Kontorsjefen – en sekretær, en leder eller noe helt annet?

Utnyttes den kompetanse vi kontorsjefer faktisk har, og som etterspørres når stillingene utlyses, på riktig måte? spør kontorsjef Astrid Waaler Kaas ved Institutt for lærerutdanning og skoleforskning i dette innlegget.

UTNYTTES KOMPETANSEN? Klokken blir altfor fort 16.00, og det hender jeg lurer på hva det var jeg egentlig hadde planlagt å gjøre denne dagen, skriver kontorsjef Astrid Waaler Kaas . I dette leserinnlegget spør hun om den kompetansen kontorsjefene har, utnyttes på riktig måte.

Foto: Ola Sæther

Jeg har vært ansatt som kontorsjef ved UiO siden 2007, og det er to spørsmål jeg lenge har ønsket svar på.

1. Hva vil egentlig UiO med kontorsjefsrollen?

2. Hvorfor opplever kontorsjefer at vi tillegges stort ansvar og lite myndighet?

Jeg ble inspirert av en humoristisk beskrivelse av «Det akademiske hierarki», se vedlegg, til å skrive noen ord om min subjektive opplevelse av kontorsjefrollen. I gamle, gamle dager ble kontorsjefen (eller instituttsekretæren, som det den gang het) sett på som noe helt spesielt.  En instituttleder kunne sjelden greie seg uten. Jeg husker fremdeles min fars instituttsekretær på Fysiologisk institutt i Karl Johansgate tilbake på 70 tallet. Hun passet på mus og menn, det var mange menn i akademia den gang, og det var mange mus i kjelleren. Hun var uunnværlig. Vel, gamle dager er ikke poenget.

Hvordan beskrives kontorsjefrollen og hvilken kompetanse krever UiO av sine kontorsjefer i dag?

Her en beskrivelse hentet fra UV-fakultetets hjemmeside: «Kontorsjef har administrative lederfunksjoner innenfor gitte fullmakter, og skal påse at administrasjonen tilbyr relevant administrativ bistand og service overfor instituttleder, grunnenhetens ansatte, brukere og samarbeidspartnere.»

Krav som nevnes i en vanlig utlysning av en kontorsjefstilling er:

Relevant utdanning fra universitet eller høyskole. Erfaring innen økonomiforvaltning, administrasjon eller personalledelse. Erfaring fra ledelse, særlig innen universitets- og høyskolesektoren. Erfaring fra arbeid med ett eller flere av administrasjonens arbeidsområder, gode datakunnskaper, gode lederegenskaper.

 

Sett opp mot disse kvalifikasjonskravene, hvordan ser en dag i en kontorsjefs liv ut anno 2014?

Dagen starter ofte med en kaffekopp og en prat med de av kollegaene som kommer tidlig på jobb. Deretter åpner jeg eposten og sjekker hvilke eposter som kan slettes, hva jeg må gjøre noe med i dag, i morgen eller som kan utsettes, ikke ulikt andre ansattgruppers start på dagen. Logger meg deretter inn i bestillingssystemet, et av UiOs 4-6 systemer som jeg logger meg inn på hver dag, for å godkjenne bestillinger. Dette er det da sikkert fornuftig å bestille, er det ikke?  Det ringer… «Nøkkelkortet mitt er gått ut på dato – hva gjør jeg?» Som kontorsjef har du selvfølgelig svar på slike praktiske spørsmål. På samme måte som du kan svare på hvorfor ventilasjonsanlegget ikke virker, vinduet ikke kan lukkes, hvor utlånsPC-en befinner seg, hvorfor det er dårlig vær i dag og hvor instituttleder befinner seg. Det siste er noe som en kontorsjef som oftest faktisk har greie på.

En viktig oppgave som betyr mye for mange, og som har noe å si for utviklingen av et godt arbeidsmiljø, er fordeling av rom, også kalt stolleken på folkemunne. Som kontorsjef har jeg «gleden av» å ha delegert myndighet til å ta avgjørelser når det gjelder fordeling av rom.

Tilbake til min arbeidsdag. Logger meg inn i fakturasystemet (innlogging nr. 3 i dag) for å godkjenne fakturaene til instituttet, 3 museklikk per faktura, i snitt 25 fakturaer per gang jeg er inne, hvorav 50 % er under kr 3000,- og 30 % er under kr. 1000,- . Hvordan jeg vet det? Jeg førte statistikk over fakturaene jeg godkjente en periode i 2011, og undret meg over hvorfor UiO ikke hadde en nedre beløpsgrense for hva som MÅ innom en person som har BDM. (BDM = BudsjettDisponeringsMyndighet). Det har jeg undret meg over siden, mens jeg tro mot systemet fortsetter å godkjenne fakturaer på 386,50 og 41,90, mens tankene går andre steder. Eposten plinger – «Kan du godkjenne en matbestilling? Jeg er seint ute…». Går inn i bestillingssystemet igjen, der var jeg heldigvis allerede logget inn, og godkjenner bestillingen (6 klikk per bestilling) som det hastet med. Er det dekning i budsjettet mon tro?  Burde jeg tatt meg tid til å sjekke det?

Instituttleder stikker innom, for utveksling av siste nytt. Men så må hun løpe videre. (Kunne vært et interessant forskningsprosjekt å beskrive en instituttleders hverdag også!) Det banker på døren; «Jeg må bare snakke med deg, det gjelder….», og plutselig er det lunsj – som helst skal nytes sammen med kollegaer og ikke foran PC-en.

Logger meg inn i UiOs arkiv/saksbehandlingssystem Ephorte (innlogging nr. 4 i dag), og ser om jeg har fått noe post. Legger inn styrets vedtak i 4 tilsettingssaker, og registrerer at personalkonsulenten på fakultetet har fulgt opp styrevedtak og TU/TR-vedtak (TU = Tilsettingsutvalg, TR = Tilsettingsråd), og at det er sendt tilbud til potensielle nye kollegaer. Tar en titt i HR-portalen (innlogging nr. 5 i dag), og sjekker om det er noen som har reiseregninger som skal anvises, eller som har søkt om avspasering, ferie eller levert egenmelding som skal godkjennes. Heldigvis finnes det en liten, usynlig knapp øverst til venstre hvor du kan velge «godkjenn alt». Utfordringen med det, er at jeg av og til glemmer hva jeg har godkjent og lurer på hvorfor mine kollegaer ikke er på kontoret.

Drister jeg meg en tur ut i gangen, og det skal man jo som leder gjøre av og til, møtes jeg ofte av «å hei Astrid, når jeg nå først har deg her….». Å gå ut i gangen drister jeg meg ikke til så ofte som jeg burde.

Klokken blir altfor fort 16.00, og det hender jeg lurer på hva det var jeg egentlig hadde planlagt å gjøre denne dagen.

I 2010 gjorde jeg en oppsummering av mine arbeidsoppgaver gjennom et helt år. Oppgavene besto den gang av:

20 % Generelt kontorarbeid (alt det andre)

18 % Møter

15 % personalforvaltning

15 % økonomi

7 % organisasjonsutvikling

7 % ledelse

5 % oppfølgingssamtaler

4 % styrearbeid

3 % rekruttering/KFU/formidling

3 % egenutvikling

2 % sentrene

1 % Undervisning/Studieadm

Det krevde mye initiativ fra min side og god støtte fra instituttleder for å bruke 7 % på organisasjonsutvikling og 7 % på ledelse.

 

Om jeg hadde gjort tilsvarende undersøkelse i dag, på nytt institutt på et annet fakultet, så ville resultatet nok sett noe annerledes ut, tror jeg. Magefølelsen min sier meg at det nå er blitt mer av «alt det andre» posten. Mulig det er jeg som ikke lenger er like fokusert og systematisk som tidligere? Tror det kan være interessant med en ny kartlegging.

 

Hvilken kompetanse trenger jeg som kontorsjef for å løse arbeidsoppgavene beskrevet over?

Min vurdering er at den kompetansen jeg har skaffet meg som administrator av hverdagslivet til en familie med tre barn, mann og bikkje har vært meget verdifull.  Kompetanse som innebærer en evne til å prioritere og sette av tid til det som MÅ gjøres – ikke det som en eller tre tenåringssønner måtte mene er viktigst for seg og sitt her og nå, en omsorgsevne kombinert med evne til å si tydelig fra, å ikke legge seg opp i detaljer, men samtidig ha full oversikt over hver minste detalj, å se og lukte behov før de dukker opp, å evne å gjøre flere ting samtidig, som f.eks å snakke i telefonen mens du godkjenner fakturaer, samt å huske bursdager og runde dager. Dette er kanskje det som beskrives som gode lederegenskaper?

I tillegg har jeg fått mulighet til å benytte min kompetanse innen organisasjonsutvikling, som jeg har ervervet meg gjennom 14 år som administrativ leder i idretten og diverse kompetansehevende kurs.

Det hender jeg ser ut av vinduet (SUV-tid), ser ut over Frederikkeplassen, filosoferer litt og stiller meg flere spørsmål: Utnyttes den kompetanse vi kontorsjefer faktisk har, og som etterspørres når stillingene utlyses, på riktig måte?  Vil UiO med de arbeidsoppgaver en kontorsjef pålegges å gjøre, evne å beholde dyktige personer? Må vi kontorsjefer bli flinkere til å markedsføre og bruke vår egen kompetanse?

 

 

 

Emneord: Arbeidsmiljø, Arbeidsforhold Av kontorsjef Astrid Waaler Kaas ved Institutt for lærerutdanning og skoleforskning
Publisert 25. aug. 2014 14:08 - Sist endret 25. aug. 2014 14:26
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere