Internrevisjonen vil kvalitetsstempla nettdokument

UiO bør vurdera å innføra eit eige kvalitetsstempel for alle dei elektroniske handbøkene og offisielle dokumenta som ligg på UiOs vevsider. Det meiner Eining for Intern revisjon , som også tilrår ei ny kollegiehandsaming av spørsmålet om å likestilla elektroniske og trykte dokument.

Avdelingsdirektør Gerd Thorsen og rådgjevar Sverre Lunde i Internrevisjonen vil kvalitetsstempla nettdokument.
Foto: Ståle Skogstad

Universitetet i Oslo kan risikera å bli halde ansvarleg dersom informasjonen i dei offisielle handbøkene og dokumenta på vevsidene ikkje er korrekt, meiner Eining for Intern revisjon. Internrevisjonen finn spørsmålet om eit eventuelt erstatningsansvar så prinsipielt viktig , at dei har sendt saka til Institutt for rettsinformatikk for å få ein ekspertvurdering.

Internrevisjonen peikar også på at gal informasjon i dei administrative handbøkene kan gi feil i sakshandsaminga, og svekka evna til å styra organisasjonen. I eit brev om kvalitetssikring av administrative handbøker som Internrevisjonen sendte til universitetsleiinga denne veka, blir det dessutan poengtert at universitetsdirektør Tor Saglie i eit brev frå 8. juli 1997 informerte om at papirutgåver av handbøkene ikkje lenger skulle sendast ut, og at versjonane som ligg på nettet var dei som skulle gjelda og som skulle oppdaterast.

Kollegiet handsama ei sak om trykte og elektroniske dokument i 1999, og slutta seg då ikkje til eit framlegg om å gi elektroniske og trykte dokument same status som formell dokumentasjon. Universitetsleiinga ser dette slik at det må vera trykte dokument som er dei formelt gjeldande.

Ikkje oppdaterte sidan 1995

Internrevisjonen ved UiO ser det som uheldig dersom det er uvisse rundt kva status elektroniske utgåver har i høve til trykte utgåver av UiOs offisielle informasjon og dokument.

- Me har funne elektroniske dokument som ikkje har blitt oppdaterte sidan 1995. I mange tilfelle er det også referert til sakshandsamarar som anten har slutta ved UiO eller som ikkje lenger arbeider ved den aktuelle eininga. Det treng sjølvsagt ikkje tyda det same som at informasjonen på sida er feil. Problemet er heller at det ikkje går klart fram om det blir utført regelmessig verifisering av informasjon som ligg på dei einskilde sidene, seier rådgjevar Sverre Lunde i Internrevisjonen.

Offisielt kvalitetsstempel

Både han og avdelingsdirektør Gerd Thorsen, vil difor tilrå ei liknande godkjenningsordning som er blitt innført ved Universitetet i Bergen.

- Der blir alle offisielle elektroniske dokument som framleis gjeld, påført eit kvalitetsstempel frå Universitetet i Bergen. Dermed tar universitetet berre på seg ansvaret for innhaldet i dei dokumenta som har fått denne offisielle statusen. Internrevisjonen meiner det bør vurderast å innføre eit liknande ordning for publisering av elektroniske dokument som ved Universitetet i Bergen, seier Gerd Thorsen.

I eit framlegg til universitetsdirektøren og fagavdelingane slår Internrevisjonen fast at den er overtydd om at det ikkje bør kunna publiserast informasjon på UiOs offisielle nettsider utan etter ein formell prosedyre for autorisering.

Vil ha kollegiehandsaming

I det same framlegget ber Internrevisjonen universitetsdirektøren setja i verk oppdateringsrutinar i alle einingar slik at UiOs vevsider får den naudsynte kvaliteten og statusen som informasjonskanal. Dessutan blir det tilrådd at universitetsleiinga set i gang tiltak for å sikra at all offisiell administrativ informasjon er korrekt, og blir jamleg oppdatert uavhengig av publiseringsmåte.

Internrevisjonen tilrår difor at universitetsdirektøren tar eit initiativ for å avklara om det er elektroniske eller trykte dokument, eller begge, som skal gjelda som formell dokumentasjon der det ligg føre dokument i begge versjonar. Denne saka er prinsipielt å viktig at Internrevisjonen meiner saka bør leggjast fram for Kollegiet.

- Me vil også be om at alle fagavdelingane innan 28. februar 2001, gir ei utgreiing om dei rutinane dei har for oppdatering og verifisering av dei nettbaserte administrative handbøkene. Det same gjeld for rutinar for å informera universitetet om endringar og oppdateringar i handbøkene som avdelinga har systemansvaret for, som til dømes Forvaltingshandboka, HMS-reglementet og Reglementssamlingane, seier Lunde og Thorsen.

Mest ingen reglar

Eining for Intern revisjon har no bede jusprofessor Jon Bing om å koma med ei nærare utgreiing om kva status elektroniske dokument har i høve til trykte dokument.

Uniforum har kome Internrevisjonen i forkjøpet og vore i kontakt med professor Jon Bing ved Institutt for rettsinformatikk, for å høyra kva status elektroniske dokument har i dag i høve til trykte dokument i offentleg forvalting.
- Det er mest ingen reglar som gir dokument noko bestemt rettsleg "status" i norsk rett. Ein domstol vil kunna leggja den vekta på eit maskinlesbart dokument som den finn rett.
- Regjeringa vil frå 1. januar likestilla e-post med vanleg brevpost. Vil det også få fylgjer for UiO?
- "Likestillinga" gjeld nok dei reglane som gjeld journalføring med meir. I så måte kan det godt få konsekvensar, Eg gjettar på at det ikkje er noko utstrekt journalføring av e-post ved Universitetet eller andre institusjonar. Men ellers kan det være litt vanskeleg å vita kva ein meiner med "likestilling". Det går føre seg eit e-regelverksprosjekt som gjennomgår gjeldande lovgjeving for å fjerna reglar som unødvendig krev "skriftlighet" i gammaldags forstand.
- I kva grad kan universitetet bli halde erstatningsansvarleg for feil informasjon på nettsidene?
- I alle fall ikkje i større grad enn for feil i forelesingskatalogen eller liknande. Og ansvar gjeld berre for tilfelle der det oppstår eit økonomisk tap.
- Kva fylgjer vil eit offisielt kvalitetsstempel frå UiO på dokumenta ha for universitetet?
- Berre det reint faktiske, at det er større grunn til å stola på opplysningane. Men den tillit ein då skaper, kan ha noko å seia rettsleg, til dømes i høve til ansvar.

Av Martin Toft
Publisert 7. feb. 2001 13:21 - Sist endra 10. des. 2008 15:15
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere