UiOs koronahåndtering: – Beredskapsplanene kan helt klart bli bedre

Hvor godt rustet var UiO til å håndtere koronapandemien? Rapporten «Evaluering og læring – beredskap og drift under pandemien» gir noen svar.

HAR VURDERT UiOs KORONAINNSATS: – Beredskapsplanene på UiO kan helt klart bli bedre. Den største innsatsen i pandemien kom fra de ansatte. Den enorme dugnaden der folk sto på, sier internrevisjonssjef Jørgen Bock.

Foto: Ola Sæther

Hvor godt fungerte UiOs beredskapshåndtering da koronapandemien traff? Hvilken lærdom kan gjøres for framtiden? Internrevisjonen har gått gjennom beredskapshåndteringen fra nedstengningen 12. mars og et stykke ut i 2021.

Et sammendrag av denne gjennomgangen er del av Internrevisjonens årsrapport for 2021 som legges fram for universitetsstyret tirsdag.

Uniforum har sett gjennom hele rapporten «Evaluering og læring – beredskap og drift under pandemien».

Internrevisjonens årsrapport for 2021 legges tirsdag fram for UiOs styre.
Følgende prosjekter ble gjennomført i 2021:
· Evaluering og læring – UiOs beredskap under pandemien
· Dataforvaltning i forskningsprosjekt som ikke er underlagt kvalitetssystem for medisin og helsefag
· Organisasjonsutviklings-prosjekt IT
· Kvalitetssikring Mottaksprosjekt for BOTT Økonomi- og lønn
· Klinikkinntekter Odontologisk fakultet
· Norsk Senter for Menneskerettigheter Juridisk fakultet
· Sensurprosessen (ferdigstilles i februar 2022)
· EU prosjektrevisjoner

Internrevisjonens formål er å fremme og beskytte UiOs verdier gjennom å gi risikobaserte og objektive bekreftelser, råd og innsikt. 
Her finner du årsrapporten

– Den største innsatsen kom fra de ansatte

Internrevisjonens hovedkonklusjon er at «Universitetet har klart seg godt gjennom pandemien, takket være stort engasjement, god samhandling og ekstraordinær innsats fra hele UiO.»

– Hovedkonklusjonen høres litt ut som noe fra en festtale? Men det var sånn det var?

– Ja, basert på vurderingene og innspillene vi fikk inn, så var det slik. Alle gruppene som besvarte spørreundersøkelsen, svarte «godt» på spørsmålet om hvordan UiO «alt i alt» har håndtert pandemien, sier revisjonsdirektør Jørgen Bock til Uniforum.

– Dere skriver ikke at UiO klarte seg godt «takket være» gode beredskapsplaner?

– Det går ikke an å plukke ut ett element som er årsaken til at håndteringen fungerte godt, påpeker Bock, men medgir samtidig:

– Beredskapsplanene på UiO kan helt klart bli bedre. Den største innsatsen i pandemien kom fra de ansatte. Den enorme dugnaden der folk sto på.

Internrevisjonen bisto selv

Også internrevisjonen måtte snu seg raskt rundt i 2020.

Årsplanen for 2020 var vedtatt av et samlet UiO-styre i desember 2019. Så kom pandemien.

I slutten av mars vedtok rektor Svein Stølen alene å forskyve årsplanen «inntil videre» slik at «at ressurser i EIR i størst mulig grad bistår universitetsdirektør og ledelse med revisjon, rådgivning og kvalitetssikring av pågående endringsprosesser». Forslaget kom fra revisjonen selv, skrev Uniforum den gang.

At internrevisjonen bisto med dette, er ikke omtalt i rapporten.

Slik Bock vurderer det i ettertid, har ikke internrevisjonens involvering i koronahåndteringen påvirket revisjonens uavhengighet i gjennomgangen av beredskapshåndteringen.

– Jeg synes ikke det. UiO måtte legge om og finne nye rutiner for å håndtere en ny hverdag. I den forbindelse gjennomførte vi fortløpende revisjoner av dette, svarer han på Uniforums spørsmål.

Ville være best på HMS og beredskap

Enhet for HMS og beredskap ble opprettet i 2015 – som resultat av en større utredning om sikkerhet og beredskap på UiO. Ambisjonen var å være blant de ledende virksomhetene i Norge på HMS og beredskap.

I mars i fjor protesterte flere fagforeninger da UiO i en fremdeles uavklart koronasituasjon, hadde satt i gang en prosess for å vurdere enhetens organisering. I dag ligger HMSB direkte under universitetsdirektøren. Forslaget som lå på bordet og lå an til forholdsvis rask avgjørelse, var å flytte den inn under Avdeling for personalstøtte. Da Uniforum sist skrev om planene i september 2021, hadde ledelsen kommet til at de ville bruke mer tid på prosessen.

I internrevisjonens rapport kommer det fram mange forslag til forbedringer av UiOs beredskapsrutiner. Samtidig rapporteres det av flere at en god del ting er omtrent som de skal.

I tillegg til intervjuer og dokumentgjennomgang baserer rapporten seg på en spørreundersøkelse.

Denne ble sendt 72 enheter (ledergrupper og beredskapsgrupper) på ulike nivåer på UiO, samt til fagforeningene og vernetjenesten. Svarprosenten var på 85 prosent, opplyser Bock.

På spørreundersøkelsens overordnede spørsmål «Alt i alt; hvor godt har UiO håndtert pandemien fra den oppstod og frem til i dag?» svarer alle gruppene noenlunde likt.

Her er svaret «godt» (3.0) eller bedre hos både «LOS», «Fakultet/museer/UB», «Institutter» og «HVO og Fagorg». Aller mest fornøyde er LOS, som med 3.5 poeng plasserte seg midt mellom «godt» og toppresultat 4.0, «svært godt». Minst fornøyd var vernetjenesten og fagforeningene med 3.0.

Nesten toppscore fra LOS

På flere av de andre spørsmålene i undersøkelsen, spriker tilbakemeldingene en god del mer mellom de ulike svargruppene.

Sentraladministrasjonen LOS skiller seg i flere spørsmål ut som særlig positive.

LOS gir nærmere toppscore (3.8 av 4 mulige) både til «beredskapsopplæring og-øvelser» og «Kontinuitets-/pandemiplaner 2020».

Til sammenligning er tilbakemeldingen fra instituttene på de to samme spørsmålene henholdsvis 1.9 og 2.5 (1 er «Helt uenig/Dårlig» og 2 er «Litt uenig/Mindre godt»).

LOS slutter med en score på 3,7 også godt opp om påstanden «Informasjon på engelsk har vært tilgjengelig fortløpende». Her er det fagforeningene og vernetjenesten som er mist enige, med en score på 2.8.

Kunne vært bedre forberedt på akutte hendelser

Internrevisjonen slår blant annet fast at spørreundersøkelsen de har gjennomført viser at opplæring i krisehåndtering for LOS, fakulteter, museer og UB har vært god.

Samtidig har internrevisjonens respondenter også kommet med en rekke forbedringsforslag.

Her er noen utdrag fra det rapporten trekker fram:

Beredskapsplaner:
- UiO kan med fordel utvikle og forenkle rutinene for kommunikasjon i krise.
- UiOs sentrale beredskapsplan oppleves mer som en lærebok enn et verktøy
- Malverket er i hovedsak tilpasset akutte hendelser og egner seg ikke så godt for hendelser som strekker seg over tid. Det er ikke fleksibelt nok til å kunne tilpasses universitetets egenart.
- På instituttnivå er beredskapsplaner ikke så godt kjent, og det er ønske om å få mer eierskap til disse.
- Sentre under universitetsstyret er usikre på krav om beredskapsplaner og forholdet deres til øvrig beredskap.
- Internrevisjonen konstaterer selv at «Sentre under universitetsstyret har til dels falt utenfor beredskapsplanverket, og deres rolle og ansvar bør tydeliggjøres.»

Beredskapsøvelser:
- Bredere øvelser som ikke bare fokuserer på akutte, kortvarige sitasjoner som skyting og brann, men også langvarig krisehåndtering, f.eks. bortfall av IT-tjenester og omfattende sykdomsutbrudd.
- Beredskapsøvelsene er for topptunge. Institutter, sentre under universitetsstyret og de som potensielt er i «førstelinje» for en hendelse er sjelden involvert.
- Ha fokus på systemer for informasjon og kommunikasjon. Hvordan koordinere og spre informasjon til ulike grupper.

Beredskapsledelse i praksis:
- Fysiske møter og beredskapsmøter ble avholdt uten at man tenkte tilstrekkelig på smittefaren.
- Arbeidet i LOS kunne vært bedre koordinert.
- Under «beredskapsledelse i praksis» påpekes det også at vernetjenesten i ulik grad ble involvert i samspillet med beredskapsledelsen.

Informasjon og kommunikasjon:
- Det har variert hvilken informasjon som har foreligget og blitt kommunisert på engelsk. LOS og fakultetene ble mer bevisst på dette etter hvert.
- Budskapet tolkes ulikt av ulike enheter/ledere
- Det tar for lang tid før de fleste får informasjonen

Av Helene Lindqvist
Publisert 7. mars 2022 17:02 - Sist endra 7. mars 2022 17:02
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere