Nye postrutinar møter motbør

Forrige Innhold Neste Uniforum nr. 10 1999


UTAN POST: Professor Oddbjørn Engvold ved Institutt for teoretisk astrofysikk var utan post i tre dagar etter at dei nye postrutinane blei innførte. (Foto: Ståle Skogstad)

Tregt, ufornuftig og lite effektivt. Det er ord som blir brukt om postgangen ved UiO etter at rutinane blei endra frå 1. juni.

Av Martin Toft

- Omlegginga av postsystemet verkar langt frå all fornuft. Universitetsleiinga må syta for kvalitetssikring før slike vedtak blir gjort. Det seier professor Oddbjørn Engvold ved Institutt for teoretisk astrofysikk. Dei nye postrutinane har ført til at han har fått viktige dokument altfor seint.

Tre postlause dagar

- I tre dagar fekk eg ikkje post i det heile tatt. Og akkurat då sat eg og venta på fleire viktige manuskript som skulle brukast i det internasjonale tidsskriftet eg er redaktør for. Viss postgangen skal halda fram med å vera like treg, vil eg og andre på instituttet vurdera å be folk om å senda all post heim til oss, seier ein svært opprørt Engvold. Han hadde venta at dei ansvarlege for dette vedtaket på førehand hadde gjort seg betre kjende med dei miljøa vedtaket er meint å tena.

- Det går ikkje an å hersa med oss på denne måten. Det er vanskeleg å innsjå at me på dette instituttet ikkje sjølve skulle greia å sortera ut den posten som skal sendast vidare til arkivering. Eg finn dette heilt uakseptabelt og vil ha ei god forklaring på kvifor den doble sorteringa av posten blei innført. Det går heller ikkje an å venta på at det skal gå seg til, meiner han.

Omorganisering av arkiva

Den indirekte ansvarlege for endringa av postomberinga er fungerande arkivleiar Geir Walderhaug. Han forsvarar avgjerda om å leggja om postrutinane.

- Det er omorganiseringa av arkiva som er noko av årsaka til at dei tilsette får posten seinare på dagen no enn tidlegare. I staden for at kvart institutt eller grunneining har sitt eige delarkiv, vil dei fleste fakulteta få eitt delarkiv. Der blir posten sortert i institusjonspost og privatadressert post, forklarar Walderhaug. Sorteringa går ut på at all post der namnet til institusjonen står øvst, blir handsama som institusjonspost, medan all post som har påført namnet til den tilsette øvst på konvolutten blir handsama som privatadressert post. Deretter blir all institusjonspost registrert i arkivet. Til slutt blir posten delt ut til grunneiningane.

- Dermed får me eit nytt ledd i tilknyting til postgangen, og difor tar det lenger tid enn før. Samstundes gir det oss ei profesjonalisering av arkivtenesta ved universitetet slik at den er meir i samsvar med prinsippa i Offentleglova og Arkivlova, slår Walderhaug fast. Han understrekar likevel at UiO har to hovudmålsetjingar for omlegginga av postgangen.

- Privatadressert post skal vera i posthylla til den tilsette før arbeidsdagen er slutt, og postmappa med institusjonspost skal vera i posthylla til leiar for grunneininga morgonen etter, understrekar Walderhaug, som også vil presisera at det er Teknisk avdeling som er hovudansvarleg for postomberinga ved universitetet.

- Både Teknisk avdeling og arkivtenesta arbeider no med å retta opp feil som kan ha oppstått på grunn av at postrutinane har blitt endra.


Forrige Innhold Neste Uniforum nr. 10 1999

Publisert 17. juni 1999 15:18 - Sist endra 1. sep. 2014 13:54
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere