(En visjon om en aktuelt-sak på uio.no 3. februar 2027)
UiO har gått til anskaffelse av det nye sekretær-systemet Frøken Vable, utviklet av teknologiselskapet Synestein. Systemet er basert på kunstig intelligens og dekker alt en møtesekretær skal gjøre. Systemet er klart til bruk på alle maskiner fra og med 1. mars 2027.
– På denne måten gjør vi jobben til utvalgssekretærene og andre referenter mye enklere. De slipper nå å tenke på å ta notater og skrive protokoller og referater med en ordlyd som alle skal enes om, og kan konsentrere seg om å koke kaffe og rydde i møterommet dersom noen faktisk møtes ansikt til ansikt, sier seksjonsleder K. I. N. Tusiast ved Det matematisk-filosofiske fakultet. Hen har ledet UiOs referansegruppe, som har samarbeidet med Synestein i utviklingen av systemet.
Hvordan fungerer det?
Når møtet starter, trykker du bare på en knapp, og så vil frøken Vable transkribere det som ble sagt, og skrive et utkast til referat som hun sender til alle møtedeltakerne. Hvis folk har innspill til teksten, gjør hun rettelser basert på innspillene, og når alle er enige om ordlyden, vil frøken Vable sørge for at det havner på rett sted, det være seg i Teams, på nett (hun er fullt integrert med Vortex) eller arkivert i WebSak.
Personvernet er ivaretatt
Frøken Vable er godkjent for røde data, og kan dermed brukes også i møter med saker som skal være unntatt fra offentligheten. Hun er satt opp til å håndtere lesebegrensninger på gruppenivå i Vortex og til å legge på tilgangskoder i WebSak i tråd med offentlighetsloven.
***
Høres ikke dette fint ut? Referatføring er en av oppgavene som mange også i dag foreslår at store språkmodeller kan overta fra administrasjonen, og vi trenger heller ikke vente til 2027. Funksjoner som automatisk transkribering og oppsummering av en lengre tekst er allerede tilgjengelig i de generelle språkmodellene og kommunikasjonsverktøyene vi bruker.
Jeg er dypt skeptisk.
Administrasjonen skal naturligvis ikke skrive referater unødvendig. Om vi skriver mange referater som aldri blir lest, så bør vi først og fremst vurdere om selve møtet er nødvendig. Om vi må ha et møte, vil det ofte være behov for et referat i en eller annen form, men mye kan gjøres med måten vi skriver referatet på. Mange i organisasjonen kan være interessert i å lese om hva som skjer i styrer og ledermøter, men om de skal bruke tid og krefter å lese, så må referatene være skrevet i et språk som hjelper dem til å forstå det de leser og relevansen for egen arbeidshverdag.
Det kan også være mye å hente på å tenke nøyere gjennom hvordan vi gjør referatet tilgjengelig for organisasjonen slik at flere leser det. Og når vi er enige om at vi må ha et møte, så bør det være et menneske som tar referatet.
Med automatisk transkribering risikerer man en nedkjølingseffekt, hvor møtedeltakerne kanskje ikke er villig til å være like åpne eller kontroversielle som de ville vært om det ikke var et program på en datamaskin som bevarte alt de sa. I stedet bør det være et menneske som både noterer og som skriver et referat etterpå.
Et menneske som gjør denne jobben, gjør alltid valg og vurderinger av hva som er viktig å notere og huske fra møtet. I denne prosessen ligger det makt, makt til å definere hva som er viktig å ha med videre, makt til å definere hva som skal bli husket.
Denne makten bør ligge til et menneske og ikke en maskin, fordi mennesker er feilbarlige på måter som vi forstår. Har møtesekretæren glemt noe i referatet, eller skrevet noe du er uenig i? Da snakker du med henne, finner ut hvorfor hun skrev det som hun gjorde, og så kommer dere sammen fram til en ny tekst.
På denne måten samskapes en versjon av hva som skjedde på møtet som blir bevart i tekst for ettertiden. Denne samskapingen blir fattigere om den tar utgangspunkt i en tekst fra et KI-system som fungerer på måter ingen forstår fullt ut og mange ikke forstår i det hele tatt.
Sist, men ikke minst: Når den samme personen har ansvaret for referatene fra en serie med møter over tid, vil hun bygge seg opp hukommelse for hva som har skjedd i møtene, for jobben med å notere og referere gjør at hun husker desto mer. Dette minnet kommer med en utvidet forståelse av hva som har skjedd i møtene innenfor konteksten som møtene foregår i. Sekretæren kjenner til møtedeltakernes bakgrunn, møtets plass i organisasjonen, møtets mandat, formål og historikk. En slik hukommelse – gjerne støttet av ordinært eller KI-basert tekstsøk i referatene – kan ingen maskin erstatte.
Logg inn for å kommentere