Krev elektronisk arkiv ved UiO

Universitetet i Oslo må innføra eit elektronisk arkiv og sakshandsamingssystem no. Det krev dei arkivansvarlege ved Sentraladministrasjonen, HF og OD. - UiO er ei sinke på dette området samanlikna med andre universitet og høgskular, slår dei fast.

SINKE: - UiO er ei sinke i arbeidet med å innføra elektronisk arkiv og sakshandsaming , meiner dei tre arkivansvarlege, Vilborg Halldís Ísaksdóttir, Åse Trandheim, og Gunn Bjella Sæther.
Foto: Ola Sæther

Det er dei tre arkivansvarlege Vilborg Halldís Ísaksdóttir, Sentraladministrasjonen, Åse Trandheim, HF og Gunn Bjella Sæther ved Det odontologiske fakultetet som no tar bladet frå munnen og fortel kor utdatert arkivsystemet er blitt ved universitetet.

- Etter innføringa av Classfronter finst mange eksamensoppgåver berre i elektronisk form. Dette er eit format som ikkje er godkjent av Riksarkivet. Det fører til at me heller ikkje kan oppfylla leveringsplikta vår overfor Riksarkivet, fortel dei tre arkivansvarlege. Dei meiner at innføring av eit elektronisk arkiv med eit oppdatert elektronisk arkivsystem kan løysa ein del av dei problema dei opplever i dag.

Ingenting har skjedd

- Universitetet i Tromsø er det universitetet i Noreg som har kome lengst på dette området. Der har dei hatt elektronisk dokumenthandtering sidan 1998 og innførte elektronisk sakshandsaming 1. april i år. Dei andre universiteta og mange høgskular er i ferd med å gjera det same. Unntaket er Universitetet i Oslo som ligg langt bak i utviklinga på dette området, konstaterer dei.

Arkivtenesta ved UiO blei omorganisert i 1999, og då var planen å innføra elektronisk arkiv og sakshandsaming i løpet av få år. Gjennom lang tid har dei vore tolmodige og rekna med at det ville blitt tatt tak som skulle gjera det mogleg å få eit moderne elektronisk arkiv ved UiO også. Etter deira meining har ingenting skjedd.

- Det blei endå klarare for oss etter arkivmøtet me nyleg hadde med dei arkivansvarlege for dei andre universiteta og høgskulane. Det var berre tilbakeblikka fram til år 2000 me kjente oss igjen i. Det som hadde skjedd seinare, kunne me berre drøyma om, registrerer dei.

Alle tre viser til at Utdannings- og forskingsdepartementet i tildelingsbreva til UiO frå 2001 til 2004 understreka at elektronisk tenesteyting skal vera hovudløysinga for samhandlinga mellom forvaltinga og brukarane. Dessutan står det at "elektronisk saksbehandling skal være det normale og akseptert på lik linje med papirbaserte løsninger. Institusjonene skal legge til rette for dette."

Innført i departementa

- Dette er forpliktande. Departementa og andre offentlege organ har allereie tatt i bruk elektronisk arkiv og sakshandsamingssystem. Difor meiner me at det no er på høg tid at universitetsleiinga set ned ei styringsgruppe som kan greia ut ein plan for innføring av eit elektronisk arkiv ved UiO.

- Ved NTNU tok det fire år frå ei slik gruppe blei sett ned til universitetet no held på å opna eit elektronisk arkiv. Me bit dessutan ikkje på argumenta om at arbeidet med gjennomføringa av det nye løns- og personalsystemet (POLS) må prioriterast først. Det eine utelukkar ikkje det andre, synest me, seier dei til Uniforum.

- Den elektroniske utviklinga går sin gang, også ved UiO. Universitetsleiinga sender ut høyringar på e-post og vil ha høyringsfråsegner tilbake på e-post. Fleire einingar har tatt i bruk skanning av dokument utan at desse kan integrerast i det arkivsystemet me brukar i dag. Bruk av UiOs web til arkivering av emnepresentasjonar er også eit døme på løysingar som fører til dobbeltarbeid fordi dei ikkje blir tatt vare på i godkjent lagringsformat og difor må takast ut i papirform, understrekar dei.

- Det beste er å få eit oppdatert elektronisk arkiv så fort som mogleg, ber dei tre arkivansvarlege, som no synest universitetsleiinga bør handla.

- Det nyttar ikkje lenger å sitja med hendene i fanget. Dette er ei sak som må forankrast på topplan.

Arkivleiar Bente Berggren er einig med desse tre i at det bør innførast elektronisk arkiv og sakshandsamingssystem ved UiO så snart som mogleg.

- Arkivleiinga håpar å få sett i gang planarbeidet frå nyttår, seier ho til Uniforum.

Emneord: Arbeidsforhold, Universitetspolitikk Av Martin Toft
Publisert 15. juni 2005 11:49 - Sist endra 10. des. 2008 15:22
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere