Snart klart for etterlengtet elektronisk arkiv

Med arkivsystemet ePhorte kan arkivverdige dokumenter produseres og arkiveres elektronisk, og dermed bli enkle å finne tilbake til ved datasøk. Oppstarten av ePhorte ved UiO har stadig blitt utsatt, men den nye startdatoen i februar vil bli stående, ifølge prosjektleder Esben Nielsen.

FORENKLING AV HVERDAGEN: Prosjektleder Esben Nielsen ser på det nye arkivsystemet ePhorte som en stor gevinst for UiO.
Foto: Ola Sæther

Startdatoen for det elektroniske arkiv- og saksgangsystemet ePhorte har blitt utsatt så mange ganger at det ikke er helt lett å vite hva en skal tro om den nye datoen som nå er satt, nemlig 18. februar 2008. Denne gangen blir det annerledes, lover imidlertid prosjektleder for elektronisk arkiv, Esben Nielsen.

- Kvalitetsreformen og POLS har krevd sitt, men nå er det ePhorte sin tur, supplerer kollega Are Holsted.

Tar ikke selvkritikk

- Alle har gjort jobben sin, sier Holsted og Nielsen. De mange utsettelsene har skyldtes tekniske problemer som har vært vanskelige å forutse, og ikke menneskelig svikt, hevder de to.

- Vi kunne startet opp den 15. september i år også, som tidligere annonsert. Men på grunn av tekniske problemer like før oppstarten vurderte ledelsen det som for usikkert å gå i gang. Når vi innfører det i februar, er vi så sikre som det er mulig å bli, sier Nielsen.

Høy sikkerhet

Nielsen omtaler arkivsystemet som en stor gevinst for universitetet. Selv om innføringen av systemet ikke nødvendigvis vil ha noen betydning for andre enn saksbehandlerne og arkivarene, kan andre brukere oppleve at de får raskere svar ved en henvendelse til arkivet.

Kort fortalt fungerer det nye arkiv- og saksgangsystemet ePhorte slik at arkivverdige dokumenter kan produseres og arkiveres elektronisk, og dermed blir enkle å finne tilbake til ved datasøk. Tidligere måtte slike dokumenter legges i og hentes fram fra et fysisk arkiv, mens de nå altså skannes inn og legges i en database. Arkivverdige dokumenter, som nå skal skannes inn av universitetets arkivarer, er dokumenter som kan ha verdi som dokumentasjon, for eksempel formelle brev og avtaler som sendes til og fra universitetet. Og man trenger ikke være redd for at UiO-dokumenter nå skal flyte fritt og uten kontroll på nettet.

- Dokumentene er kun tilgjengelige for utvalgte folk med spesiell tilgang til databasen, betrygger Nielsen, som mener et elektronisk arkiv er vel så sikkert som et papirarkiv.

Pilotprosjekt

Når UiO i februar går i gang med bruken av ePhorte, gjøres det imidlertid ikke over hele universitetet. Det er i første omgang snakk om tre pilotprosjekter, ved henholdsvis Det teologiske fakultet, Studieadministrasjonen og Det medisinske fakultet. Først ut blir Det teologiske fakultet, med oppstart 18. februar, og så følger de andre utover våren.

De tre pilotene er nokså forskjellige i størrelse og organisering. Således representerer de ulike utfordringer ved utbyggingen av prosjektet, noe som vil gi gode erfaringer for arbeidet videre. Problemer som kan dukke opp underveis, kan være knyttet til lokal brukerstøtte, brukeropplæring og korrigering av importert informasjon som for eksempel stedkoder.

Hvis det går bra med pilotene, og det vil det ifølge Nielsen, tas det sikte på å utvide prosjektet til å gjelde hele universitetet i løpet av 2009.

- Etter at pilotprosjektene er gjennomført vil vi foreta en evaluering, og deretter må det gjøres et vedtak om videre utrulling av prosjektet. Sannsynligvis blir det bare snakk om en formalitet, sier prosjektlederen.

Sent ute

Samtidig som den elektroniske saksbehandlingen kommer i gang ved pilotenhetene, vil arkivarene over hele universitetet gå i gang med prosjektet umiddelbart. Det er da snakk om å legge inn nye dokumenter. Gamle arkivsaker skal ikke inn i det nye systemet, med mindre det er snakk om saker som fremdeles pågår. Personalmapper vil foreløpig holdes utenfor det nye systemet.

UiO er ikke spesielt tidlig ute. Systemet ePhorte er alt innført ved en rekke høyskoler og universiteter i Norge, og arbeidet med å få det i gang ved UiO startet allerede våren 2006. Men Nielsen vil ikke kritisere UiO for å være sent ute. Han ser heller positivt på det, og mener at UiO faktisk vinner på å være sent ute.

- For en organisasjon så stor som UiO er det svært verdifullt å kunne ta lærdom av de mindre institusjonenes oppstartserfaringer, sier han.

Emneord: Universitetspolitikk, Arkiv Av Helene Lindqvist
Publisert 18. des. 2007 13:09 - Sist endret 10. des. 2008 15:49
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere