Strengere krav til utfylling av reiseregninger

- Universitetets nye lønns- og personalsystem (POLS) stiller strengere krav til utfylling av reiseregninger enn det gamle systemet, opplyser lønningssjef Trond Ryd . Det nye systemet henter og beregner satser automatisk.

FLERE ULIKE TYPER REISER: - Universitetet har kompliserte reiseoppgjør sammenliknet med mange andre virksomheter.
Foto: Grethe Tidemann

- Universitetet har kompliserte reiseoppgjør sammenliknet med mange andre virksomheter. I tillegg har universitetet et system for reiseregninger som opererer med ulike satser i forhold til ulike typer reiser, sier lønningssjef Trond Ryd. Han forteller at mens UiOs gamle lønnssystem i større grad var tilpasset UiOs spesielle reiseregninger, stiller det nye systemet strengere krav til standardisering.

Universitetet i Oslo opererer med tre ulike typer reiser: tjenestereiser, hvor den reisende benytter statens satser for innenlands- og utenlandsreiser, faglig-vitenskapelige reiser med satser som er 70 prosent av statens satser og tilskuddsreiser, hvor refusjonene er lavere enn ved faglig-vitenskapelige reiser.

Tilskuddsreiser registreres som utlegg

- POLS-systemet støtter statens satser for tjenestereiser. Det støtter også 70 prosent av statens satser for faglig-vitenskapelige reiser. Dersom verken statens satser eller satsene for faglig-vitenskapelige reiser skal gjelde, skal utgiftene heretter føres som refusjon av utlegg, informerer Ryd og presiserer at her må alle utgiftskvitteringer vedlegges.

Han forteller at en vanlig feil ved utfylling av reiseregninger er at det benyttes feil sats i forhold til angitt reisetype.
- I det nye systemet hentes og beregnes satser automatisk. Du kan derfor fokusere på å angi riktige tidspunkter og reisemål. Det er også viktig at du oppgir hvilke måltider du har fått dekket. La systemet hente satsene automatisk, oppfordrer han. Ryd presiserer at klokkeslett for avreise og hjemkomst må fylles ut, fordi dette har betydning for beregning av kostgodtgjørelse.
- Det er dessuten viktig at tidspunktene for avreise og hjemreise er i samsvar med antall døgn som det kreves kostgodtgjørelse og nattillegg for, legger han til.

- Betyr dette at jeg ikke kan avspasere noen dager midt i en reise?
- Det kan du gjøre, men i så fall bør du tilpasse reiseregningen til dette. Du kan for eksempel endre hjemreisetidspunkt eller utreisetidspunkt, slik at det totale antall reisedøgn tilsvarer antall arbeidsdager.

Lønningssjefen oppfordrer ansatte som har spørsmål til utfylling av reiseregninger om å ta kontakt med lønningsseksjonen.
- Etter hvert vil vi også legge ut mer informasjon og veiledning på nettet om hvordan reiseregninger skal fylles ut, opplyser han.

Endringer i utbetalingsmønster

- Oppstarten av POLS 1. mars førte til forsinkelser i utbetaling av reiseregninger for mange ansatte. Er systemet nå i rute?
- I hovedsak er vi det, men vi er i ferd med å etablere et nytt system for frister og utbetalinger, og dette kan føre til endringer i utbetalingsmønster, svarer Ryd. Han understreker at endringene ikke gjelder utbetaling av lønn, men bilag, utleggsrefusjoner og annet.
- Vi jobber for fullt med å gjøre systemet mer forutsigbart, tilføyer han og forteller at informasjon om frister for innlevering og tidspunkter for utbetaling vil bli lagt ut på nettet fortløpende.


Informasjon om utfylling av reiseregninger
Universitetets lønns og personalsystem, POLS, har nettadresse www.admin.uio.no/opa/pols.
Ansatte som har spørsmål om utfylling av reiseregninger og annet, kan henvende seg til lønningsseksjonen på e-postadresse pols-info@admin.uio.no
Av Grethe Tidemann
Publisert 10. mai 2006 13:25 - Sist endret 10. des. 2008 15:52
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere