Debatt: KI – vår nye saksbehandlingsassistent

I begynnelsen av 2025 publiserte Khrono en interessant serie av artikler av professor Morten Goodwin fra Universitetet i Agder. Artiklene kalt KI-skolen, handler om bruk av kunstig intelligens (KI) i akademisk arbeid. Goodwin presenterer på en veldig pedagogisk måte eksempler på hvordan KI kan anvendes av forskere og undervisere. Han tilbyr en grunnleggende forståelse av KI og språkmodeller, og gir råd om hvordan man bør kommunisere med KI gjennom godt formulerte instrukser, samt hvordan man kan unngå fallgruver når man bruker KI. Han presenterer også oversikten over de forskjellige KI-verktøyene på markedet og hva de kan brukes til, og foreslår hvordan man kan gjøre KI til sin forskningsassistent.

Lex Nederbragt, førstelektor på MN-fakultetet og leder av prosjektet Digitalt Læringsmiljø 2030, peker i sin kronikk i Uniforum på betydningen av kompetanseheving innen kunstig intelligens ved universiteter, med særlig fokus på Universitetet i Oslo. KI vil fundamentalt endre arbeidsmetoder i alle sektorer, noe som også må reflekteres i utdanningen, mener Nederbragt. Han oppfordrer til å ta KI i bruk i undervisningen, men etterspør bedre opplæringstilbud som ikke bare baserer seg på ildsjeler.

Jeg savner stemmen fra teknisk-administrative ansatte på UiO som kan mene noe om bruk av KI i arbeidet sitt

Hverken Goodwin eller Nederbragt etterlyser bruk av KI i administrativt arbeid, noe som er forståelig nok ettersom begge jobber som forskere. Jeg savner stemmen fra teknisk-administrative ansatte på UiO som kan mene noe om bruk av KI i arbeidet sitt. Jenny Graver, som er forskningsrådgiver ved Det juridiske fakultet, uttrykker i en Uniforum-kronikk sin skepsis mot å ta KI i bruk. Men hun vurderer heller ikke hvordan hun kan anvende kunstig intelligens i sine forskningsadministrative oppgaver.

Jeg kan forstå Graver godt. Jeg har også, som henne, spurt GPT UiO om enkle biografiske fakta knyttet til temaet for min doktoravhandling, og jeg fikk et veldig ukorrekt svar. Men jeg tror jeg ikke har brukt teknologien til det den er skapt for. Så jeg har fortsatt en stor tro på at vi kan bruke KI i administrative oppgaver i akademia. Problemet er at jeg egentlig ikke vet hvordan jeg kan gjøre det på riktig måte.

Selvfølgelig kan kunstig intelligens virke skremmende for mange. Det var også det første lokomotivet og den første elektriske lyspæren.

Studiebarometer 2024 viser at 80 prosent av studentene bruker kunstig intelligens i studiearbeidet sitt. Samtidig sier 70 prosent av studentene at de ikke har fått nok opplæring i bruk av KI-verktøy. Jeg gjetter at andelen brukere av KI i UiOs administrasjon er mye lavere, og at prosentandelen som ikke har fått opplæring i hvordan man kan bruke KI for å utføre administrative oppgaver, er nærmere 100 prosent. 

Selvfølgelig kan kunstig intelligens virke skremmende for mange. Det var også det første lokomotivet og den første elektriske lyspæren. Men KI er uunngåelig. I stedet for å frykte at teknologien vil frata oss våre jobber og sende oss på dagpenger, må vi bli bedre kjent med den og lære hvordan vi kan utnytte mulighetene. Spesielt i en tid med tøffere økonomi og begrensede rekrutteringsmuligheter, må vi ta vare på ansatte som allerede er på UiO, og hjelpe dem med å håndtere en større mengde av oppgaver.

Med kunnskap om hva kunstig intelligens er, samt en forståelse av hvordan man bruker teknologien og KI-verktøy, kan kunstig intelligens bli vår venn snarere enn fiende. Vi må ikke glemme at myke ferdigheter (soft skills), nå ofte omtalt som kraftferdigheter (power skills), er kompetanse som kun mennesker kan tilby. Kunstig intelligens kan ikke erstatte interpersonlige ferdigheter, kreativ tenkning eller kommunikasjonsevner. Vi bør derfor ikke være redde for at KI vil erstatte oss. Vi må derimot lære hvordan vi bruker verktøyet på en effektiv og forsvarlig måte.

Morten Goodwin gir i sin KI-skole ikke så veldig mange eksempler på hvordan kunstig intelligens kan brukes i administrativt arbeid. Han nevner at teknologien kan hjelpe med bygging av timeplaner eller utforming av spørreundersøkelser. Ellers får teknisk-administrative ansatte ikke så veldig mange gode råd fra ham.

Maskinlæringsalgoritmer, naturlig språkbehandling (NLP) og robotprosessautomatisering (RPA) kan brukes til å automatisere oppgaver og prosesser som tradisjonelt håndteres av administrative ansatte. KI kan gi oss verktøy som kan redusere byrden på menneskelige administratorer.

I min rolle som lederstøtte har jeg vært nødt til å skrive enorme mengder referater. Referater som, la oss være ærlig, blir veldig sjeldent lest

Sett bare fra mitt ståsted ser jeg et stort potensial for bruk av KI-verktøy. Slike oppgaver som å arrangere møter, administrere timeplaner og romfordelinger kan være logistiske utfordringer som KI kan forenkle. I min rolle som lederstøtte har jeg vært nødt til å skrive enorme mengder referater. Referater som, la oss være ærlig, blir veldig sjeldent lest (i beste fall skumlest), men som krever mye tid og krefter. På UiO har vi gode og trygge verktøy designet av våre kolleger fra IT-avdelingen som GPT UiO, Autotekst eller Nettskjema diktafon. De er ikke feilfrie, men de ivaretar kravene UiO setter til personvern, og de kan godt brukes for å skrive referat på en mer automatisert måte. Det som er viktigst her, er fortsatt de menneskelige faktorene: opplæring og kvalitetssikring.

Når neste versjon av GPT UiO, med mulighet for å laste ned dokumenter, lanseres (forhåpentligvis før sommeren), kan den brukes til enda mer. Høringsinnspill fra ulike enheter vil kunne forfattes mye enklere i et felles sammendrag hvis man ber KI om hjelp. Kunstig intelligens kan også hjelpe oss med å analysere datagrunnlaget fra resultater av spørreundersøkelser og bistå i å skrive rapporter. KI kan også støtte ansettelsesprosesser ved å hjelpe oss å lage innstillinger av kandidater.

Disse er oppgaver som jeg med min veldig begrensede kunnskap om KI og erfaring med det, har kommet på. Jeg er sikker på at teknologien kan brukes til mye mer. Det som er nødvendig, er å overvinne motstand mot teknologien, selv om det kan oppstå frustrasjon når verktøyet ikke alltid gir nøyaktige svar. Her er det viktig at vi vet hvordan vi skal formulere bestillingen, ettersom dette direkte påvirker kvaliteten på svarene. Med andre ord må vi vite hvordan vi lager instrukser (prompts) og hvordan vi «snakker» med KI gjennom hele prosessen. Vi må også være klare over bias i KI-algoritmer som kan resultere i ikke-nøytrale resultater. Men det aller viktigste er gode prosesser og trygge rammer for implementering av KI, samt opplæring som ikke bare kommer fra ildsjeler, men som er tilgjengelig bredt gjennom kurstilbud på UiO.

Jeg er sikker på at teknologien kan brukes til mye mer.

Det er også andre administrative oppgaver som per i dag, så vidt jeg forstår, ikke kan løses ved bruk av verktøy utviklet ved UiO. Men mulighetene er enorme, og jeg håper at vi etter hvert får KI-verktøy som kan avlaste oss i enda større grad. Tenk deg en chatbot som kan håndtere studenthenvendelser døgnet rundt. Uten å overbelaste personalet, kan universitetet være mer tilgjengelig for sine studenter. Kunstig intelligens kan analysere økonomiske data for å oppdage trender eller forutsi budsjettbehov, slik at administratorer kan ta beslutninger basert på empiriske data i stedet for antakelser. Dette blir fremtidens UiO.

KI er her, og den vil bli en stadig større del av vår virkelighet. Mustafa Suleyman skriver i sin skildring av kunstig intelligens, The Coming Wave: “Inventions cannot be un-invented or blocked indefinitely, knowledge unlearned or stopped from spreading.” I stedet for å kjempe mot bruk av KI, må vi lære hvordan vi skal utnytte teknologiens tallrike muligheter. Ved å frigjøre menneskelige administratorer fra repetitive oppgaver, vil KI gi oss muligheten til å fokusere på aktiviteter som krever kritisk tenkning, kreativitet og strategisk planlegging.