Kan spara 80 millionar på innkjøp

– Universitetet i Oslo kan spara inn 80 millionar kroner i året om innkjøpsrutinane blir betra, seier universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og økonomidirektør Marianne Mancini til Uniforum. Dei lovar no å styrkja innkjøpskompetansen og setja innkjøp på dagsordenen på heile universitetet.  

INNSPARING: – Dersom me blir endå flinkare til å inngå gode rammeavtalar og gjera gode større enkeltkjøp, og alle dei tilsette blir endå flinkare til å bruka dei, vil UiO kunna spara 5 prosent av dagens utgifter til innkjøp, seier universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og økonomidirektør Marianne Mancini.

Foto: Martin Toft

Rikrevisjonen hadde ingen vesentlege merknader til rekneskapen frå UiO for 2008. Dermed har UiO fått godkjent rekneskapen sin for andre året på rad. I åra frå 1998 til 2006 nekta Riksrevisjonen tre gonger å godkjenna rekneskapen til UiO.

– Me er glade for at rekneskapen for 2008 blei godkjend, men me skal ikkje lena oss tilbake i godstolen og ta det heilt med ro. Det er framleis ein del viktige område som kan stå i vegen for at rekneskapen for 2009 og åra framover, skal bli godkjent, dersom me ikkje gjer noko med dei, seier universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe og Marianne Mancini.

Handlar for 1,6 milliardar i året

Området som peikar seg ut ,er innkjøpsrutinane til UiO. Kvart år handlar universitetet for 1,6 milliardar kroner frå mellom 6000 og 8000 ulike leverandørar.

– Det kan vera alt frå pennar og papir til reiser og vitskapleg utstyr. I dag har UiO få og ofte for dårlege rammeavtalar. Det fører til at altfor mange ikkje er lojale mot dei avtalane me har, konstaterer økonomidirektør Marianne Mancini.
 

Kan spara inn fem prosent av utgiftene

Og universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe er viss på at det kan gi store innsparingar for heile universitetet.

– Me har rekna ut at dersom me blir endå flinkare til å inngå gode rammeavtalar og gjera gode større enkeltkjøp, og alle dei tilsette blir endå flinkare til å bruka dei, vil Universitetet i Oslo kunna spara 5 prosent av dagens utgifter til innkjøp, det vil seia rundt 80 millionar kroner, peikar ho på.

Både Bjørneboe og Mancini ynskjer difor å auka talet på rammeavtalar.

– For å få gode avtalar treng me god innkjøpsfagleg kompetanse, men minst like viktig er det at me får engasjert dei viktigaste brukarane av ulike typar innkjøp. Eit døme på det er fakulteta for odontologi, medisin og matematisk-naturvitskaplege fag som har avtalar med leverandørar av kjemikaliar. På det området gjer me innkjøp for 143 millionar kroner årleg, trekkjer Mancini og Bjørneboe fram.

Økonomidirektøren ser ingen grunn til at UiO skal vera snille med leverandørane.

– Dei er alle ute etter å skaffa seg ei høgast mogleg forteneste. Det fører til at dei kan utnytta velviljen til universitetet. Det er difor viktig at me lagar så gode rammeavtalar som mogleg for universitetet, og fylgjer dei. Gevinstane kjem over tid. Me har ikkje god nok kunnskap om kva me kjøper og kva som er viktig for å inngå dei beste avtalane. Difor vil me på mange område først gjera dei verkeleg gode avtalane den andre gongen me gjer dei, trur ho.

– Må samarbeida om innkjøp

Andre statlege institusjonar har sett innkjøp i høgsetet for lenge sidan.

– Me må også samarbeida med institusjonar utanfor UiO, til dømes sjukehusa og dei andre store universiteta. Dei er alle komne ganske mykje lenger på innkjøp enn oss. For å profesjonalisera arbeidet, vil me tilsetja folk med merkantil kompetanse og annan innkjøpskompetanse. Me bør ha fire innkjøpsfaglege miljø, som assisterer alle einingar som gjer innkjøp på over 100 000 kroner, seier Mancini.

– Rigide reglar

Det statlege regelverket er strengt på dette området.

Standarregel for innkjøp;:

Alle innkjøp på meir enn 100 000 kroner over tre år, skal ut på tilbod til fleire leverandørar. Når det gjeld innkjøp på over 500 000 kroner skal det ut på tilbod i heile landet, medan alle innkjøp som har ein verdi på over 1,65 millionar kroner skal lysast ut på tilbod i heile EØS-området.
 

– Staten har svært rigide reglar for innkjøp, men dei er likevel til for å bli fylgde. Nettopp difor bør UiO ha nokre spesialistar som gjer at universitetet fylgjer dei strenge krava og gjer dei gode innkjøpa, seier Bjørneboe.

Begge er einige i at det er ei leiaroppgåve å passa på at rammeavtalane til UiO blir brukte i størst mogleg grad.

– Leiarane skal framleis ha ansvaret for å sikra at innkjøpa ved eininga både er lovlege og at me får rett kvalitet og god pris. Dei må i tillegg syta for at system og avtalar blir brukte. Kvar tilsett får mindre personleg fridom til å handla der han eller ho vil, men den akademiske fridomen handlar ikkje om det, om det var nokon som hadde trudd det. Me må standardisera det me kjøper, der ikkje spesielle behov skulle tilseia noko anna, understrekar Mancini, som minner om at det finst reglar for korleis dei aller fleste større innkjøp skal handterast.

I dag har UiO byrja å byggja ut eit elektronisk innkjøpssystem. I løpet av 2010 skal alle einingar gjera alle kjøpa sine via innkjøpssystemet.

– Me vil med det få ei heilt anna innsikt i kva me kjøper frå kven. Systemet sikrar også at me automatisk dokumenterer innkjøpa våre. Utfordringa blir å få til gode rutinar både for kvardagskjøp og for tyngre innkjøp. Skal me ta inn ein gevinst, må me lykkast her, presiserer Mancini.

– Målet er at me får profesjonalisert samtidig som det skal vera mest mogleg smidig for dei tilsette å gjera dei innkjøpa som dei må gjera i samband med jobben, understrekar økonomidirektøren.

– Vil opp i eliteserien

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe er overtydd om at det skal bli mogleg å få til.

– UiO skal opp i eliteserien også når det gjeld innkjøp. Det vil gi oss større økonomisk handlingsrom, og det vil koma heile universitetssamfunnet til gode. Difor må me verdsetja kompetansen på innkjøp langt meir enn i dag, synest ho.

Den 30. november skipar Universitetet i Oslo til innkjøpardagen. Temaet er "Korrupsjonsrisikoen  ved anskaffelser". Foredragshaldar er advokat Erling Grimstad.

Emneord: Universitetspolitikk, Økonomi Av Martin Toft
Publisert 12. nov. 2009 15:44 - Sist endra 17. nov. 2009 14:44
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere