Riksrevisjonen har ikke godkjent UiOs regnskap for 2002

Riksrevisjonen har ikke godkjent universitetets regnskaper for 2002. Årsaken til dette er ifølge Riksrevisjonen usikkerhet rundt viktige poster i regnskapet og store svakheter i den interne kontrollen av lønnsutbetalinger og innkjøp. - Vi har sett at rutinene for lønns- og innkjøpsområdene er svake, men vi har ikke avdekket vesentlige beløpsmessige feil, opplyser ekspedisjonssjef Svein Gunvaldsen i Riksrevisjonen.

- Den store eksamenen blir regnskapet i 2003, mener regnskapssjef Hans Mossin og fungerende universitetsdirektør Inger Stray Lien.
Foto: Ola Sæther

- Dette er ingen morsom situasjon, men heller ikke en situasjon vi ønsker å dramatisere, uttaler fungerende universitetsdirektør Inger Stray Lien på en intern pressekonferanse i forbindelse med Riksrevisjonens vedtak. Tilstede er også regnskapssjef Hans Mossin og informasjonsdirektør Helge Kjøllesdal.

De tre gir endringer i arbeidet med budsjettering og regnskap mye av skylden for at regnskapet for 2002 ikke er blitt godkjent.

- UiO ble fra 1.januar i 2001 en nettobudsjettert virksomhet, noe som innebar en overgang fra kontantprinsippet til regnskapsprinsippet. Praktiseringen ble utledet høsten 2002 med virkning fra regnskapsåret 2002. Vurderinger knyttet til denne praktisering ligger til grunn for dialogen med Riksrevisjonen, sier Mossin.

Han forteller at UiO`s vurderinger av skille mellom eksterne midler og bevilgningsfinansierte midler, internhandelsbegrep og praktisering av periodisering er temaer hvor Riksrevisjonen har lagt til grunn et annet syn enn UiO i regnskapsførselen for 2002.

Kunne vært enda verre

- Det dreier seg om relativt store beløp, blant annet om et feilaktig akkumulert underskudd på 94 millioner kroner?

- Spørsmålet dreier seg om hvordan vi vurderer verdiene i balansen, opplyser Mossin og forklarer at overgangen til nettobudsjettering i 2001 forutsatte en ny vurdering av universitetets verdier.
- Det er ingen enkel sak å fastslå verdier i denne størrelsesordenen, og her har Riksrevisjonen gått tilbake og funnet at det knytter seg usikkerhet til et større beløp i balansen, sier han.

- Det er viktig å understreke at nettoverdien av balansen er den samme. Det er ingen penger som er forsvunnet. Dette ville ha vært verre hvis det hadde dreid seg om misbruk av penger, skyter Stray Lien inn.

- Samtidig er det viktig at vi har et presist bilde av universitetets verdier, og vi skal ha en ambisjon om at UiO som en stor offentlig institusjon skal presentere et korrekt regnskap, understreker informasjonsdirektøren.

Riksrevisjonen stiller også spørsmål ved håndteringen av internhandelen ved UiO. Hva er deres kommentar til dette?

Inger Stray Lien trekker frem internhusleien som ble innført i 2001 som et eksempel.
- Internhusleien har først og fremst en økonomisk oppdragende effekt ved at den synliggjør hva det koster å bruke arealer. Det vi ikke i tilstrekkelig grad har håndtert i tråd med Riksrevisjonens krav, er hvordan dette framstår i regnskapet, innrømmer hun.

Ulik praktisering og ulike vurderinger i de administrative enheter er ifølge de tre også hovedårsaken til manglende konsistens i periodiseringen av eksternt finansiert virksomhet.

- Vi har hatt en overgang fra kvartalsmessig til månedlig periodisering. Dette krever en mer detaljert regnskapsførsel og har gitt nye regnskapsmessig utfordringer, påpeker Hans Mossin.

Inger Stray Lien legger til at det i mange tilfeller er vanskelig å finne en fornuftig periodisering.

- Riksrevisjonen har også påvist betydelige svakheter i den interne kontrollen med lønns- og innkjøpsområdene.

- Dette ser vi alvorlig på, sier Stray Lien. Hun forteller at det er blitt laget en egen tiltaksplan for lønnsområdet og at universitetsledelsen er i ferd med å utarbeide en konkret handlingsplan for å styrke innkjøpsområdet.

En stor jobb

- Hva vil universitetet gjøre for å sikre at regnskapet for 2003 blir godkjent?

Inger Stray Lien opplyser at universitetsledelsen har hatt et møte med Riksrevisjonen hvor man har gått gjennom de forskjellige elementene i brevet. Sammen med universitetets rektor skal hun ha et nytt møte med Riksrevisjonen. Universitetsledelsen skal dessuten i løpet av den nærmeste framtid, presentere en konkret tiltaksplan for Riksrevisjonen og for Universitetsstyret.

- Riksrevisjonen gjør det den kan for å hjelpe oss til å sette fokus på de områder hvor vi har problemer, og vi er glad for at den har gjort dette så grundig, uttaler hun.

- Vi innser at vi har en stor jobb foran oss. Det er viktig å se på hvordan man praktiserer regnskapsførsel i de ulike avdelingene, og vi vil legge vekt på opplæring som en langsiktig og kontinuerlig prosess, sier hun.

Kjøllesdal legger til at det også er viktig å styrke informasjonen og kommunikasjon mellom sentraladministrasjonen og de lokale enhetene.
- Det kan også være aktuelt å vurdere en større grad av sentral kontroll med regnskapsførselen i de lokale enheter, sier han.

Totalvurdering bak Riksrevisjonen vedtak

Ekspedisjonssjef Jens Gunvaldsen i Riksrevisjonen er enig i at de fire første punktene i brevet gjelder forhold som kan knyttes til omlegging til nye regnskapsprinsipper.

- UiO har gått over til nettobudsjettering og har fått nye krav til hvordan regnskapet skal presenteres. Det må være et etterprøvbart skille i regnskapet mellom basisfinansiert og eksternt finansiert virksomhet. Dette er ingen ny utfordring for universitetet, men kravene om en mer forretningsmessig regnskapsførsel har bidratt til å synliggjøre problemstillingene, sier han.

- Riksrevisjonen viser til et feilaktig akkumulert underskudd på 94,1 millioner fra perioden før 1. januar 2001. Hvorfor ble regnskapet for 2001 godkjent?

- I fjor godtok vi regnskapene, men med vesentlige merknader. I år var det såpass mange forhold og så vidt store beløp det knyttet seg usikkerhet til, at vi ikke fant å kunne godkjenne regnskapet, opplyser ekspedisjonssjefen.
- I 2002 har departementet også vært tydeligere på hvilke krav som stilles til regnskapet, og UiO har hatt bedre tid til å gripe fatt i de forhold som vi tidligere har påpekt, tilføyer han.

- Hvilke forhold anser du som mest alvorlige?

Gunvaldsen vil ikke svare direkte på spørsmålet.
- Dels dreier det seg om å gjøre en opprydding i enkelte gamle poster i regnskapet. Dels må det utvikles nye rutiner for å sikre at data om den økonomiske virksomheten kommer riktig inn i regnskapet. Den siste utfordringen er mest krevende, og her er det viktig å erkjenne at man må jobbe langsiktig og at det kreves en dyptgripende gjennomgang av rutiner, sier han.

- Slik brevet fraRriksrevisjonen er utformet, virker det som om det først og fremst er usikkerhet rundt poster i regnskapet som er lagt til grunn når regnskapet ikke kan godkjennes. Er det ikke vel så graverende at universitetet ikke har god nok kontroll med innkjøp og lønnsutbetalinger? og her kan man vel heller ikke skylde på omleggingsproblemer?

- Når vi ikke godkjenner regnskapet, er dette ut fra en totalvurdering, svarer Gunvaldsen.
- Det er riktig at det her ikke dreier seg om omleggingsproblemer. Dette er basisfunksjoner som må fungere i enhver organisasjon, sier han, men legger til:
- Vi har sett at rutinene for lønns- og innkjøpsområdene er svake, men vi har ikke avdekket vesentlige beløpsmessige feil.

- Er det noen enheter som synder mer enn andre, eller er feil i regnskapsførselen og manglende kontroll med innkjøp- og lønnsutbetalinger et generelt problem?

Gunvaldsen innrømmer at kvaliteten på data og rutiner varierer, men vil ikke gå nærmere inn på hvilke enheter som gjør det godt eller dårlig. - Dette kan variere med i hvilken grad ledelsen lokalt engasjerer seg i administrativ utvikling, kompetanse og kvalitetssikring, sier han.

- Riksrevisjonen har tidligere antydet at problemene ved UiO kan sees i sammenheng med en utstrakt desentralisering. Bør universitetet vurdere en sterkere sentralisering av økonomistyringen?

- Det er opp til universitetets ledelse å avgjøre hvordan man vil organisere økonomistyringen, svarer Gunvaldsen.
- Mitt inntrykk er at universitetsledelsen tar dette alvorlig og at det jobbes for fullt med å lage handlingsplaner som skal sikre at regnskapene for 2003 får den nødvendige kvalitet. Vi har en god dialog med UiO, og vi vil opprettholde en fortløpende diskusjon på dette feltet, sier han og tilføyer:

- Vi har tillit til at universitetet nå rydder opp i de mer kortsiktige forhold, og at vi i løpet av 2003 vil begynne å se resultater av de mer langsiktige utviklingsprosesser som nå settes i gang.

Brevet fra Riksrevisjonen

I et avsluttende revisjonsbrev datert 22. august gjør Riksrevisjonen rede for bakgrunnen for at regnskapet for 2002 ikke er blitt godkjent.

- Balanseposten "Andre avsetninger for forpliktelser" bevilgningsfinansiert virksomhet pr. 31. desember 2002 inneholder feilaktig et akkumulert underskudd på 94,1 mill. kroner fra perioden før 1. januar 2001.
- Balanseposten "Prosjektfordringer" og "Prosjektgjeld" tilknyttet eksternt finansiert virksomhet forstås å inkludere internhandel. Dette bidrar til en overvurdering av postene etter Riksrevisjonens vurdering anslått til 209 mill. kroner.
- Det er ikke konsistens i benyttede prinsipper for periodisering av eksternt finansierte prosjekter. Dette bidrar blant annet til at posten "Prosjektfordringer " i balansen ikke er fullstendig.
- Prosjekter under kategoriene "posteringsfullmakter", "belastningsfullmakter" og "statlige øvrig" inngår i balansepostene "Prosjektfordringer" og "Prosjektgjeld" med netto gjeld, av Riksrevisjonen anslått til 115 mill. kroner. Det synes uklart i hvilket omfang dette gjelder reelle prosjekter.

Revisjon av lønns- og innkjøpsområdene har i tillegg vist betydelige svakheter i den interne kontrollen, herunder:
- Manglende dokumentasjon som grunnlag for postering og utbetaling av variabel lønn.
- Manglende avstemming mellom hovedbok i regnskapssystemet og lønnssystemet.
- Manglende dokumentasjon i innkjøpssaker.
- Manglende kontrollfunksjoner og oppfølging av innkjøpsprosesser.

Av Grethe Tidemann
Publisert 2. sep. 2003 18:23 - Sist endret 10. des. 2008 15:45
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere