– Det er ikke staten som har bestemt at UiO skal bruke DFØ

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen har ved flere anledninger uttalt at det er staten som har pålagt UiO og de tre andre store norske universitetene NTNU, UiB og UiT å bruke lønns- og økonomisystemene til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring DFØ.

 «Når staten har bestemt at vi skal bruke DFØ, så må vi ta det til etterretning og gjøre det beste ut av situasjonen», poengterte universitetsdirektør Arne Benjaminsen i intervju med Khrono i september 2021.

I november 2021 skrev Universitas om forsinkelser i lønnsutbetalinger og utforming av kontrakter til midlertidig tilsatte. Universitetsdirektør Arne Benjaminsen bekreftet at det var utfordringer ved DFØ som var roten til problemet og slo fast: «UiO ble pålagt av Kunnskapsdepartementet å ta i bruk dette systemet i mai».

– Ikke vet jeg

På UiO har oppfatningen om at universitetene ikke hadde et reelt valg slått rot også lenger ned i systemet.

 «Dersom det ikke er mulig å velge noe annet – vi er kanskje pålagt å bruke DFØ, ikke vet jeg – så trengs det mye plaster og gasbind (= penger og tid) for å komme dit vi ønsker oss» skrev Astrid Waaler Kaas, kontorsjef på Institutt for lærerutdanning og skoleforskning, i et debattinnlegg i Uniforum i desember 2021. Hvorfor valgte UiO et så lite tilpasset lønns- og regnskapssystem? var spørsmålet hun stilte.

På regjeringens instruks

Da avtroppende IT-direktør Lars Oftedal ble intervjuet av Uniforum i mars i år, uttrykte han ingen tvil. «Dette er det staten som har bestemt», svarte Oftedal, da Uniforum ba han vurdere hvorvidt det var en klok beslutning å innføre lønns- og økonomisystemene til DFØ.  

«For to år siden tok de fire "gamle" universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT) på regjeringens instruks i bruk et system for lønns- og personalbehandling utviklet av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ)» skrev instituttleder Tor Egil Førland på Det humanistiske fakultet i et debattinnlegg i Khrono samme måned. «Kan det tenkes at hun er uvitende om at DFØ er blitt et skjellsord?», var overskriften.

Sektoravisen Khrono er tilsynelatende av samme oppfatning som de UiO-ansatte. «De fire universitetene som sist har blitt kunder hos DFØ er UiB, UiO, NTNU og UiT (BOTT)». «Disse fire ble pålagt av Kunnskapsdepartementet (KD) til å gå over til økonomisystemet til DFØ» informerte nettavisen sine lesere i oppslaget «Vil takke nei til foredrag hvis DFØ er involvert».

– Jeg kjenner ikke helt historikken

– Men er det slik at staten ved Kunnskapsdepartementet har pålagt universitetene å bruke systemene til DFØ?

«Lønn og regnskapssystemene kan om kort tid bli foreslått skilt ut fra de fire gamle universitetene. Leveransen i 100- millionersklassen går enten til Direktoratet for økonomistyring, eller settes ut i det private markedet» informerte Universitetsavisa ved NTNU i januar 2018. 

Har styret reell anledning til å svare nei? var spørsmålet Uniforum stilte til Johannes Falk Paulsen, daværende underdirektør i Enhet for lederstøtte, før styrebehandlingen i 2018. «Ja, det mener vi helt klart at de har», forsikret underdirektøren.  

– Her kjenner jeg ikke helt historikken. Her må jeg komme tilbake til dere, svarer universitetsdirektør Arne Benjaminsen når Uniforum ber ham begrunne den gjentatte påstanden om at det er staten som har pålagt universitetene å samarbeide med DFØ.

Benjaminsen som gikk inn i stillingen som universitetsdirektør først i 2019, følger opp med en mail hvor han presiserer:

«Universitetsstyret kunne ha takket nei til DFØs system. UiO ble derimot pålagt å vurdere DFØ som løsning før vi gikk ut i markedet etter en dialog mellom Kunnskapsdepartementet og Finansdepartementet. DFØ kan ikke gå inn i en offentlig anskaffelse på lik linje med eksterne leverandører».

Det stemmer altså ikke at UiO og de andre universitetene i BOTT-samarbeidet ikke hadde et valg.

Fryktet oppsigelser

Etter at beslutningen om å gå for DFØs system ble tatt i 2018, uttrykte flere fagforeningsrepresentanter frykt for at omstillingen ville føre til tap av arbeidsplasser. «Det er lite sannsynlig at UiO-ansatte blir overflyttet til DFØ. Så det er universitetsledelsen som har ansvaret for hva som skal skje med dem som mister oppgavene sine» påpekte daværende NTL-leder på UiO Ellen Dalen i intervju med Uniforum.

Da han ble intervjuet av Uniforum.ville daværende direktør i avdeling for lederstøtte Johannes Falk Paulsen ikke garantere at omstillingen ikke ville føre til oppsigelser.

Så langt har imidlertid frykten for at ansatte skulle bli overtallige som følge av effektivisering, vist seg ubegrunnet.

I mai 2021 dvs. tre år etter at BOTT-universitetene vedtok å inngå et samarbeid med DFØ, ble DFØs systemer tatt i bruk ved UiO.

Varsellampene blinker rødt for arbeidsmiljøet var tittelen på en artikkel i Khrono i september samme år, hvor UiOs hovedtillitsvalgte for NTL Natalia Zubillaga fortalte om stor arbeidsbelastning og tekniske problemer i forbindelse med innføringen av DFØs lønns- og personalsystem.

– Dels handler dette også om våre rutiner

I intervju med Uniforum i november, dvs. et halvt år etter implementeringen i mai 2021, fortalte universitetsdirektør Arne Benjaminsen om problemer knyttet til lønnsutbetalinger til korttidsansatte og problemer rundt bestillinger av varer og tjenester.

At det tok så lang tid å få disse tingene på plass på UiO, forbauset imidlertid ikke universitetsdirektøren som viste til kompleksiteten i UiOs virksomhet.

«Universitetet i Oslo er statens femte største arbeidsgiver. Når det gjelder ansatte, skiller vi oss fra andre statlige institusjoner ved at vi har relativt mange ansatte som ikke er i faste stillinger. At vi har utfordringer knyttet til bestillinger, skyldes at vi har en enorm bredde i virksomheten. Her bestiller vi alt fra avansert vitenskapelig utstyr, til il it-utstyr, gasser og dyr som skal brukes i forskningen», påpekte Benjaminsen.

Og universitetet måtte selv ta sin del av skylden.

«Problemet er todelt. Dels handler det om et behov for å videreutvikle de tekniske løsningene, det vil si endringer som må gjøres ved selve systemet. Dels handler dette også om våre rutiner», forklarte Benjaminsen i intervjuet.

– Vi tar kritikken veldig alvorlig

To år senere kan Benjaminsen slå fast at overtidsbruken er kommet ned til det normale igjen, men tonen i omtalen av DFØ har endret seg litt.

«Vi tar kritikken som er kommet opp, veldig alvorlig. Det er ikke sånn at systemet skal virke som en belastning på våre ansatte», poengterte Benjaminsen i intervju med uniforum i mai. 

«Selv om mye fungerer bedre nå, er det uakseptabelt at personer som har uført oppdrag for oss, og leverandører av varer og tjenester ikke får utbetalt honorar til rett tid», slo han fast.

Men det er ifølge universitetsdirektøren fortsatt ikke til å komme bort fra at UiO er en krevende kunde.

«Vi visste da vi satte i gang at dette ville bli veldig omfattende. Vi er en stor og kompleks organisasjon, og UiO er statens femte største arbeidsgiver», påpekte Benjaminsen også denne gangen.

Ikke ønsket framdrift

Ellen Johanne Caesar, UiOs direktør for Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring, var enda tydeligere i sin kritikk av DFØ da hun i Uniforum opplyste at det skal opprettes en hurtigarbeidende gruppe med ansvar for å løse de mest prekære problemene. En task force, kalte hun den.

Et møte med administrasjonen på Det humanistiske fakultet hadde gitt universitetsledelsen litt mer tyngde til å formidle de UiO-ansattes frustrasjon overfor DFØ, kunne avdelingsdirektøren fortelle.

«Dette er jo saker vi har jobbet med og hatt kommunikasjon om i lengre tid, og inntil nå har vi brukt de etablerte kanalene DFØ har, for å melde inn og følge opp kritiske feil og mangler. Det som jo er blitt tydelig, er at dette ikke har gitt ønskelig framdrift», uttalte hun i intervjuet.

 «Det er et spørsmål om når du setter ned foten», erklærte hun da Uniforum lurte på hvorfor UiO ventet to år med å kreve en slik task force.

«Jeg har stor forståelse for at de ansatte er frustrert», kommenterte Caesar, da Uniforum påpekte at systemet også er blitt kritisert for å være lite intuitivt og for manglende funksjonalitet.

«Men det er forskjell på dette og ting som ikke fungerer.  Nå har vi bedt de ansatte om å fortelle hvor skoen trykker mest, og så får vi starte der», konkluderte hun.