Kan ikke garantere at arkivet er intakt

Arkivverdige dokumenter og e-poster på UiO arkiveres i flere tilfeller feil, eller ikke i det hele tatt. – Tallene viser at vi er blitt bedre etter innføringen av ePhorte, sier assisterende HR-direktør Johannes Falk Paulsen

GODT NYTT: Assisterende HR-direktør Johannes Falk Paulsen kan ikke garantere at arkivet er fullstendig. Han framhever likevel at de dokumentene som faktisk er arkivert, er svært enkelt tilgjengelige i ePhorte.

Foto: Ola Sæther

Bare 18,8 prosent av saksbehandlerne ved UiO er «helt enig» i påstanden «På min enhet er vi kjent med regler og retningslinjer for når en e-post skal saksbehandles eller må tas vare på som dokumentasjon». En tredjedel sier seg litt eller helt uenig.

Det framgår av Enhet for intern revisjons (EIR) nylige gjennomgang av arkivfunksjonen ved UiO.

– Det er stor sannsynlighet for at ikke alt som skal ligge i UiOs arkiv, finnes der, medgir arkivleder for hele UiO, Astrid Optun.

Kan komme på avveie

For fire og et halvt år siden gikk UiO over fra fysisk arkivering til å benytte det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet ePhorte. Når en sak er ferdig saksbehandlet i ePhorte, er den også automatisk arkivert.

Etter å ha intervjuet ansatte i OPA, eSak og arkivledere, samt gjennomført en spørreundersøkelse blant flere hundre av UiOs saksbehandlere, konkluderer revisjonen med at ePhorte ikke har blitt det tjenlige verktøyet for hele UiO som man hadde håpet på ved innføringen.

Høy brukerterskel og et lite intuitivt system fører ifølge EIR til at en del dokumenter blir lagret eller arkivert i andre systemer, og i noen tilfeller lagret fysisk hos den enkelte medarbeider. Dette medfører igjen risiko for at saker kommer på avveier, eller at de ikke blir gjenfunnet ved innsynsforespørsler.

Misvisende funn?

Blant respondentene i spørreundersøkelsen er bare 34,1 prosent «helt enig» i påstanden «jeg bruker ePhorte til saksbehandling». 14,4 prosent er «helt uenig», mens 8,7 prosent svarer at spørsmålet ikke er aktuelt.

Men dette er ikke nødvendigvis så dramatisk som det høres ut, forklarer Optun:

– Mange av dem som er uenige, kan for eksempel være studiekonsulenter som bruker FS til saksbehandling. Derfor mener jeg respondentene i spørreundersøkelsen burde vært delt inn i kategorier, så som personal, studie og forskning. Da hadde vi lettere kunnet se hvor vi burde sette inn tiltak.

– Hva med at bare 18,8 prosent er helt enig i at personer ved deres enhet er kjent med regler og retningslinjer for når en e-post må tas vare på, er ikke det merkelig?

– Det kan du si. Men kanskje spørsmålet var rettet for bredt. Selv om 18,8 prosent høres lite ut, så var det kanskje akkurat disse som er nødt til å vite dette.

– Er ikke dette en situasjon enhver saksbehandler kan komme i?

– Vi har egne veiledninger for behandling av e-post, men det er klart at det kan komme en e-post til noen som ikke vet at den skal arkiveres. Dette handler om bevisstgjøring. Og her skiller ikke UiO seg fra resten av offentlig sektor, mener arkivlederen.  

– Rapporten er lite konkret

Optun gir internrevisjonen rett i deres vurdering av at det er problematisk at arkivledelsen ikke har noen myndighet overfor delarkivene.

Men alt i alt synes ikke arkivlederen at noe av det som er kommet fram etter internrevisjonens gjennomgang, er urovekkende.

– Nei. Det vil jeg ikke si. Hvis det skulle være noe, måtte det være internrevisjonens arkivkompetanse. Det er noe med at man må gjøre seg kjent med en god del nytt når man skal inn i et helt nytt fagområde og vurdere det.   

– Er det et problem for denne rapporten?

– Alle rapporter er farget av dem som har skrevet dem. Rett før ferien hadde USIT også en undersøkelse om administrative IT-systemer. Den satte fokus på aktuelle problemstillinger og var mer saklig. Denne rapporten er lite nyansert, og konkretiserer egentlig bare ting vi visste fra før.

– Bedre med ePhorte

Ifølge assisterende HR-direktør Johannes Falk Paulsen i OPA er arkiveringsrutinene blitt bedre etter innføringen av ePhorte.

– UiO har hatt en vekst i antall journalposter etter innføringen av ePhorte på over 50 prosent. Dermed arkiveres det mer nå enn før innføringen, selv om dette varierer mellom enhetene, opplyser han.

Samtidig som Falk Paulsen ikke kan gi noen garanti for at alt arkiveres løpende til enhver tid, framhever han at de dokumentene som faktisk er arkivert, er svært enkelt tilgjengelige i ePhorte. Det var ikke alltid tilfellet med det papirbaserte arkivet.

– Hvor alvorlig er det at UiOs arkiv er ufullstendig?

– UiO skal alltid søke å ha et så komplett arkiv som mulig til enhver tid. Tallene viser at vi er blitt bedre etter innføringen av ePhorte, og UiO vil fortsette arbeidet med å gå igjennom ulike saksområder for å sikre ytterligere.

– Er ePhorte på vei ut?

– Nei, det foreligger ingen konkrete planer om å bytte ePhorte ut på kort sikt. Derimot har vi sammen med andre universiteter begynt å diskutere hvordan framtidens arkiv kan se ut, gitt en virkelighet med mange elektroniske systemer og behov for integrasjon mellom disse.


Les også:

* – Vanskelig å argumentere mot en revisjon

 

Emneord: Arkiv Av Helene Lindqvist
Publisert 19. okt. 2012 10:46 - Sist endret 19. okt. 2012 11:15
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere