Flertallet av Si fra-varslene avvist som reelle varsel

I fjor ble 13 av 20 innmeldte Si fra-varsel fra ansatte vurdert på UiO til ikke å omhandle «kritikkverdige forhold», og dermed ikke være reelle varsel.

HØRER HJEMME ANDRE STEDER: – Om en innmelder har en uenighet med noen, kan det for eksempel hende at vi tar kontakt og sier «ta det med din nærmeste leder», sier revisjonsdirektør Jørgen Bock.

Foto: Ola Sæther

Gjennom det krypterte nettskjemaet Si fra kan ansatte på UiO varsle direkte til Enhet for internrevisjon (EIR) om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Flertallet av sakene som ble meldt inn som varsel i fjor, fikk imidlertid ikke denne statusen av UiO. I stedet ble 13 av 20 innkomne saker vurdert til å «ikke omfattes av arbeidsmiljølovens varslingsregime».

Varsling gjennom Si fra

*Si fra er en kanal for ansatte og studenter til å gi ulike tilbakemeldinger til UiO.
* Ansatte har tre ulike skjema å velge blant: «Varsling», «HMS-avvik» og «Daglig drift, renhold, avfall».
* Nettskjemaet for varsling er kryptert og blir sendt over sikker elektronisk linje til Enhet for intern revisjon (EIR).
* EIR har ifølge sin nettside «en uavhengig, objektiv bekreftelses- og rådgivningsfunksjon som har til hensikt å forbedre organisasjonens drift».
* Varsling er definert av UiO til «å gi informasjon om alvorlige kritikkverdige forhold, primært lovbrudd og brudd på allmenne etiske normer».
* Ansatte har rett til å varsle i tråd med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og i noen tilfeller plikt. Det er forbudt å gjengjelde varsler.

Les mer på UiO.no: Hva du som ansatt bør vite før du varsler

«ta det med din nærmeste leder»

Tallet går fram av internrevisjonens årsrapport for 2018.

– 13 av 20 innmeldinger i fjor var ikke varsel likevel. Hvordan kom dere fram til det?

– Vi vurderer innmeldingene etter UiOs kriterier for varsling, som overordnet er å informere om alvorlige kritikkverdige forhold, primært lovbrudd og brudd på allmenne etiske normer. Det kan for eksempel dreie seg om misbruk av offentlig midler, fare for liv eller helse eller trakassering, forklarer EIR-direktør Jørgen Bock

– For en som sender inn et varsel, kan det kanskje oppleves som en belastning å få beskjed om at saken ikke er alvorlig nok til å kategoriseres som et «ekte» varsel?

– Ja, men det er ikke sånn vi sier det. Om en innmelder har en uenighet med noen, kan det for eksempel hende at vi tar kontakt og sier «ta det med din nærmeste leder». Andre ganger tilbyr vi oss å sende saken videre til servicetorget eller eiendomsavdelingen. Det gjelder saker som handler om ting som lys og varme, parkering og bilkjøring, sier Bock.

– Så de sakene dere sorterer ut, er helt opplagt utenfor?

– Vi benytter oss av UiOs kriterier for varslinger, ja. Men også de andre får tilbakemelding fra oss eller blir videresendt til behandling.

At det kommer inn en del via Sifras varslingskanal, som ikke kan kategoriseres som varsel, er ikke noe problem for revisjonssjefen.

Jeg synes det er fint at folk på UiO har en lav terskel for å melde fra, sier han.

Samarbeider med personalavdelingen

I årsrapporten for 2018 er de 20 innmeldte sakene kategorisert. Seks har fått merkelappen «Varsler om kritikkverdige forhold» og én sak dreier seg om «uønsket seksuell oppmerksomhet». Det er disse syv som er regnet av UiO som alvorlige eller innenfor arbeidsmiljølovens varslingsregime.

 De øvrige sakene er «klage på arbeidsmiljø» (3), «klage på bygg og anlegg» (6), «Klage rutiner eller system» (1) og «Ikke UiO varsel eller sak» (3).

Hva som skal regnes som et varsel, er for øvrig ikke noe EIR beslutter alene. Sammen med avdeling for personalstøtte har EIR opprettet et «uformelt varslingsråd», forteller Bock.

Hva ligger i at rådet er uformelt?

– Det er ikke noe formelt organ med et eget mandat, men noe vi har blitt enige om å ha for å sikre gode og forsvarlige prosesser, sier Bock, og utdyper:

– Når vi mottar et varsel tar vi kontakt med en jurist i personalavdelingen. Det er internrevisjonens oppgave å følge opp at varselet blir riktig behandlet, og her kan det ligge en del tverrfaglige problemstillinger. Disse kan blant annet dreie seg om organisasjonspsykologi, arbeidsrett, eller internkontroll.

– Kan dette samarbeidet med personalavdelingen komme i konflikt med internrevisjonens uavhengige rolle?

– Det synes jeg ikke. I alt arbeidet internrevisjonen utfører, er vi i dialog med resten av virksomheten. Og vi vurderer alltid egen uavhengighet og kapasitet i henhold til standarder og etiske regler, forsikrer Bock.

Ringer og etterlyser status

En ansatt som sender inn varsel via Si fra, vil i løpet av få dager få en melding fra EIR om at varslet er mottatt, og om hvem som er satt som behandler av det. I utgangspunktet skal det plasseres på lavest mulig nivå.

– Når vi plasserer varslet er vi nøye med at den som skal være behandlingsansvarlig ikke er omfattet av varslet. Hvis vi er usikre på om omvarsledes leder også er rammet eller kan være involvert, vil vi heve det til neste nivå. Unntaksvis kan det også forekomme at vi plasserer varslet ut av linja, som til personalstøtten, forklarer revisjonsdirektøren.

Etter at varslet er overført er det ikke lenger EIR som har ansvar for å følge det opp og involvere de rette instansene. Men de følger likevel med:

– En sak skal ikke kunne gjemmes bort. Vi følger opp at det skjer en fremdrift, blant annet ved å sjekke om det er kommet flere dokumenter i saken i arkivsystemet ePhorte. Om vi ikke finner noe, så ringer vi og etterlyser status, sier Bock.

Ikke i dialog med varsleren

– Følger dere også opp varsleren? For eksempel om vedkommende opplever at saken er godt håndtert?

– Nei, vi er ikke i dialog med varsleren. Det er det behandlingsansvarlig for varselet som er, sier revisjonsdirektøren.

Internrevisjonen går heller ikke nødvendigvis inn i konklusjonene i de ferdigbehandlete sakene:

– Vi har ikke mulighet til å ta stilling til det innholdsmessige i en personalsak. I saker som har med internkontroll å gjøre, kan vi derimot gå inn og påpeke svakheter og mulige forbedringer, sier Bock.

– Ifølge rutinen har dere også som oppgave å se til at varsler blir saksbehandlet i rimelig tid. Vil du si at de blir det på UiO?

– Å gi et generelt svar på det, er vanskelig. Men jeg har respekt for at tunge saker kan ta lang tid.

– Behov for å øke kunnskapen

Uniforum har også bedt personaldirektør Irene Sandlie svare på hva det kan skyldes at 13 av 20 varsler fra ansatte ikke kategoriseres som varsler på UiO.

– Er det lite kunnskap blant ansatte om hva varsling er? Eller skyldes det høye antallet «andre» saker noe annet?

– Det kan være behov for å øke kunnskapen om hva som er å betrakte som varsling av kritikkverdig forhold ved virksomheten. Si fra systemet benyttes generelt sett til innmelding av saker av ulik karakter. Det kan være at ansatte på bakgrunn av dette har utfordringer med å plassere saken i den kategorien den hører hjemme. Uavhengig av dette blir det viktig at arbeidsgiver følger opp sakene på en forsvarlig måte i henhold til de retningslinjene som gjelder innenfor de ulike områdene, svarer Sandlie i en e-post.

Av Helene Lindqvist
Publisert 15. mai 2019 12:28 - Sist endret 15. mai 2019 14:42
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere