Universitetsdirektøren stanset tilsettingsprosess

Universitetet i Oslo utlyste høsten 2011 to lederstillinger i Teknisk avdeling. Bakgrunnen er at tidligere teknisk direktør Frode Meinich sluttet i september, og at den nåværende driftssjef Astrid Ottersen går av med pensjon høsten 2012. 

Stanset tilsettingsprosess

Stillingen som Teknisk direktør ble utlyst med søknadsfrist 21. september, uten at dette førte til en ansettelse.

Stillingen som driftssjef ble utlyst første gang med søknadsfrist 13. oktober. Den ble utlyst på nytt med søknadsfrist 29. november og med spesifiserte krav om ledererfaring og lederkompetanse. Heller ikke denne tilsettingsprosessen førte fram.

Universitetsdirektør Gunn-Elin A. Bjørneboe informerte 13. februar tilsettingsrådet om at prosessen rundt rekrutteringen av driftssjef måtte stanses. Begrunnelsen var, ifølge møtereferatet, at det skal foretas en gjennomgang av sentraladministrasjonens drift, og at det nylig er kommet tilbakemeldinger som gjør at det er behov for en gjennomgang av roller og ansvarsforhold rundt TAs drift. Som tilleggsmoment ble det trukket fram at det ikke anses som hensiktsmessig å foreta en ansettelse i stillingen før direktørstillingen er avklart.

Leverte skriftlig klage

Ulrik Sverdrup, fellesrepresentant for fagforeningene i innstillingsrådet, leverte på møtet en skriftlig klage på universitetsdirektørens innblanding.

Innstillingsrådets øvrige medlemmer, konstituert teknisk direktør Helga Sagsveen og Helga Reiss, HR-sjef ved Det humanistiske fakultet, sluttet seg derimot til universitetsdirektørens beslutning. Sagsveen kommenterte, slik det gjengis i referatet, at hun har vurdert rekrutteringen på nytt i lys av situasjonen, og at søkergrunnlaget med bare én aktuell kandidat er litt tynt.

Feil i referat

Til Uniforum forteller Sverdrup at han skrev klagen på forhånd fordi han fryktet at universitetsdirektørens agenda var å stanse prosessen.

Sverdrup er kritisk til deler av innholdet i referatet.

– Bjørneboes begrunnelse for å stoppe ansettelsesprosessen var primært at universitetet ikke har lyktes med å tilsette en teknisk direktør. At det er kommet tilbakemeldinger som gjør at det er behov for en gjennomgang av roller og ansvarsforhold i avdelingen, ble ikke sagt, hevder han.

– Ser du at det kan være hensiktsmessig å vente med å ansette en driftssjef til en ny teknisk direktør er på plass?

– Dersom dette var årsaken, burde i så fall prosessen vært stanset på et langt tidligere tidspunkt. At ingen av søkerne til stillingen som teknisk direktør ble vurdert som kvalifiserte, var klart lenge før prosessen rundt ansettelse av ny driftssjef ble stanset 13. februar.

I ferd med å «lande» på en kandidat

Han forteller at innstillingsrådet etter andre utlysning innkalte tre eksterne og tre interne søkere til intervju. I tillegg til de tre medlemmene av innstillingsrådet deltok assisterende universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen som ressursperson i prosessen. Tilsettingsrådet fikk også bistand fra rekrutteringsfirmaet ISCO-group.

– Vi samlet oss etter hvert om én av de interne kandidatene. Dette er en kandidat som er faglig sterk og godt likt blant de ansatte på alle nivåer, hevder Sverdrup.

Han forteller at det eneste ankepunktet kom fra Tove Kristin Karlsen og gjaldt en hendelse hvor personen, ifølge Karlsen, skal ha opptrådt på en kritikkverdig måte.

Tilsettingsrådet bestemte seg derfor, i samråd med ISCO, for å la kandidaten ta en siste samtale med rekrutteringsfirmaet for å vurdere betydningen av hendelsen. 

Ulrik Sverdrup mener det er svært sannsynlig at denne personen ville blitt innstilt til stillingen, om prosessen ikke var blitt avbrutt.

– Når universitetsdirektøren uten forvarsel stopper prosessen på et tidspunkt hvor vi var i ferd med å samle oss om en kandidat, er det vanskelig for meg å tolke dette på annen måte enn at hun ikke ønsket denne kandidaten, sier Sverdrup. 

Pekefingerledelse

I klagen betegner Ulrik Sverdrup universitetsdirektørens beslutning om å stanse prosessen som et brudd på tjenestemannslovens § 4.

– Tjenestemannsloven slår fast at innstillingsrådet er et selvstendig organ som ikke kan instrueres hverken fra overordnet arbeidsgiverledd eller fra tjenestemannsorganisasjonene om valg av kandidater, påpeker han, og legger til at han ser på universitetsdirektørens beslutning om å stanse prosessen som et eksempel på detaljstyring og pekefingerledelse.

– Men først og fremst avslører dette dårlig ledelse og manglende ansvar for de ansatte i Teknisk avdeling. Driftssjefen har en sentral rolle som leder for nærmere to hundre ansatte og et meget bredt arbeidsfelt. Hvem som sitter som driftssjef, er viktig for de ansatte. Nå er det mye uro knyttet til framtiden og ledelsen av Teknisk avdeling.

Behov for gjennomgang av roller og ansvarsforhold

– At jeg som universitetsdirektør har rett til å stoppe ansettelsesprosesser, må være helt klart, mener universitetsdirektør Gunn- Elin A. Bjørneboe.

Universitetsdirektøren valgte å besvare Uniforums spørsmål via e-post.

– Hvorfor ble prosessen rundt tilsetting av driftssjef stoppet?

– Begrunnelsen for dette er at det skal foretas en gjennomgang av sentraladministrasjonens drift, og at det har kommet tilbakemeldinger som gjør at det er behov for en gjennomgang av roller og ansvarsforhold rundt TAs drift.  I tillegg er det slik at driftssjefen vil være en sentral leder i TA, av denne grunn ansees det ikke som hensiktsmessig å ansette noen i stillingen som driftssjef før stillingen som teknisk direktør er avklart.

– Hvorfor er prosessen med å tilsette ny teknisk direktør stanset?

– Stillingen som direktør i Teknisk avdeling er en meget krevende stilling. I den første søknadsrunden var det ingen kandidater som tilfredsstilte kravene til stillingen. Det ble derfor ikke foretatt noen ansettelse etter første runde og stillingen skal lyses ut igjen. Dette vil ta noe tid, men stillingen som teknisk direktør skal besettes så raskt det lar seg gjøre.

– Hva blir den videre prosessen med hensyn til organisering av Teknisk avdeling?

– Jeg vil nå gå aktivt inn i de utfordringer Teknisk avdeling står overfor. Det er ikke lagt noen konkret tidsplan for dette arbeidet ennå. Dette vil jeg diskutere med ledelsen i TA og sørge for involvering og medvirkning fra de ansatte. Organisasjonene vil sikres medbestemmelse i dette arbeidet i tråd med reglene i avtaleverket.

– At prosessen med å ansette en driftssjef ble stoppet, er ifølge Sverdrup et brudd på tjenestemannsloven paragraf 4. Hva er din kommentar til dette?

– At jeg som universitetsdirektør har rett til å stoppe ansettelsesprosesser, må være helt klart. Dette fremgår blant annet av Statens personalhåndbok, der det i avsnitt 2.4.7 ”Stans av tilsettingsprosessen” står følgende:

«Vedkommende administrasjon kan på ethvert tidspunkt frem til det er inngått bindende avtale eller gitt bindende tilbud til en søker, velge å stanse tilsettingsprosessen. Stansing kan være naturlig om administrasjonen konstaterer at det finnes spesielle omstendigheter som bør føre til at man enten omdefinerer kvalifikasjonskrav, foretar ny utlysning eller av andre grunner finner å ville stanse tilsettingsprosessen.»

Avventer situasjonen

En ringerunde blant de ansatte på grunnivået i Teknisk avdeling kan tyde på varierte holdninger til at ledersituasjonen ikke er avklart. Ikke alle har registrert at en ansettelsesprosess er i gang. Blant dem som kjenner til at prosessen er stanset, er det ingen som gir uttrykk for bekymring på grunn av dette.

Flere forteller imidlertid om uro knyttet til planene om en gjennomgang av roller og ansvarsforhold.

– Omorganisering fører alltid til forflytninger. Mange frykter at de vil bli plassert på et annet område, sier en av de ansatte Uniforum kontakter.

Ingen av disse personene ønsker å stå fram med navn.

Å dele driftsseksjonen i to, kan være en løsning

Kai Jensen, leder for driftsområde Geitmyrsveien/Tøyen, har heller ikke registrert noen uro knyttet til ansettelsen av ny driftssjef.

– Nå avventer vi situasjonen, sier han.

– Universitetsledelsen vil se på roller og ansvarsforhold i Teknisk avdeling. Hvilke råd vil du gi universitetsledelsen?

– Det er ingen tvil om at spennet i avdelingen er stort. Jeg tror en løsning kan være å dele driftsseksjonen i to, en seksjon for bygningsdrift med ansvar for de ulike driftsområdene, og en seksjon for tjenester og service, med ansvar for Bud- og transportsentralen, Vakt- og alarmsentralen, Reprosentralen og Parkavdelingen.

– Jeg tror også vi bør se på totaliteten av virksomheten. Noen av oppgavene våre vil kanskje kunne ivaretas bedre i Kommunikasjonsavdelingen, mener Kaj Jensen.

Ønsker satsing på kompetanseheving

– Frykter de ansatte på ditt område omorganisering?

– Nei, de har ikke uttrykt noen frykt i forhold til det. Snarere et ønske om at det kan føre til positive endringer, som for eksempel satsing på kompetanseheving og utvikling av tjenestene, mener Jensen.