Kan ikke love at problemene med lønnsutbetalinger snart blir løst

Et halvt år er gått siden Universitetet i Oslo tok i bruk lønns- og regnskapssystem til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) .

– Det er viktig at vi alle har litt tålmodighet nå i starten, uttalte universitetsdirektør Arne Benjaminsen i intervju med Uniforum like før iverksettelsen startet tredje mai. 

Seks måneder senere er det imidlertid fortsatt en god del som gjenstår før alt går på skinner. Universitetsdirektøren forteller om problemer knyttet til lønnsutbetalinger til korttidsansatte og problemer rundt bestillinger av varer og tjenester. En stor andel av UiOs fakulteter og institutter rapporterer dessuten om forsinkelser i arbeidet med regnskap og prognoser.

Store konsekvenser for et lite antall ansatte

– Det er viktig å huske på at vi har over 7000 ansatte i faste eller midlertidige stillinger som får riktig lønn til rett tid, understreker universitetsdirektør Arne Benjaminsen. Han forteller også om positive tilbakemeldinger fra ansatte som har ført reiseregninger i det nye systemet. 

– Men det er dessverre noen ansatte som fortsatt opplever at lønna ikke kommer til riktig tid, bekrefter han. Det dreier seg ifølge universitetsdirektøren om cirka hundre ansatte som primært jobber på kortere kontrakter eller på timebasis. 

– Selv om andelen ansatte som rammes, ikke er så stor, og summene det dreier seg om kan være relativt små, kan dette ofte være viktige penger for de det gjelder. Dette er et problem vi tar svært alvorlig, poengterer han.

Også et spørsmål om rutiner

Et eksempel på en enhet som har hatt ekstra store utfordringer knyttet til utbetaling av lønn etter at det nye lønns- og regnskapssystemet kom på plass i mai, er Kulturhistorisk museum som hyrer inn et stort antall personer til å arbeide på arkeologiske utgravninger om sommeren.

Men dette er et problem som berører alle enheter. Benjaminsen nevner også utbetaling av lønn til sensorer som eksempel.

– Problemet er todelt. Dels handler det om et behov for å videreutvikle de  tekniske løsningene, det vil si endringer som må gjøres ved selve systemet. Dels handler dette også om våre rutiner, forklarer han.

– Når det gjelder rutiner er vi takket være god opplæring og en grundig innsats fra dem som arbeider med dette sentralt og ute i enhetene, kommet et godt stykke på vei, legger han til.

Fakturaer som ikke blir betalt i tide

– Er problemene knyttet til bestillinger også delvis et resultat av at universitetets ansatte ikke har tatt i bruk nye rutiner?

– Nei, her handler det i hovedsak om å utvikle de tekniske løsningene, svarer universitetsdirektøren. 

– Hvilke konsekvenser har problemene med bestillinger fått. Har dette for eksempel medført at viktig utstyr ikke er blitt levert i tide?

– Nei, det har vi ikke registrert, svarer Benjaminsen.

– Konsekvensen har vært at betalinger går ut for sent. Vi klarer ikke alltid å betale til rett tid, og slik skal det ikke være. UiO er en stor og viktig kunde for mange virksomheter, og det er viktig for oss at vi også skal være en profesjonell kunde.

– Dette er et lønns- og regnskapssystem som brukes av store statlige virksomheter. Er du forbauset over at det tar så lang tid å få disse tingene på plass for UiO?.

–  Universitetet i Oslo er statens femte største arbeidsgiver. Når det gjelder ansatte, skiller vi oss fra andre statlige institusjoner ved at vi har relativt mange ansatte som ikke er i faste stillinger. At vi har utfordringer knyttet til bestillinger, skyldes at vi har en enorm bredde i virksomheten. Her bestiller vi alt fra avansert vitenskapelig utstyr, til il it-utstyr, gasser og dyr som skal brukes i forskningen, påpeker Benjaminsen.

Forsinkede regnskap og mangelfulle prognoser

– De fleste enhetene ved UiO er sent ute med innlevering av regnskaper i høst. Flere fakulteter og institutter melder også om problemer med å lage rapporter og sette opp prognoser som et resultat av innføringen av et nytt økonomisystem. Hvilke konsekvenser får disse forsinkelsene for UiO?

–  Det er riktig at vi har måtte utsette lukking av regnskapet i høst, men dette gjør ikke så mye. Vi er trygge på at vi vil kunne levere et reviderbart regnskap i god tid før fristen. Det stemmer også at vi jobber med å få på plass prognoser med en ønsket kvalitet, svarer Benjaminsen.

Han forteller at grunnlag for regnskap og prognoser ligger klar i rapporter i egne UiO-oppsett utenfor løsningene.

– NTNU har utsatt iverksettelsen av nytt lønns- og regnskapssystem. Hva betyr dette for UiO?

– Vi er glade for denne beslutningen. Det betyr at DFØ kan sette en del utviklingsoppgaver for NTNU på vent og bruke ressursene til å rydde av veien de tingene vi fortsatt strever med.

– Universitetet i Bergen som tok systemet i bruk allerede i januar, har slitt med mange av de samme utfordringene som UiO når det gjelder lønn til korttidsansatte og bestillinger. Ser du at UiO burde ha ventet med å ta systemet i bruk?

– Vi tok beslutningen om å starte i mai etter grundige risikovurderinger. Det gamle systemet var modent for utskiftning,  og anbefalingene vi fikk, gikk ut på at risikoen ved å fortsette med det gamle systemet var større enn risikoen ved å ta i bruk et nytt system. For oss var det dessuten nyttig å starte litt etter Universitetet i Bergen.

– Universitetet i Tromsø starter iverksettelsen av systemet i januar. Er det en fare for at dette vil ta ressurser fra UiO?

– Universitetet i Tromsø er en mindre institusjon enn NTNU. Jeg er ikke redd for at implementeringen i Tromsø skal skape problemer for oss, svarer Benjaminsen.

– Vi samarbeider godt med Universitetet i Bergen om å komme fram til gode løsninger, og vi vil samarbeide tett og godt med Universitetet i Tromsø når de også er i produksjon, sier han.

Usikkert når problemene vil være løst

– Forventer du at problemene vil være løst innen utgangen av året?

– Jeg vil verken spå eller love noe om dette, presiserer universitetsdirektøren.

– Vi har et konstruktivt samarbeid med DFØ, noe som er viktig og nødvendig for å få løst problemene, og vi har mange ansatte som gjør en ekstraordinær innsats for å få dette på plass.

– Dette er ansatte som har gjort en ekstraordinær innsats helt siden forberedelsene til implementeringen startet i vår. Er det en fare for slitasje?

– Jeg håper ikke det, men vi er selvfølgelig i en tett dialog med våre ansatte spesielt nå etter korona, svarer universitetsdirektøren.

– Vi har engasjert ti personer ekstra for å arbeide med dette, og vi er opptatt av at ledere skal følge opp de ansatte som er involvert i dette arbeidet, forteller universitetsdirektøren og presiserer at dette blant annet inkluderer å holde nøye oversikt over bruken av overtid.  

–  Opplever du at det er stor misnøye med systemet blant de ansatte ved UiO?.

– Nei, jeg opplever at brukerne av det nye systemet har stor forståelse for at dette er krevende. Vi forventet ikke at dette skulle være friksjonsfritt.

* Les mer i Uniforum: Robert Marc Friedman etter innføring av nytt lønns- og regnskapssystem: – Det var som om jeg ikke eksisterte