Får betre oversyn over eksternt finansierte prosjekt

Ei elektronisk handbok med all naudsynt informasjon om eksternt finansierte prosjekt. Det var nyhendet prosjektleiar Dag Tveit Bråthen og delprosjektleiar Anita Wold denne månaden kunne presentera for dei økonomi- og prosjektansvarlege på UiO.

NYTTIG HANDBOK: - Det er første gong alle dokument og skjema og andre naudsynte data kan finnast gjennom å gå inn i ei felles elektronisk handbok, fortel Anita Wold og Dag Tveit Bråthen.
Foto: Martin Toft

Kvart år får Universitetet i Oslo 1,1 milliardar kroner frå eksterne kjelder til finansiering av forskingsprosjekt. Over 1100 personar er lønna av desse midlane. Finansieringskjeldene kan vera både Forskingsrådet, EU, Kreftforeininga og private selskap eller stiftingar.

Ofte blir ikkje utgiftene til PC-bruk, kontor, nett-tilgang og annan infrastruktur rekna godt nok med i løyvingane frå desse kjeldene. Det var ein av grunnane til at UiO i 2005 sette ned ei eiga arbeidsgruppe som skulle sjå nærare på dei eksternt finansierte prosjekta. Oppdraget var å gå gjennom organiseringa og rutinane for eksterne prosjekt for å sika best mogleg forvalting av ressursane. Prosjektet, som blir leia av seniorrådgjevar Dag Tveit Bråthen i Økonomi- og planavdelinga, omfattar 17 delprosjekt. Eit viktig delprosjekt som no er sluttført, er ei elektronisk handbok for alle som arbeider med eksternt finansierte prosjekt.

Alt på ein stad

- Det er første gong alle dokument og skjema og andre naudsynte data kan finnast gjennom å gå inn på ein og same nettstad, fortel førstekonsulent Anita Wold i Forskingsadministrativ avdeling. Ho har leidd arbeidet med handboka. Tidlegare var det nemleg ikkje spesielt enkelt å finna ut av alle reglar og retningslinjer i samband med eksternt finansierte prosjekt.

- Nei, då måtte dei økonomi- og prosjektansvarlege inn på kvar enkelt fagavdeling sine heimesider for å finna dei relevante dokumenta. Dette er første gongen dei vil kunna få ei total oversikt over dei administrative reglane og rutinane ved å gå inn på denne elektroniske handboka, fortel Anita Wold.

- Ny og enklare reiskap

Prosjektleiar Dag Tveit Bråthen trur handboka vil bli eit godt hjelpemiddel.

- Både forskarar og administrative tilsette vil blant anna få ein ny og enklare reiskap til å driva søknadsbudsjettering med. Dessutan vil det bli lettare å setja seg inn i og fylgja dei nye reglane for oppretting av eit budsjett for eit eksternt finansiert prosjekt. Det vil også bli mykje mindre byråkratisk enn det var tidlegare, sidan nye prosjekt kan få lagt inn eit reelt budsjett med ein gong, slik at det blir mogleg å styra etter korrekte tal, understrekar han.

Dersom ein ekstern bidragsytar ynskjer å finansiera eit årsverk for ein forskar som skal driva med eksperimentelle prosjekt, må det også leggjast inn ein ekstra kostnad på 360 000 kroner til infrastruktur. Og dersom det er forsking som berre krev personleg arbeidsplass med kontor, er kostnaden for infrastruktur rekna ut til å vera 120 000 kroner. Dette er faste tal som blir lagde inn i budsjetteringa av eksternt finansierte prosjekt. Også standardkontraktane med dei eksterne bidragsytarane blir no lagde inn i den nettbaserte handboka.

Dei eksternt finansierte prosjekta kan grovt delast inn i tre hovudgrupper: Enkle prosjekt med ein bidragsytar til eit fagmiljø. Kompliserte prosjekt som finansierer senter for framifrå forsking, senter for forskingsbasert innovasjon eller EU-støtta forsking. Desse prosjekta involverer ofte fleire ulike fagmiljø og samarbeidspartnarar. Den tredje gruppa er oppdrag. Det kan vera forsking som blir gjort på direkte oppdrag frå til dømes eit departement, NORAD eller Forsvaret. Dette utgjer rundt ti prosent av den eksternt finansierte forskinga på UiO. Dei to første gruppene står altså for 90 prosent av den forskinga som er eksternt finansiert.

Vil gjera kostnadane synlege

- Med dette systemet håpar med å få til tre viktige ting. For det første ei større synleggjering av dei samla kostnadane ved eit prosjekt, for det andre ei fagleg prioritering og for det tredje ei betre finansiering av desse prosjekta. Det vil seia at den eksterne bidragsytaren bør betala meir enn i dag. Samtidig blir det enklare å driva med konkret budsjettering og økonomisk oppfylging av kvart godtatt prosjekt, slår Bråthen fast.

Du kan finna handboka på "For ansatte-sidene på UiOs nettsider.

Emneord: Økonomi Av Martin Toft
Publisert 18. apr. 2006 16:18 - Sist endra 10. des. 2008 14:57
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere