KRONIKK: Hvor blir det av UiOs alumni-satsing?

Mye kan sies om UiOs manglende alumniarbeid. Her vil vi trekke frem to problemer fra et senterlederperspektiv: e-post og personsider. Det sies ofte at menneskene er den største ressursen i en organisasjon. Det er det også ved et universitet som UiO. Studenter og ansatte er imidlertid ikke bare viktige mens de studerer eller jobber her, de forblir vår faglige familie og sentrale nettverksbyggere rundt omkring i Norge og verden resten av livet. Denne ressursen bør forvaltes mye bedre enn vi gjør i dag. Nå virker det som UiO anstrenger seg for å kutte alle bånd og fjerne all informasjon om våre alumni så raskt som mulig.

E-posten som forsvant

Ved mange universiteter vi liker å sammenligne oss med, er det vanlig at både studenter og ansatte får beholde e-postkonto etter at de har sluttet. Noen steder gjøres den om til en alumni-adresse slik at det blir tydelig at de ikke lenger er aktive studenter eller ansatte.

Hvorfor er en e-postadresse så viktig? Det er jo ikke vanskelig å skaffe seg en konto et annet sted. Det er riktig, men e-postadresser brukes fremdeles aktivt som kontaktpunkt i publikasjoner. Som veiledere får vi spørsmål fra stipendiater og postdoktorer på tampen av kontrakten om hvilken e-post de skal sette på publikasjonene de jobber med. Mange publikasjoner blir ikke ferdigstilt før lang tid etter at de midlertidige ansatte har sluttet. Hvilken adresse ønsker vi at de setter på artikkelen som de skrev hos oss? En som tilhører en fremtidig arbeidsgiver? En generisk privatadresse?

Det er en enkel løsning på dette: gi alle som ønsker det muligheten til å beholde en e-post-konto livet ut

Ofte brukes e-postadresser som innlogging til publiseringsportaler. Det kan ta flere år fra man sender inn et manuskript første gang til artikkelen endelig kommer ut. For rekrutter i tre-årige stillinger er det høyst sannsynlig at de ikke vil klare å logge inn i portalen med sin UiO-adresse før den slutter å virke. Det samme gjelder andre innlogginger som er e-postbaserte, f.eks. meldeskjemaer som sendes til Sikt. Vi kan ikke med god samvittighet be en stipendiat om å bruke UiO-e-posten sin til viktig korrespondanse når vi vet at den vil slutte å fungere før stipendiaten får disputert.

Det er en enkel løsning på dette: gi alle som ønsker det muligheten til å beholde en e-post-konto livet ut. Disse kan omdøpes til brukernavn@alumni.uio.no for å vise at de ikke lenger er aktive studenter eller ansatte. Hvis det blir for kostbart med fulle e-post-konti, kan et alias-system med videresending fungere like bra. Det krever utvikling av et alumniregister for å holde styr på det hele, men det burde vi uansett få på plass også av andre grunner. Gevinsten vi får i synlighet og mer fornøyde alumni kan føres på markedsføringsbudsjettet.

Personsider som blir slettet

UiOs personsider er viktige, de viser hvem vi er, hvilke prosjekter man er tilknyttet og hva vi produserer. Ved RITMO arbeider vi aktivt for at de midlertidige ansatte skal utvikle og oppdatere personsidene sine mens de er hos oss. Mange legger ned mye tid og krefter i dette, vel vitende om at personsidene kommer høyt opp i treff hos søkemotorene. Det er ofte kandidatenes viktigste visittkort når de søker jobb.

Det er derfor et paradoks at personsidene fjernes omtrent samtidig som nøkkelkortet slutter å fungere. Men at man ikke kommer inn døren betyr ikke at alt man har gjort ved institusjonen gjennom flere år skal utraderes sporenstreks. Som et SFF er vi pålagt å rapportere aktiviteten vår gjennom ti år. Det første kullet med rekrutter er nå “ute” og personsidene deres har effektivt blitt fjernet. Ikke nok med at all informasjonen om våre flotte alumni er borte, men vi sitter igjen med årsapporter og prosjektsider med lenkebrudd. Snakk om å skyte seg selv i foten.

Jobben blir vanskeligere når personsiden er slettet og e-posten har sluttet å fungere

Også for kandidatene er dette uheldig. De fleste disputerer en god stund etter at de formelt har sluttet. Disputasen er antagelig den viktigste enkelthendelsen i stipendiatperioden. Det er da man får vist frem hva man har jobbet med i 3-4 år for faglige nettverk og fremtidige arbeidsgivere. For mange er det også en unik mulighet til å nå bredere ut med forskningen sin, inkludert til journalister og allmennheten. Jobben blir vanskeligere når personsiden er slettet og e-posten har sluttet å fungere.

Vi har tidligere skrevet om at UiOs nettsider er en viktig forskningsinfrastruktur og at man ikke ukritisk skal slette gamle nettsider. Det gjelder også personsider. Flere universiteter beholder personsidene til tidligere ansatte og merker dem med perioden personen var aktiv. Det er ikke vanskelig å lage en Vortex-struktur hvor tidligere ansatte flyttes over i en alumni-mappe. For å unngå fremtidige problemer bør man sikre at lenking primært gjøres internt på uio.no eller til tjenester med unike IDer. Dette kan inngå i en fast rutine når det nærmer seg kontraktslutt.

Alumni er en ressurs

Det snakkes i festlige lag om at våre alumni er en ressurs. Dessverre viser praksis at man ikke bare ignorerer tidligere ansatte, men aktivt forsøker å fjerne alle spor av at de har forsket ved institusjonen. Opprettelse av en alumni-e-postordning og bevaring av personsider er to konkrete tiltak for å vise at vi tar alumniene våre på alvor.