Det er gått ett år og tre måneder siden POLS ble innført ved UiO. Systemet er levert av Senter for statlig økonomistyring (SSØ), som også har et totalansvar for driften av systemet.
Siden da har mye gått galt. Mange UiO-ansatte har opplevd ikke å få lønn til rett tid. Utbetaling av refusjoner har i flere perioder vært ustabil. Og ikke minst: UiO har store problemer med avstemming mot regnskapssystemet. Tidligere denne måneden besluttet Styret å bruke 16,1 millioner kroner av sin reserve for å intensivere arbeidet med POLS.
- De friske pengene som nå settes inn, skal brukes til å styrke bemanningen og sikre bedre oppfølging av systemet, sier universitetets lønningssjef, Trond Ryd.
- Vi skal raskt få flere i arbeid her i Lønningsseksjonen. Nå skal tolv nye personer inn i fire ulike delprosjekter som sammen skal arbeide for å få sluttført innføringen av POLS på UiO. Vi går rett og slett inn og kompenserer der SSØ ikke leverer som forutsatt, poengterer han.
- Mangler kapasitet og kunnskap
- Hva er årsaken til problemene med innføringen av
POLS?
- Systemet bygger på en SAP-basert løsning som er utviklet
for høgskolene i Norge. Det har vist seg at denne er mindre
tilpasset våre behov enn det vi forutsatte. UiO er en langt
mer kompleks organisasjon enn det høgskolene er. Samtidig
baserer høgskoleversjonen seg i stor grad på bruk av manuelle
rutiner. Det går greit med 200-300 ansatte. Men ikke med
15-16 000 utbetalinger i måneden, slik vi har, når vi regner
med lønn og reiseoppgjør både til fast ansatte og alle dem
som bare er "innom", understreker Ryd.
Lønningssjefen viser til at SSØ har bygd opp sin organisasjon
for å levere til høgskolene.
- Høgskolene er en ensartet gruppe. UiO er svært avvikende og
stiller andre og større krav til SSØ enn det senteret har
opparbeidet seg med høgskoleløsningen. Det er altså summen av
manglende funksjonalitet og manglende kapasitet og
POLS-kompetanse hos SSØ, som har skapt de store problemene
for UiO, sier han.
- Vi hadde forutsatt at funksjonaliteten til det nye systemet skulle hjelpe oss med å forenkle og automatisere en del prosedyrer. Den besparelsen vi da skulle få, ville vi bruke til å registrere ny informasjon som trengs i et nytt personalsystem. En slik besparelse har vi ikke fått. POLS har dessuten en del mangler når det gjelder rapportering som gjør arbeidet tungvint og vanskelig, også for andre personal- og økonomiarbeidere ved UiO, framholder han.
Ryd mener UiO må ta noe selvkritikk:
- Vi erkjenner at vi undervurderte ressursbehovet, og at vi
reagerte for seint da vi så at vi ikke fikk en leveranse som
forventet. En del klarte vi å rydde unna i fjor gjennom å
oppbemanne. Det gjelder særlig problemene knyttet til
utbetaling av løslønn. Men ennå fungerer systemet langt fra
slik det skal. Tiltakene som nå iverksettes, skal sikre god
og stabil lønnsproduksjon fremover, håper lønningssjefen.
- Svært alvorlig
- Problemene rundt innføringen av det nye lønns- og personalsystemet er svært alvorlig for universitetet, poengterer Grete Berget, som sitter som ekstern representant i UiO-styret.
- Styret mener at systemet nå må komme på plass, slik at de ansatte får lønn til rett tid. Og ikke minst må avstemmingsproblemene løses, slik at UiOs regnskap blir godkjent. På siste styremøte ble flere omfattende tiltak iverksatt, blant annet bevilget vi 16,1 millioner kroner ekstra for at arbeidet med POLS skal intensiveres. Disse pengene kommer i tillegg til ekstrabevilgning høsten 2006.
Berget forteller at Universitetsstyret har satt ned et kontrollutvalg som skal gå inn i prosessen rundt innføringen av POLS.
- Et par av de eksterne styremedlemmene skal følge utviklingen nøye framover. Jeg mener vi må få kontrakten med SSØ svært nøye vurdert. Vi må finne ut hvor det har sviktet, og være helt sikre på de juridiske sidene ved denne saken. Da tenker jeg spesielt på forholdet mellom UiO og SSØ, som begge er statlige organer. Det er tydelig at kompetansen ikke har vært god nok, verken på UiO eller SSØ, mener Berget.
Hadde UiO noe valg?
- Å velge et lønnssystem er i prinsippet et valg for flere
tiår framover. Var UiO bevisst nok da SSØ ble
valgt?
- Dette skjedde før min tid i styret, og jeg skal være
forsiktig med å ha bastante meninger om det. Men et spørsmål
jeg vil ha svar på, er hvor stor valgfrihet UiO egentlig
hadde. Er det slik at UiO nærmest ble pålagt å velge SSØ som
leverandør? Jeg vet ikke svaret i dag.
- Er det aktuelt å avslutte hele samarbeidet med
SSØ?
- Vel, det er en vurdering som må tas. Har SSØ
kompetanse og ressurser til å klare et så omfattende
lønnssystem som det å betjene UiO krever, eller er det andre
som har sikrere og bedre løsninger? Så langt har vi ikke
kommet. Nå må vi få løst problemene, slik at ansatte får
lønnen sin og regnskapet blir slik det skal være. Målet er jo
at POLS skal fungere, understreker Berget.
- SSØ-direktøren: - Felles ansvar
Direktør i SSØ, Marianne Andreassen, sier til Uniforum at UiO
og SSØ har et felles ansvar for problemene med POLS.
- Det har vært kapasitetsutfordringer hos oss begge.
Systemomleggingen har vært mer omfattende og mer krevende enn
vi forutså i utgangspunktet. Jeg vil for ordens skyld peke på
at SSØ ikke er en leverandør av regnskapstjenester til UiO.
På regnskapsområdet benytter UiO en annen systemløsning enn
den SSØ har for sine regnskapskunder i staten.
- Du sa til Uniforum i februar i år at SSØ kjører
ekstraordinære tiltak fram til 1. mars, da det første
driftsåret skal evalueres. Hva er konklusjonen i denne
evalueringen?
- Basert på vurderinger i SSØ, men også i UiO, er vi nå i en
fase der vi begge skal vurdere kundeforholdet, forteller
Andreassen.
- SSØ har, som leverandør av standardiserte fellestjenester i
staten, hatt utfordringer med å møte UiOs særskilte behov på
dette området. Vi håper at det skal finnes en løsning i nær
fremtid som gjør at UiO opplever kvaliteten og gevinstene ved
en moderne lønns- og personalløsning som POLS representerer,
sier hun
- Departementet la føringer
- Hvor mye har innføringen av POLS kostet UiO, alt i alt,
universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen?
- Det kan vi ikke gi et eksakt svar på, da det er et
sammensatt kostnadsbilde.
- Er ressursene UiO har brukt på dette verd
prisen?
- Det vil jeg ikke gi meg inn på en vurdering av.
- I hvor stor grad stod UiO fritt til å velge leverandør
av lønns- og personalsystem?
- Vår eier, Kunnskapsdepartementet, la føringer på valget av
leverandør.
- Direktør Marianne Andreassen i SSØ forteller at UiO og
SSØ nå skal vurdere kundeforholdet. Hva innebærer
det?
- Dette er ukjent for meg. Det jeg kan si, er at vi akkurat
nå arbeider med en revisjon av vårt avtaleverk.
POLS
Forkortelse for personal og lønnssystem
Innført ved UiO 1. mars 2006
Leverandør: Senter for statlig økonomistyring (SSØ)
Systemet kan brukes til personaladministrasjon, rapportering,
statistikker, lønnsutbetaling, sykepengebehandling,
reiseoppgjør osv.
Logg inn for å kommentere