Kontor- alt- delete

En virksomhet som er bevisst på hvordan den bruker lokalene den har til rådighet har større sjanse til å oppnå gode resultater og nå målene sine. Å tenke slik er en lederoppgave. Likevel har for mange kontorlokaler fått stå så godt som uforandret de seneste tiårene.

Da går virksomheten glipp av gevinstene som ligger i å jobbe mer hensiktsmessig, og lederne går glipp av et viktig virkemiddel for å endre både organisasjonen sin og kulturen i den.

For en bygning er et verktøy. Med gode og fleksible kontorløsninger kan man reparere noe som ikke fungerer, utbedre det som kan forbedres eller skape noe nytt.

Mange muligheter

Denne innsikten tar vi i Statsbygg med oss når vi gir staten råd om lokaler, enten det er snakk om å leie, bygge om eller bygge nytt. Det vi vet sikkert er at ingen virksomheter er like. Den enkelte virksomhetens mål og behov avgjør hva slags kontorløsninger som passer for den.

Mulighetene er mange. Tidligere hadde ansatte ofte egne personlig kontor. I dag blir det mer og mer vanlig med kombinasjoner av åpne løsninger, stillerom, møterom, fellesarealer eller andre aktivitetsbaserte måter å jobbe på. Viktig forutsetninger er at det er nok rom til konsentrasjonsarbeid og at teknologien fungerer smidig.

Slik jobber vi selv i Statsbygg. Gevinstene er mange. Samhandlingen, informasjonsflyten og kunnskapsdelingen blir bedre. Det er lettere å holde seg oppdatert og mer sosialt på tvers av fag. Slik kan vi oppnå bedre resultater raskere. I tillegg er lokalene fleksible og kan enkelt gjøres om på når vi får nye behov.

Møter motstand

Likevel hender det vi møter motstand når vi foreslår kombinasjoner av disse løsningene. Særlig er mange redd for å miste de personlige kontorene de har hatt lenge og frykter at endringen skal gå utover konsentrasjonskrevende arbeid. Og det er her vi dessverre ser at debatten kjører seg fast i et sidespor.

Diskusjonen blir altfor ofte redusert til et valg mellom eget kontor eller en åpen løsning der man ikke har fast plass. Det er en misforståelse. For det første finnes det mange ulike løsninger. For det andre er det ikke sånn at én løsning alltid er god og én alltid er dårlig. Den gode løsningen er den som fungerer best for den aktuelle virksomheten og oppgavene den skal løse.

Arbeidet stopper imidlertid ikke der. Skal virksomheten lykkes med de nye løsningene er det avgjørende med en god endringsprosess med tydelig ledelse og bred medvirkning. Dette har det ikke blitt snakket nok om når det gjelder kontorløsninger. Derfor setter vi nettopp disse temaene på programmet når vi nå arrangerer Statsbyggkonferansen 2018.

Vil ha det vi har

I Aftenposten 26. april i år skriver professor Frode Thuen og organisasjonspsykolog Oddvar Skjæveland om en større kartlegging av forskningen om kontorløsninger. Her går det blant annet fram at de fleste av oss foretrekker kontorløsningen vi har, og at jo lengre vi har hatt den, jo mer vil fornøyd er vi med den. Den viser også at nye løsninger oppleves som bedre dersom ledelsen motiverer til bred og direkte medvirkning fra de som skal bruke dem.

Medvirkning betyr også at du ikke bare ser på hvordan din egen arbeidssituasjon kan bli best mulig, men også på hva som er best for virksomheten. Hvilke nye mål skal den nå? På hvilke områder bør den utvikle seg? Hvor skal den være om 20 år? Hva slags teknologi skal den ta i bruk?

Kontorendring og organisasjonsendring henger nøye sammen. Bevisste ledere kan bruke kontorløsninger til å bygge god kultur, øke kunnskapsdelingen og oppnå bedre resultater.