Kolleger viktigste informasjonskilde

- Målet med evalueringen har vært å finne ut om dagens kanaler for interninformasjon fungerer godt nok og om det eventuelt er noen kanaler som mangler. Hovedkonklusjonen er at de som har svart på undersøkelsen, stort sett mottar den informasjonen de trenger via de kanaler de foretrekker, uttaler Birgitte Blom, seksjonssjef i Informasjonsavdelingen.

Kun én av tre deltok

Spørreundersøkelsen var et samarbeid mellom Informasjonsavdelingen ved UiO og Opinion AS og ble gjennomført de siste tre ukene før jul. Det omfattende spørreskjemaet ble sendt elektronisk til alle ansatte som mottar fastlønn på UiO og med vanlig post til dem som ikke har tilgang til e-post. 1919 ansatte sendte inn svar, hvilket utgjør 33 prosent. 283 personer meldte fra om tekniske feil og vanskeligheter da de skulle besvare eller sende inn spørreskjemaet.

- Svarprosenten er ikke så verst når man tenker på de tekniske problemene vi hadde. Men underlagsmaterialet var dessverre for tynt til at vi kan si noe om forskjellene lokalt, på de ulike enheter, og det var en vesentlig intensjon med undersøkelsen. Selv om funnene tilsier at det står ganske bra til på UiO sett under ett, tror vi fortsatt at det er lokale variasjoner som ikke er kommet fram, fortsetter Blom.

Uformelle samtaler viktigst

Undersøkelsen viser at uformelle samtaler med kolleger anses som den viktigste informasjonskilden for de ansatte. Hele 87 prosent oppga at denne kanalen er svært eller ganske viktig når det gjelder å holde seg orientert om det som skjer på UiO generelt og 96 prosent når det gjelder det som skjer på ens egen enhet. På de to neste plassene kommer e-post og informasjon fra nærmeste overordnede.

I forhold til informasjon om universitetet generelt inntar Uniforum fjerdeplassen (73 prosent) foran formelle møter og UiOs nettsider. 80 prosent er innom nettsidene minst én gang i uka, de fleste av dem hver dag. Kun 14 prosent savner et eget intranett for UiO.

- Sju av ti synes det er enkelt å finne fram på nettsidene til UiO. Flest oppga at de hadde vanskeligheter med å finne informasjon om interne prosjekter og utviklingstiltak, og saker som behandles i styrende organer. Over halvparten mener at ledelsen på deres fakultet, bibliotek eller museum informerer for lite om hvilke avgjørelser som tas og hvorfor. Syv av ti mener det samme om avgjørelser som fattes av den øverste ledelsen, forteller Blom.

Drøyt to av tre foretrekker å lese Uniforum og Apollon i papirutgaven framfor på nett. Andelen lesere for begge magasinene er større blant eldre ansatte enn blant yngre, og den øker også med antall år respondentene har vært ansatt på UiO. Det er videre en tendens til at jo eldre brukerne er, jo mer tilbøyelige er de til å foretrekke trykte medier, mens yngre gjerne foretrekker elektroniske. Kvinner ønsker i større grad enn menn å motta informasjon på e-post.

- At uformelle samtaler med kolleger er den viktigste informasjonskilden på UiO, reiser et tankekors. Det betyr at mye av informasjonen går gjennom en kanal man som avsender ikke har kontroll over, slik at den kan bli tilfeldig eller fordreid. Faktainformasjon fra Sentraladministrasjonen og fakultetsledelsene gjennom nyhetsbrev på e-post kan være et svar på denne utfordringen, kommenterer Blom. Tre av ti svarer at de savner slike nyhetsbrev. Blom kan også tenke seg at sakspapirer, som ikke er unntatt offentlighet, i større utstrekning legges ut på nett.

Svakheter i evalueringen

- Noen lurte på hvorfor vi ikke spørreundersøkelsen ble sendt til et representativt utvalg istedenfor å spørre alle UiO-ansatte. Grunnen var at vi ønsket nok data til å kunne bryte dem ned til lokalt nivå, men dette lyktes vi som sagt ikke med på grunn av en for lav svarprosent. Dette var en vurdering Opinion AS tok. En annen svakhet i evalueringen var at mange hoppet over bakgrunnsvariabler som kjønn, alder og enhet. Hvis det var av frykt for å bli gjenkjent, kan de ta det helt med ro, forsikrer hun. Kun Opinion AS har tilgang til disse dataene.

Informasjonsdirektør Helge Kjøllesdal presenterte nylig den interne informasjonsevalueringen på et direktørmøte. Saken skal diskuteres igjen før det besluttes hvordan dette følges opp videre.