Den elektroniske saksgangen rullar av garde

- Innføringa av det elektroniske arkiv- og saksgangssystemet ePhorte har så langt gått heilt etter planen. Stort arbeidspress førte likevel til at offentleg journal ikkje blei lagt ut på nettet i ein tre veker lang periode i april, fortel prosjektleiar Esben Nielsen og assisterande prosjektleiar Lena Andersen til Uniforum.

2000 BRUKARAR: - Når prosjektet er avslutta, vil rundt 2000 brukarar vera kopla til det elektroniske arkiv- og saksgangssystemet ePhorte, opplyser Esben Nielsen og Lena Andersen.
Foto: Martin Toft

Den 18. februar i år kunne Det teologiske fakultetet ta i bruk det elektroniske arkiv- og saksgangsprosjektet som det første pilotprosjektet ved UiO. Samtidig blei det innført elektronisk arkiv for heile UiO.

Då hadde oppstarten blitt utsett to gonger tidlegare. Seinare har også Det medisinske fakultetet blitt innlemma i pilotgjengen. Aller siste ute var Studieavdelinga, som med dei 80 brukarane sine, blir den største eininga av dei pilotane som no er oppe og går.

- Den aller største utfordringa var kanskje å få lagt inn alle sakshandsamarane ved Det medisinske fakultetet frå 14. til 28. april. Fakultetet er sett saman av 17 grunneiningar i 11 forskjellige lokalitetar i to fylke. Dei var godt førebudde og har vore svært velvillig innstilte, slik at det har blitt gjennomført etter planen. I det heile tatt har dei tilsette oppført seg svært profesjonelt i prosjektfasen, fortel prosjektleiar Esben Nielsen og assisterande prosjektleiar Lena Andersen.

- Irritasjonsmoment

Etter litt nøling vedgår dei at ikkje alt har vore like enkelt.

- På grunn av stort arbeidspress for dei tilsette i Arkivleiinga, måtte me lata vera å leggja den offentlege journalen på nettet i ein tre veker lang periode i april. Det var berre Uniforum og Universitas som ringde meg om det, elles var det ingen som reagerte, fortel Esben Nielsen.

Likevel er det andre ting som har skapt større vanskar for sakshandsamarane og dei tilsette i arkivet.

- Det største irritasjonsmomentet har vore når systemet har nekta å lasta ned store skanna dokument. Då har det vore feil i programvaren, og då har me måtta driva søk for å finna feilen, seier Lena Andersen.
- Eit anna problem har vore vanskane med å passa inn malar i dokumenta. Malane må vera dynamiske, sidan dokument blir henta og sendt frå og til svært mange ulike stader. Alle desse problema tar me opp med leverandøren Ergo Group etter kvart som dei dukkar opp, legg Esben Nielsen til.

Avgjer full gjennomføring

Dei vil ganske snart setja i gang ei evaluering av heile prosjektet. Resultatet av evalueringa vil så bli lagt på bordet til styringsgruppa for innføringa av elektronisk arkiv- og saksgang ved UiO.

- Universitetsdirektøren skal etter tilråding frå styringsgruppa avgjera om det skal takast i bruk av heile universitetet i løpet av 2009. Då vil all saksgang ved UiO kunna gå føre seg elektronisk frå haustsemesteret 2009, fortel Andersen. Dei ser allereie no at UiO har kome langt i høve til dei universiteta og høgskulane som har innført elektronisk saksgang.

- Sidan vårt system er kopla direkte til det nye personal- og lønnsystemet POLS, kan me leggja alle sakshandsamarane elektronisk inn i systemet ePhorte. Ved dei andre universiteta må dette arbeidet framleis gjerast manuelt. Når heile prosjektet er avslutta, vil rundt 2000 brukarar ved UiO vera kopla til det elektroniske arkiv- og saksgangssystemet ePhorte, opplyser Esben Nielsen og Lena Andersen til Uniforum.

Emneord: Universitetspolitikk, Arkiv Av Martin Toft
Publisert 17. juni 2008 17:32 - Sist endra 10. des. 2008 14:50
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere