Fersk brukerundersøkelse: LOS fungerer helt greit

Den nye organiseringen av sentraladministrasjonen (LOS) får verken slakt eller toppscore i ny evaluering. Til nå merker de fleste heller ingen forskjell.

BEST PÅ KVALITET: – Vi er bedre på kvalitet enn på brukerorientering og involvering, konstaterer universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe etter å ha lest Agenda Kaupangs rapport.

Foto: Ola Sæther

Det er nå gått et halvt år siden sentraladministrasjonen byttet navn til UiO: Ledelse og støtteenheter, forkortet til LOS.

Endringen er resultat av omorganiseringsprosessen Internt handlingsrom, som ble satt i gang i 2010 for å frigjøre ressurser fra administrasjon til forskning og utdanning. Et mål med prosessen var også å øke kvaliteten på tjenestene.

Må lytte mer

Sist uke fikk universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe overlevert den første av flere årlige brukerundersøkelser av omorganiseringen. Agenda Kaupang har kartlagt fakulteter og tilsvarende enheters opplevelse av LOS når det kommer til brukerorientering, kvalitet og involvering.

– Vi er bedre på kvalitet enn på brukerorientering og involvering, konstaterer Bjørneboe etter å ha lest rapporten.

Hun er svært fornøyd med at «brukerne» opplever at det de får, holder høy kvalitet.

– Så er utfordringen at vi må bli flinkere til å involvere og lytte til fakultetene og enhetene, sier hun.

Dårlige på lønn

I overkant av 2000 teknisk-administrative ansatte og vitenskapelige ledere fikk den elektroniske undersøkelsen tilsendt på e-post. Her ble de bedt om å ta stilling til en rekke positive påstander, som så skulle rangeres på en skala fra 1–6.

Avdelingene som er vurdert, er USIT og Eiendomsavdelingen, samt avdelingene for personalstøtte, fagstøtte, lederstøtte og administrativ støtte. Ingen av disse oppnår noen gang full pott og høyest mulig brukertilfredshet (6). Men alle gjør det altså best i kategorien kvalitet.

Totalt sett er det Avdeling for fagstøtte som kommer best ut av undersøkelsen, med en snittscore på 3,5 av 6 mulige poeng. Eiendomsavdelingen får lavest score med 3,05 poeng.

Men også innad i avdelingene er det forskjeller. I Avdeling for administrativ støtte oppnår eksempelvis arkiv en kvalitetsscore på 4,08. Lønn har derimot sikret seg en bunnplassering, med 3,32 poeng i kategorien kvalitet.

Gjentas om ett år

På samlespørsmålet «Alt i alt, hvor fornøyd er du med støtten fra LOS?» er fakultetene og enhetenes tilbakemelding 3,7. Også her gikk skalaen fra 1 til 6, med 6 som «svært godt fornøyd».

– For meg er rapporten et nullpunkt som vi gleder oss til å jobbe videre fra. For vi skal jo strekke oss til å bli enda bedre i forhold til å ivareta enhetenes ønsker og behov, sier Bjørneboe.

Når målingen gjentas om ett år, forventer hun enda bedre resultater i alle kategorier.

– Skal rapporten brukes til noe konkret?

– Nå før sommeren skal den diskuteres i ledermøtene i de ulike avdelingene, og de ansatte skal involveres. Til høsten skal jeg og muligens prorektor ut til avdelingene for å høre hvilke tiltak de selv ønsker å sette i gang, og føre en dialog rundt det, sier Bjørneboe, og prorektor Ragnhild Hennum tilføyer:

– Vi må spørre folk om de kjenner seg igjen. For ofte oppfattes verden ulikt alt etter hvor en sitter, om det for eksempel er på et fakultet eller her sentralt. Vår rundtur blir en måte å få snakket om dette på, sier hun.

Merker ingen forskjell

Blant funnene i undersøkelsen, er at det store flertall av de spurte ikke har merket noen endring i LOS’ tjenesteyting de siste årene. Verken når det kommer til brukerorientering, kvalitet eller involvering.

Totalt har 26 prosent av respondentene opplevd endringer. Fordelt på de ulike gruppene er andelen 47 prosent for toppledere og henholdsvis 28 og 23 prosent for ledere og medarbeidere.

– De fleste har ikke lagt merke til noen endringer. Er det bra? Dårlig?

– Først og fremst er det for tidlig, mener Hennum. Bjørneboe samtykker:

– Egentlig hadde ikke jeg forventet at de skulle merke noen endring i det hele tatt i løpet av tre første månedene. Så det de likevel har merket, er trolig endringer som skjedde før den nye organisasjonen kom på plass, tror hun.

– Forskjell på å ha hørt om det, og å være delaktig

At nærmere halvparten av de 48 topplederne som har besvart undersøkelsen, likevel har merket endringer, forklarer Hennum med at de har vært veldig involvert i prosessen:

– Derfor har de antakelig lettere for å se en endring på strukturnivå. Nede i den daglige praksisen vil det derimot ta lengre tid før endringene merkes. De ansatte der har til en viss grad vært involvert, men langt fra alle har det.

– Men alle var involvert i Internt handlingsrom, var det ikke så det ble sagt?

– Ja, men det er forskjell på å ha hørt om det, og å være delaktig, poengterer Bjørneboe.

– Alle har jo ikke sittet i arbeidsgrupper og den type ting. Men vi ser fremdeles på Internt handlingsrom som en involverende prosess, sier Hennum.

Element av selvevaluering

Til tross for at undersøkelsen er utført av eksterne, har den første målingen av LOS likevel elementer av selvevaluering, medgir Hennum.

Det er jo ikke sånn at Agenda Kaupang har operert uavhengig av oss. De har gjort jobben, men vi har vært med på å utforme spørsmålene. Uansett synes jeg vi har fått veldig fine og balanserte svar i denne undersøkelsen. Folk sier at noe er bra og noe må forbedres. Veldig ofte er virkeligheten sammensatt og flerstemt, og det synes jeg denne undersøkelsen bærer preg av, sier hun.

Ingar Pettersen, prosjektleder for IHR, ble også leid inn via Agenda Kaupang. Dere synes ikke det er feil at samme firma får i oppdrag å evaluere resultatet av omorganiseringen?

– Vi har ikke tenkt at det var en problemstilling i det hele tatt. Jeg tror heller ikke han er der lenger, sier Hennum.

Viktig anonymitet

At rapporten er laget eksternt, forklarer prorektoren dels med kapasitetshensyn og dels med hensynet til anonymitet. Hun tror vissheten om at undersøkelsen var anonym, bidro til å gjøre svarprosenten så høy som den var, 46 prosent.

– Noen vil kanskje synes det er ubehagelig å komme med en personlig, kanskje negativ kommentar i frifeltet, dersom de er usikre på om de kan identifiseres og eventuelt konfronteres, sier hun.

Emneord: IHR, Administrasjon Av Helene Lindqvist
Publisert 20. juni 2014 10:38 - Sist endret 29. apr. 2018 19:40
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere