UiO innfører nytt epost- og kalenderverktøy

Frå oktober blir Microsoft Outlook innført som felles standard for epost, kalender og romtinging på UiO. – Fordelen er at alle dei tre tenestene blir integrerte, seier IT-direktør Lars Oftedal .

SPARER TID: Om IT-direktør Lars Oftedal og prosjektleiar Øyvin Wormnæs og dei 9000 andre som hevar lønn på UiO, sparer eitt minutt på å ha integrert epost, kalender og romtinging, vil det gi universitetet ein gevinst på 150 arbeidstimar for dagen

Foto: Ola Sæther

I dag brukar dei 9000 personane som hevar lønn frå Universitetet i Oslo, tre ulike system når dei skal gi beskjedar til kvarandre, planleggja møte i kalenderen og tinga eit møterom. Når dei sender ein epost, brukar dei Thunderbird, Webmail.uio.no eller Outlook, når dei skal leggja inn ein avtale i kalenderen, brukar dei Notes eller Google calendar, og når dei skal tinga eit møterom, brukar dei finnrom. Ingen av desse systema snakkar saman, slik at brukaren må ut og inn av desse ulike systema for å gjera ein endeleg avtale om møte og møterom med andre tilsette.

– Kvardagen til dei tilsette på UiO skal bli langt enklare når me i oktober innfører Microsoft Outlook og Exchange som felles standard for alle desse tre tenestene, opplyser IT-direktør Lars Oftedal og prosjektleiar Øyvin Wormnæs i USIT.

– Fleirtalet ville ha integrert system

– Alle vil få tilbod om eit frivillig kurs i korleis det nye systemet skal brukast, fortel  Wormnæs.  Både han og IT-direktør Lars Oftedal trur at UiO har vald rett, når dei kom fram til at det var Microsoft sitt tilbod som var det beste når målet var å få tre ulike system til å snakka saman.

– For halvtanna år sidan sette me i gang med ei brukarundersøking, der me sende ut eit spørjeskjema til 1000 av dei tilsette. Me fekk svar frå 371 av dei. I tillegg gjorde me personlege intervju med 25 personar, med ei viss overvekt av vitskaplege tilsette som var kritiske til dagens ordning.  Den eintydige konklusjonen var at fleirtalet ville ha eit integrert system som kunne kombinera både e-post, kalender og romtinging. Dessutan vil dei gjerne ha høve til å ha kontaktlister der, fortel Øyvin Wormnæs.

I samband med prosjekt Internt handlingsrom har dei rekna ut at om dei 9000 som hevar lønn frå UiO, sparar eitt minutt på at dei tre tenestene er integrerte, vil det gi ei innsparing på 150 timar dagen for UiO.

Tre finalekandidatar 

Etter den klare tilbakemeldinga dei fekk i brukarundersøkinga og i intervjua, sette dei i gang arbeidet med å finna ut kva system UiO skulle velja for å få eit best mogleg verktøy for dei tilsette.  Etter ei utlysing stod dei til slutt igjen med tre kandidatar, Zimbra, SOgo og Exchange.  Etter å ha gått gjennom alle krava dei hadde sett til desse tenestene, kom dei fram til at mest tenleg for dei UiO-tilsette ville vera at dei satsa på Microsoft Outlook Exchange.

– 3000 av dei UiO-tilsette er i dag anten brukarar eller har kjennskap til Outlook. Sidan så mange av dei tilsette allereie brukar systemet eller har kjennskap til det, vil det gjera det lettare å få det innført. Ulempa er sjølvsagt at UiO må vika frå prinsippet om at det skal vera opne kjeldekoder på dei programma me vel, men me vil likevel få lågare lisenskostnader enn i dag. For oss er likevel det aller viktigaste at me skal ha dataverktøy som støttar brukarane best mogleg. Då var det aldri tvil om at Microsoft Outlook Exchange alt i alt var den beste løysinga, fortel Wormnæs og Oftedal.

Begge peikar på at eit stort fleirtal av dei UiO-tilsette rett nok brukar operativsystemet til Microsoft, men tenesta skal også kunna brukast frå Mac, Linux og mobile einingar. Ein av konsekvensane av at UiO vil byta ut dei tre eksisterande dataverktøya med eitt som kombinerer epost, kalender og romtinging, er at kalendersystemet Notes hamnar på skraphaugen.

– Dei vitskaplege tilsette brukar ikkje denne felles kalenderen. Eit stort mindretal på 25 prosent brukar heller Google calendar. No gir me også dei eit tilbod som vil vera så bra at òg dei finn det formålstenleg å bruka den nye integrerte løysinga, trur Lars Oftedal.

– Har tetta igjen sikringsholet

– No har jo Microsoft Outlook hatt ord på seg for å vera ein lett inngangsport for virus og spam. Er den faren borte no?

– Det var eit hol i sikringssystemet tidlegare, men dette er no tetta igjen. Og gjennom den vanlege brannmuren som USIT har bygd rundt datatenestene på UiO, vil me klara å fanga opp slike farar på same måte som før, svarar Oftedal.

– Vil det vera mogleg å halda fram med å bruka Thunderbird og Webmail slik som før?

 – Ja, det vil ikkje vera noko problem for dei som føretrekkjer det, seier Øyvin Wormnæs.

– Og kva med dei som heller vil bruka mobil enn PC når dei skal leggja ein avtale inn i kalenderen?

– Det vil ikkje vera noko problem med Outlook Exchange, men det vil berre bli mogleg å bruka Outlook sin webmail, understrekar Oftedal.

Les også debatten om innføringa av det nye epost- og kalendersystemet.

 

Emneord: Arbeidsforhold, Universitetspolitikk, USIT Av Martin Toft
Publisert 22. mai 2013 16:06 - Sist endra 23. mai 2013 09:31

Andre og meget godt kvalifiserte UiO-ansatte har sagt og skrevet viktige ting om de tekniske og politiske sidene ved å innføre Outlook og Exchange. Se “ UiO må ha kontroll over sitt eget epostsystem” under ’Leserbrev’. Noen burde også absolutt se på den saksgangen som ligger bak beslutningen om å innføre Outlook og Exchange. Men jeg vil ta opp den sosiale sida ved saka som jeg er ekspert på: Hva vil Outlook og Exchange bety i det daglige arbeidet mitt som menig ansatt ved UiO.

Det store argumentet for å innføre Outlook og Exchange er kalender og rombestilling, og i intervjuet med Oftedal og Wormnæs kan vi lese at hver av de 9000 ansatte ved UiO vil spare ett minutt om dagen på å bruke Outlook og Exchange, noe som vil gi UiO en gevinst på 150 arbeidstimer om dagen. Dette er sjølsagt tøv.

Alle UiO-ansatte bruker ikke kalender og rombestilling daglig. Og de vil helst ikke kaste bort tid på å gjøre det heller. Det er for eksempel veldig sjelden jeg trenger å bestille et rom, og kalenderen har jeg ingen interesse av. Det vil si: Som så mange andre greier jeg meg godt uten å bruke en masse tid på å legge inn data om min gjøren og laten hele tida. (I stedet gjør jeg jobben min.) Og slik går det godt an å arbeide på UiO. Noen trenger å bruke kalender. Lederne seg imellom, for eksempel. De flyr i møter med hverandre hele tida. Vi andre går stille og rolig til våre faste møter, og kommer ellers når vi får en e-post. Veldig greit og ubyråkratisk. Og det siste er et nøkkelord: En kan ikke både bruke effektivisering av arbeidet - for alle - som argument for innføring av Outlook og Exchange, samtidig som en vil tvinge folk til å bruke en mengde tid og krefter på å fylle Outlook med innhold det stort sett ikke er bruk for. Særlig ikke når en for et par år siden tvang på oss SAP og “HR-portalen”. Spora skremmer.

SAP gjorde det sikkert lettere for noen i den andre enden å ordne opp med reiseregningene, mens vi andre - som reiser så lite som mulig, men fortsatt gjør jobben vår - må leve med et system som krever mer tid per dag av oss alle enn det de påstår Outlook og Exchange vil spare for noen forholdsvis få. (Til dere som underviser: Vi som ikke underviser, er nødt til å gjøre rede for når vi kommer og går i den mildt sagt tungvinte “HR-portalen”. Dere slipper.) Med SAP fikk vi et system som vi vel fortsatt må slite med i tillegg til Outlooks kalender - men der svært mange av oss føler at vi er nødt til å operere med et eget skyggeregnskap på regneark (der vi ser i samme sekund hvordan det ligger an med fleksiregnskapet) eller på papir! Det er både praktisk og nødvendig. Praktisk, fordi vi samler opp og fyller ut portalen en gang imellom. Slik sparer vi blant annet tid for UiO. Nødvendig, fordi SAP fortsatt ikke har kategorier for det arbeidet mange av oss faktisk gjør på UiO, og trenger å holde styr på. Grensesnittet vil jeg ikke engang snakke om … I det hele tatt: Ett tilfelle for Riksrevisjonen.

På en informatisk forholdsvis lekmann (men fagmann på andre områder) kan det virke som om UiOs ledelse vil at vi skal bruke dagen på administrere oss sjøl i stedet for å drive med det som er UiOs formål: forskning og forskningsbasert undervisning (med støttefunksjoner som bibliotek osv. som jeg representerer). Det som kan se vakkert ut fra toppen i den formelle organisasjonen (ett system for alt og for alle ved ett universitet osv), ser vi som arbeider på gølvet bare vil stelle til plunder og heft.

Men tilbake til Outlook og Exchange igjen. Jeg har en vag følelse av at jeg sjøl en gang har svart på uskyldige spørsmål fra USIT om hvordan jeg likte å måtte melde meg på flere steder for å gjøre ditt og datt, og jeg kan godt ha svart at det syntes jeg dårlig om. Men det betydde i så fall at jeg ikke ville bruke og ikke ville trenge kalender, system for rombestilling osv. Med et godt e-postopplegg (som vi har) greier vi å arbeide effektivt med uformelle løsninger. De formelle løsningene som en vil tvinge på oss, hindrer arbeidet. Hvis en mener noe med IHR, må en gjøre en helt annen vri. Min hverdag kommer ikke til å bli enklere med Microsoft Outlook og Exchange uansett hva Oftedal og Wormnæs måtte mene.

 

janengh@uio.no - 25. mai 2013 11:10

Det å nevne "Microsoft" og "enklare" i samme setning viser iallfall god humor!

timdu@uio.no - 27. mai 2013 14:13

The interview argues that room reservation+email+calender is 1) the thing that users most want, 2) is the most important IT measure to improve efficiency of everyone and 3) (assuming one accept point 1 and 2, the chosen route solves that.

 

In this comment, I choose not to argue against 1) or 2) other other aspects one may raise, I want to point out, however, in connection with 3 (``we have the solution'') what the NIKE sluttreport says about the room-reservation-crisis and it's solution, I quote:

 

``Exchange, som de andre løsningene, krever en integrasjon mot Syllabus for å kunne reservere rom som brukes til undervisning. Vi har ikke testet eller gått i dybden på integrasjon mot Syllabus.''

 

(page 14, from USIT's own sluttrapport, so it's not an initial testing-the-waters. Some of the  evaluations  of USIT are available at  http://www.usit.uio.no/prosjekter/nike/, they are parlty more nøktern than the ``wait and see how your hverdagsliv be simplified''). 

 

Martin

 

 

 

 

Martin Steffen - 29. mai 2013 09:54

De eneste ansatte som tjener på et nytt system er administrative ansatte. USITs egen undersøkelse viste jo at vitenskapelig ansatte og studenter knapt benyttet seg av hverken kalender eller rombestilling.

Jonas Sæther Markussen - 25. juni 2014 00:27
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere