Innføring av nytt e-postsystem i rute

Universitetet vedtok våren 2013 å innføre Microsoft Outlook og Exchange som felles standard for e-post, kalender og rombestilling.

Rundt ni millioner kalenderoppføringer og over 191 millioner e-poster fordelt på ca. 70 000 e-postbrukere ble i første omgang flyttet over til Microsofts plattform.

USIT og tidligere Notes-brukere i tet

I januar startet overføringen av brukerne.

– De ansatte i Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ble flyttet først, opplyser underdirektør i USIT Kjetil Otter Olsen.

– USIT har relativt tunge e-postbrukere, i den forstand at de bruker e-postsystemet også til mange tekniske ting. Vi ønsket å teste overføringen på noen av våre mest kompliserte brukere, før vi satte i gang for fullt, forklarer han.

I neste omgang ble de rundt fem tusen som benytter kalendersystemet Notes, overført. Olsen forteller at brukerne flyttes i puljer på rundt tusen. Før påske skal alle i sentraladministrasjonen, samt de ansatte ved alle fakultetene unntatt Det matematisk-naturvitenskapelige, være overført til det nye systemet.

Optimal løsning

Om lag 2.500 brukere på Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, skal flyttes etter påske. Et par hundre ansatte på fakultetet er allerede flyttet over etter eget ønske, ifølge Olsen.

Han forteller at neste skritt blir å flytte snaut 10 000 personer med mer løs tilknytning til UiO, som f.eks. gjesteforskere.

I løpet av sommeren overføres studentene. Endelig dato er ikke fastlagt. Totalt dreier det seg om ca. 50 000 studenter, men noen av disse er også ansatt ved UiO.

– Har prosessen tatt lengre tid enn planlagt?

– For oss har det vært viktigere å gjøre dette riktig, enn å bruke kortest mulig tid, presiserer Kjetil Otter Olsen.

– De ansatte i USIT og ikke minst ute i de lokale IT-avdelingene har stått på dag og natt og gjort en fantastisk jobb de siste månedene. Gitt de ressursene vi har til rådighet, er dette den optimale løsningen, sier han.

Linus- og Mac-brukere sliter mer

– Mange ansatte ved UiO er kritiske til at universitetet velger Microsofts løsninger framfor åpen programvare. Det er blitt gjennomført en underskriftskampanje og spesielt Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet har mange kritiske røster. Er det derfor dere har utsatt dette fakultetet?

– Nei, årsaken til at vi velger å ta mat.-nat. til slutt, er den samme som gjorde at vi valgte å starte med de ansatte i USIT. På dette fakultetet er det mange som bruker e-postsystemet til mer kompliserte operasjoner.

– Har overføringene skapt problemer for de ansatte?

– De som bruker en windowsplattform, har hatt den enkleste overgangen. Ansatte som bruker Linux og Mac, har nok slitt mer enn gjennomsnittet og hatt behov for mer hjelp, vedgår han.

– Alt i alt har vi fått få feilmeldinger, og mitt inntrykk er at de fleste har opplevd en smertefri overgang.

Tidligere saker:

UiO innfører nytt epost- og kalenderverktøy

Utsetter innføring av nytt e-postsystem

Kjemper mot innføring av Microsoft Exchange på UiO

UiO må ha kontroll over sitt eget epostsystem (leserbrev)

Kjøper seg inn i Microsofts egen verden (leserbrev)