Utsetter innføring av nytt e-postsystem

– Hverdagen til de ansatte vil bli langt enklere når vi i oktober innfører Microsoft Outlook og Exchange som felles standard for e-post, kalender og rombestilling, opplyste IT-direktør Lars Oftedal og prosjektleder Øyvin Wormnæs i Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) til Uniforum i mai.

Nå er lanseringen av det nye systemet utsatt til 2014.

At USIT har vært gjennom en større omorganisering, er ikke årsaken til utsettelsen, ifølge Wormnæs.

– Dette gjør vi for at de ansatte skal oppleve minst mulig ulempe. Det er viktig at løsningen er god nok. Vi skal ikke bruke ansatte som forsøkskaniner, understreker han.

Det dreier seg om tidenes største digitale flytteoperasjon ved UiO. I løpet av de neste månedene skal rundt ni millioner kalenderoppføringer og over 191 millioner e-poster fordelt på mer enn 75 000 e-postbrukere flyttes over i et nytt e-postsystem.

Antallet har økt kraftig de siste månedene fordi mange har flyttet lokale foldere over til serveren. Det setter prosjektlederen pris på.

– Det er lettere å flytte lokal e-post nå enn etter overgangen. De fleste vil også synes det er en fordel å ha all e-post på serveren. Da er den også tilgjengelig fra mobil, nettbrett, i webmail og andre steder, påpeker han.

Overføring i to runder

Wormnæs forteller at overføringen til det nye systemet skal skje i to runder. Første skritt er å kopiere alle e-poster til Exchange, en operasjon de ansatte ikke skal merke noe til.

I første test tok kopieringen opptil 28 døgn. Nå tror prosjektlederen dette skal la seg gjøre på under en uke.

Neste skritt er selve overføringen, som skal skje puljevis. I denne runden vil USIT overføre alle endringer. Dette går raskere og vil ifølge USITs beregninger ta ca. to døgn.

– Først når vi vet nøyaktig hvor lang tid denne overføringen vil ta, kan vi fastsette en dato for utrulling i samarbeid med lederne i de lokale IT-avdelingene, presiserer Wormnæs.

Han beskriver denne runden som den kritiske, fordi brukerne vil være uten e-post i opptil tolv timer mens e-poster og kalenderoppføringer overføres til Exchange.

Smertefri prosess

For de ansatte i USIT og lokale IT-avdelinger vil dette bli en hektisk tid, men ved å legge overføringene til nattetimer og helger, håper USIT å gjøre prosessen så smertefri som mulig for de ansatte. Det er derfor viktig å styre unna ekstra travle tider som eksamensperioder når datoen for lansering skal fastsettes.

– I løpet av de nærmeste ukene vil en dato for lansering av Microsoft Outlook Exchange bli fastsatt, forsikrer Øyvin Wormnæs.

Informasjonsmedarbeider Gyda Kjekshus i USIT lover et storstilt opplæringsprogram både i ukene før og etter at det nye systemet settes i drift.

– Det er mange som i prinsippet ikke vil trenge kurs, men en del vil føle seg tryggere dersom de har sett dette på forhånd, svarer Kjekshus på spørsmål om hvorfor det er behov for et stort opplæringsprogram.

– For ansatte med spesielle brukerbehov, f.eks. personer som skal føre kalendre for andre, kan det uansett kan være lurt med et kurs, mener hun.