UiO innrømmer forbedringspotensial i varslingssaker

I februar 2018 mottok UiO et varsel om en mannlig underdirektør ved universitetet.

Mannen beskrives som «farlig» og som en «som ikke skyr noen midler». Ifølge varsleren har han kommet med grove trusler overfor ansatte, og det vises både til ulovlig overvåkning og gjengjeldelse. Dette ifølge UiOs gjengivelse av innholdet, skrevet i forbindelse med Uniforums begjæring om innsyn i saken. Varselet inneholder «sterke påstander om mulige straffbare forhold», konstaterer UiO.

Behandlingen av varselet som én eller flere personer står bak, har imidlertid gått sent, bekrefter og beklager personaldirektør Irene Sandlie overfor Uniforum.   

Én samtale på ti måneder

Blant tingene som trakk ut i tid, var å hente inn forklaring fra underdirektøren, framgår det av en korrespondanse mellom UiO og Felles klagenemnd:

Ti måneder etter at varslet ble registrert på UiO, argumenterte universitetet mot Uniforums innsyn i saken med at «det vil skape liten tillit til arbeidsgiver hvis man gir innsyn i slike opplysninger før den det er varslet om i det minste har hatt mulighet til å ta til motmæle».

– Ti måneder etter at varselet er sendt inn, har den det varsles mot altså ikke forklart seg i saken?

– På dette tidspunktet hadde vi gjennomført første samtale med den innvarslede og andre relevante personer, men det har i etterkant vært gjennomført ytterligere saksbehandling i denne saken, svarer Sandlie på e-post til Uniforum.

Hun forsikrer at varselet er fulgt opp etter varslingsprosedyren, men medgir at det burde gått raskere:

– Saken er fulgt opp i tråd med UiOs varslingsprosedyrer. Det har tatt lengre tid enn ønskelig å behandle saken først og fremst fordi det har vært en omfattende sak å undersøke, og hvor det har vært gjennomført samtaler med mange personer. Grunnet parallell behandling av flere varslingssaker i vår avdeling har den beklageligvis tatt lengre tid å behandle enn vanlig, skriver personaldirektøren.

• Jan Helge Solbakk: – Hvorfor tror dere at maktpersoner snakker sannere enn andre?

Brukte dobbelt så lang tid som vanlig

I følge Sandlie er varselet nå ferdigbehandlet, og snart ett år etter at varselet kom inn, er UiO i dialog med partene i saken om avslutningen. Som i en rekke andre vanskelige saker på UiO, har advokatfirmaet Kluge bistått personalavdelingen i saksbehandlingen. 

• Les også: Advokatfirmaet Kluge tjente syv millioner kroner på UiO i 2017

– Hvor lang saksbehandlingstid kan en som varsler om kritikkverdige forhold på UiO forvente seg?

– Varslinger inneholder ofte mange og alvorlige påstander, og av hensyn til forsvarlig saksbehandling tar disse sakene dessverre tid å behandle. Vanligvis bruker vi mellom 4-6 måneder, men i noen få saker har vi dessverre brukt lengre tid, beklager Sandlie.

Om en varsler blir holdt orientert om gangen i saken, vil variere:  

– Partene i en sak bør holdes orientert om vår saksbehandling av varslingen. Vi forsøker å etterleve dette, men grunnet stor saksmengde klarer vi dessverre ikke alltid å gjøre dette godt nok. Her har vi et forbedringspotensial, innrømmer personaldirektøren.

– Fungerer varslingssystemet på UiO optimalt i dag? Hva er eventuelle svakheter?

– Varslingssystemet ved UiO fungerer i all hovedsak godt, UiO har gode prosedyrer og vi har god erfaring sentralt med å håndtere varslinger. Etter å ha arbeidet mange år med denne type saker, ser jeg likevel forbedringspotensial. Blant annet kan vi i enda større grad informere hvilken prosess partene i en sak skal igjennom, hva som er å regne som kritikkverdige forhold og hvor lang tid en sak tar å behandle, skriver Sandlie.

• Fagforeningsleder om NHM-saken: «Det er vanskelig å se for seg hvordan denne saken kan få flere på UiO til å varsle»

Arkivet avslørte varsleren

UiOs nettsider om varsling sier at sakene skal behandles fortrolig. Slik fortrolighet innebærer «at identiteten til varsler og den/de det evt er varslet om ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken.»

I saken med underdirektøren greide ikke UiO å holde et slikt løfte.

I september 2018 sendte UiO inn avviksmelding til Datatilsynet, etter at arkivet ved en glipp oppga varslerens navn til Uniforum.

– Dette var en svært beklagelig feil, som i etterkant har blitt fulgt opp separat av arbeidsgiver i henhold til personopplysningsregelverket, skriver Sandlie.

Blant tiltakene UiO har satt i gang som følge av tabben, er en innstramming i håndteringen av muntlige henvendelser til arkivet, framgår det av avviksmeldingen.

De ansatte i UiOs sentralarkiv har full lesetilgang til varsler, bekrefter personaldirektøren:

– Varslinger er registrert under tilgangskode som ytterst få ved UiO har tilgang til. Aktuelle personer har det ut i fra et tjenstlig behov, og det har arkivet sentralt ved UiO, skriver Sandlie.

Fikk argumentasjonshjelp av klagenemnda

Klageinstansen Felles Klagenemnd har møtt mye misnøye fra norske universiteter for å gi innsyn i saker universitetene helst vil holde for seg selv. Rett før jul i fjor inviterte nemnda UiO, UiB, NTNU og UiT til oppvaskmøte, meldte På Høyden i januar. En konkret ting som kom ut av møtet, var at klagenemnda åpnet for å gå en ekstra runde med institusjonene i behandlingen av enkelte saker. Ikke minst i varslingssaker.

• Les også: UiO fant flere brudd på straffeloven i varslersaken på NHM

En slik ekstra runde gikk Felles klagenemnd med UiO etter at Uniforum klaget på avslaget om innsyn i varselet mot underdirektøren. Uniforum har fått innsyn i korrespondansen mellom de to. Denne kan tyde på at universitetet også har forbedringspotensial i hvordan de behandler innsynsbegjæringer i varslingssaker. Felles klagenemnd kommer med en rekke hint til hvordan universitetet skal utforme avslaget:

• «Felles klagenemnd stiller spørsmål ved om denne bestemmelsen regulerer dette tilfellet.»
• «Dersom UiO mener dette er et dokument om lovbrudd, må det konkretiseres hvilke lovbestemmelser som er overtrådt og på hvilken måte dokumentet belyser dette.»
• «Det fremgår ikke av sakens dokumenter at UiO har foretatt en slik vurdering. Nemnda ber derfor om at UiO gjør disse vurderingene, herunder synliggjør hvilke konsekvenser dette får for innsynsspørsmålet.»

Etter å ha fått en ny sjanse til å argumentere mot innsyn, nådde UiO fram overfor Felles klagenemnd. Nemnda konkluderte med at selve varslet, men ikke alle vedleggene, kunne holdes tilbake i sin helhet.