UiO ryddar opp i bruken av personopplysningar

Det var professor Jon Bing ved Institutt for rettsinformatikk som saman med kollega Dag Wiese Schartum ved Avdeling for forvaltingsinformatikk som nyleg uttrykte uro over om UiO etterlever reglane i lova om personopplysningar.

I eit brev datert 29. januar i år gjorde dei universitetsleiinga merksam på at dei personlege opplysningane studentar og tilsette måtte gi frå seg då dei registrerte seg i Classfronter, på StudentWeb eller hos Berg-Hansens reisebyrå, kunne vera i konflikt med denne lova.

I eit intervju med Uniforum denne veka peika Jon Bing på at UiO i fleire tilfelle bryt lova for korleis slike opplysningar skal handsamast. Han og Schartum viste til bruken av det webbaserte undervisningssystemet Classfronter, registrering av opplysningar om kva land studentane kom frå ved pålogging via StudentWeb og kravet til dei tilsette ved UiO om å registrera ei rekkje personopplysningar hos Berg-Hansens reisebyrå.

Set i gang naudsynte tiltak

Universitetsdirektør Hanne Harlem stadfestar at UiO er klar over dette, og at dei vil setja i gang naudsynte tiltak.

- Universitetsleiinga blei allereie i haust gjort merksam på at det var visse aspekt ved bruken av Classfronter som ikkje var godt nok dokumentert, og at informasjonen til brukarane ikkje var god nok. Me har no sett i gang arbeidet med å få dette på plass, opplyser Hanne Harlem til Uniforum. Det mest kjenslevare brotet på lova om personopplysningar var truleg spørsmåla om etnisk opphav som blei lagde ut i samband med registreringa via StudentWeb.

- Dette er opplysningar som det blir kravd konsesjon for å kunna samla inn. Då me blei merksame på dette i midten av januar, blei spørsmåla fjerna. Desse spørsmåla blei lagde inn i samband med eit prosjekt for å få fleire studentar med utanlandsk opphav til å studera ved UiO, forklarar universitetsdirektøren. Også når det gjeld innhenting av personlege opplysningar om tilsette når dei registrerer seg som kundar hos Berg-Hansens reisebyrå, skal det no ryddast opp i.

- Som universitetsdirektør har eg tatt initiativ til at det skal etablerast rutinar slik at administrering av tenestereiser gjennom avtalen med Berg-Hansens reisebyrå blir i samsvar med personopplysningslova, seier Harlem.

Ho avviser at det ligg inne opplysningar om den etniske bakgrunnen og opphavslandet til foreldra i den brukaradministrative klienten bofh slik som det blir hevda i brevet frå Bing og Schartum.

- Det må skuldast ei misforståing og er i alle fall ikkje korrekt, understrekar ho.

Varslar plan for personvern ved UiO

- Kva vil leiinga no gjera for betre å ta vare på personvernet?
- Handsaming av personopplysningar ved universitetet skal sjølvsagt vera i samsvar med personopplysningslova. Overgangen frå personregisterlova til personopplysningslova førte likevel med seg store endringar for universitetet. Prosessen med tilpassing til det nye lovverket har gått føre seg lenge, men er ikkje i hamn. Men så langt har prosessen blant anna resultert i oppnemninga av eit eige personvernombod for administrative handsamingar av personopplysningar, fortel Harlem. Ho viser også til at det blei sett i gang arbeid med dette for over eit halvt år sidan.

- I fjor sommar sette Universitetsdirektøren ned ei gruppe som fekk i oppgåve å gå gjennom dei krava personopplysningslova set til handsaming av personopplysningar. Gruppa skal gjennomgå eksisterande rutinar og koma med forslag til ein heilskapleg plan for personvern ved universitetet, opplyser Hanne Harlem til Uniforum.