter at revisjonen ble slaktet i en ekstern evaluering utført av revisjons- og konsulentfirmaet Pricewaterhouse Coopers (PWC). Problemet var blant annet en rolleuklarhet for revisjonen. I samme tidsperiode ble det også kjent at en konflikt hadde oppstått mellom daværende universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og daværende revisjonssjef Sveinung Svanberg.

I Uniforum roste Bjørneboe endringen som ga henne mindre kontroll over internrevisjonen.

– Ifølge de internasjonale standardene skal internrevisjonen først og fremst være styrets verktøy. Det som nå blir annerledes, er at styret skal vedta årsplanen og dermed også være mer aktivt i utformingen av enhetens arbeidsoppgaver, sa Bjørneboe i 2014.

Greit med rektorvedtak «for å spare tid»

Forslaget om at internrevisjonen på grunn av korona «i størst mulig grad» skulle bistå universitetsdirektør og ledelse med «revisjon, rådgivning og kvalitetssikring av pågående endringsprosesser», kom altså fra revisjonen selv. At det var rektor alene, og ikke hele universitetsstyret som godkjente forslaget, syntes revisjonsdirektøren var greit.

– Vi mente det burde opp til styret, og for å spare tid syntes vi det var i orden at rektor, i kraft av å være styreformann, besluttet vårt forslag. Saker besluttet på rektorfullmakt fremlegges for styret ved neste møte, og da har styret fullt innsyn og blir informert, påpeker han.

Det er UiO-styret som formelt vedtar EIRs årsplan, etter forslag fra dere. 31. mars vedtok rektor på fullmakt at det «inntil videre» er ledelsen som avgjør hva dere skal prioritere/jobbe med? Blir det riktig å si det sånn?

– Nei! Initiativet om replanlegging, som følge av en helt annen risikosituasjon, kom fra oss. Vi har foreslått og prioritert arbeidet i unntaksperioden, men har hatt dialog med organisasjonen. Hvis vi endrer årsplanen, må vi ta det opp til styret for beslutning. I dette tilfellet har vi valgt å utsette aktiviteter for å tilpasse oss omstendighetene og de viktigste risikoene. I henhold til vårt mandat kan prosjekter ut over årsplanen også avtales med universitetsdirektøren. Vi har ikke endret revisjonsplanen, men lagt på nye oppgaver, understreker Bock.

– Styret ble informert

Stølen forsvarer at han tok beslutningen alene, og påpeker overfor Uniforum at rektorbeslutninger på fullmakt regnes som styrets beslutninger.

– Internrevisjonens årsplan vedtas av universitetsstyret. Likevel avgjorde du alene at de på ubestemt tid skal jobbe med noe annet. Hadde du noen betenkeligheter med å ikke involvere universitetsstyret i denne beslutningen?

– Vedtaket ble fattet i en situasjon da Universitetet i Oslo satte beredskap på grunn av pandemisituasjonen. Vedtaket ga internrevisor fleksibilitet til å prioritere og håndtere nye risikoer for universitetet – risikoer som ikke kunne forutses da årets plan ble vedtatt. Rektorbeslutninger på fullmakt regnes som styrets beslutning, og ble fattet før styremøtet av rektor. Styret ble informert om beslutningen som vedrørte revisjonsplanen i styremøtet, og på den måten er styret orientert, svarer Stølen på e-post.

– Hvor lenge regner du med at det er behov for at internrevisjonen ser vekk fra årsplanen og «i størst mulig grad bistår universitetsdirektør og ledelse med revisjon, rådgivning og kvalitetssikring av pågående endringsprosesser.»?

– Jeg tror det kan være fornuftig å gi internrevisor frihet til å håndtere uventede risikoer ifm koronasituasjonen til den er under kontroll. Det betyr selvsagt ikke at internrevisjonen ser bort fra årsplanen, men at internrevisor gis fleksibilitet til å prioritere og håndtere nye risikoer for universitetet – risikoer som ikke kunne forutses da årets plan ble vedtatt. Jeg vil rådføre meg med styret i spørsmålet, skriver Stølen.

– Vi må passe på at vi ikke reviderer oss selv

Revisjonsdirektøren svarer «nei» på spørsmål om revisjonen i koronatiden har jobbet tettere med ledelsen enn vanlig. Og han vurderer ikke at uavhengigheten har vært truet av de endrete planene:

– Vi er i henhold til mandatet revisor og rådgiver, og uavhengighet er viktig. Alle revisjoner inkluderer som regel råd til forbedringer og tiltak. Vi tar ikke beslutninger eller implementerer løsninger. Vi mener generelt det er flere fordeler enn ulemper ved å komme tidlig inn i prosesser. Selv om vi har en slik tilnærming, må vi passe på at vi ikke reviderer oss selv. Og uavhengigheten er ikke automatisk mer truet om man kommer tidligere inn i prosesser, argumenterer han.

– For UiO er det er mer lønnsomt å få synspunkter tidlig enn sent, fordi erfaring tilsier at det er mer kostbart å gjøre endringer i ettertid, enn når løsninger utvikles, påpeker Bock.

– Hvilke saker har dere jobbet med i etterkant av rektors vedtak?

– Vi har gjort risikovurdering av UiO som følge av unntakssituasjonen med korona. Vi har fasilitert prosesser, gitt metodestøtte, innsamlet data og bidratt i styresaken 5. mai, «Risikostyring og konsekvenser av korona». I tillegg er vi involvert i kvalitetssikring av pågående rutineendringer i regi av Korona-task-force prosjektet. Prosjektet tar frem nye digitale ruiner som følge av lukking og hjemmekontor. Det fører til nye risikoer. Vårt bidrag er å gjennomgå rutinene fortløpende.

– Forskerforbundet har både i forbindelse med utlån av ansatte til OUS og avgjørelsen om å digitalisere all undervisning til høsten,  kritisert ledelsen for manglende medbestemmelse. Har internrevisjonen vært inne i noen av disse sakene før beslutning ble tatt?

– Nei. Og vi er aldri deltager i eller med på å ta beslutninger, understreker revisjonsdirektøren.

Hverdagen er på vei tilbake

Bock anslår at revisjonen nå er 70–80 prosent tilbake til ordinær plan. Noen av revisjonene ble tatt opp igjen allerede i slutten av april, som medforfatterskap og «styringsinformasjon resultatbasert bevilgning». Andre er forskjøvet, blant annet på grunn av endrete omstendigheter.

– Er det en sjanse for at noen av områdene som var utpekt til revisjon i 2020 vil falle helt ut av planene?

Det kan tenkes at vi til høsten foreslår noe endret prioritering. En moderne revisjonsfunksjon bør alltid være åpen for å endre eller justere. Det skyldes at risikobildet til virksomheter, og også UiO, hele tiden er i endring.

Av Helene Lindqvist
Publisert 27. mai 2020 05:40
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere