En egen task force skal løse problemene med DFØ-systemet

– Jeg tror ikke UiO-ledelsen forstår hvor dysfunksjonelt DFØ-systemet er, uttalte instituttleder Tor Egil Førland i intervju med Uniforum tidligere denne måneden.

Førland er en av flere UiO-ansatte som de siste månedene har stått fram i Khrono med sterk kritikk av lønns- og personalsystemet som er utviklet av Direktoratet for økonomiforvaltning DFØ for de fire universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim.

– Det som fikk meg til å rykke ut, var intervjuet med Hilde Singsaas, DFØs direktør, i Khrono hvor hun hevdet at systemet fungerer godt, og at det nå går etter planen. Når du daglig erfarer vi hvor utrolig dårlig dette systemet fungerer, oppleves denne uttalelsen som nokså provoserende. Jeg syntes noen måtte si ifra, kommenterte Førland til Uniforum.

– Vi kan uten tvil utvikle systemet mer

– Vi er veldig enige om at problemene i hovedsak dreier seg om betaling til utenlandske oppdragstakere, oppsummerte Bjørn Sæstad, divisjonsdirektør i DFØ fra et møte mellom DFØ og universitetsledelsen 21. april.

– Vi tar kritikken alvorlig, og vi kan uten tvil utvikle systemet mer, konkluderte han.

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen lovte på sin side at det nå skal settes inn en stor innsats der systemet ikke fungerer.

Tor Egil Førland fortalte at han etter at leserinnlegget stod på trykk, var blitt invitert til et møte med økonomidirektør Ellen Johanne Caesar.

– Jeg håper møtet på fredag er et uttrykk for et genuint ønske hos ledelsen om å forstå de ansattes frustrasjon over DFØ-systemet, kommenterte Førland til Uniforum.

Førland var imidlertid ikke optimistisk med hensyn til en snarlig løsning på problemene.

– Jeg har ikke tro på at dette vil bli vesentlig bedre i løpet av det halvannet året jeg har igjen av instituttlederperioden, uttalte han til Uniforum.

– Det var dette Khronoartiklene snakket om

Men kanskje har Førland og andre kritiske røster nå fått en grunn til se litt mer optimistisk på framtiden.

Mandag 5. mai ble det avholdt et nytt møte. Fra UiO deltok i tillegg til Ellen Johanne Caesar, direktør for Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring på UiO, divisjonsdirektør i DFØ Bjørn Sæstad.

– Vi har besluttet å lage en mer hurtigarbeidende gruppe, en task force, knyttet mest til transaksjonene med utlandet, oppsummerer Sæstad fra møtet.

– Vi har hatt utfordringer spesielt når det gjelder utenlandske oppdragstakere, men jeg er overbevist om at vi skal få til å løse disse problemene på en god måte, sier han til Uniforum.

 Ellen Johanne Caesar forteller at det var UiO som tok initiativ til å opprette en slik task force.

– Det vil si en hurtigarbeidende gruppe som skal arbeide aktivt med å løse de mest prekære problemene, forklarer hun.

– De mest prekære områdene er utenlandske oppdragstakere og eksterne som skal ha refusjon knyttet til reiser og utlegg. Det var dette Khronoartiklene i vår snakket om, påpeker hun.

Lyttet til kritikken

Hvem som deltok på møtet 5. mai, vil Ellen Johanne Caesar ikke oppgi.

– En rekke personer fra DFØ var til stede i tillegg til de mest sentrale for dette arbeidet ved UiO, røper hun.

28. april møtte hun mannen bak et av leserinnleggene i Khrono, instituttleder Tor Egil Førland, sammen med Karen Haugland, administrativ leder på (IFIKK). Også administrasjonen på Det humanistiske fakultet deltok på dette møtet, ifølge Caesar.

– Møtet gav oss litt mer tyngde til å formidle de UiO-ansattes frustrasjon overfor DFØ, forteller hun.

– Har ikke kommunikasjonen mellom UiO-ledelsen og de ansatte sviktet, når det måtte et innlegg i Khrono til for å fortgang i arbeidet?

– Dette er jo saker vi har jobbet med og hatt kommunikasjon om i lengre tid, og inntil nå har vi brukt de etablerte kanalene DFØ har, for å melde inn og følge opp kritiske feil og mangler. Det som jo er blitt tydelig, er at dette ikke har gitt ønskelig framdrift, svarer Caesar.

– Mener du ønskelig framdrift fra DFØ?

– Dette vil jeg ikke si så mye om annet enn at UiO ikke er fornøyd med framdriften, og at dette er grunnen til at vi foreslo en slik hurtigarbeidende gruppe, poengterer Caesar.

– Min erfaring er at det å jobbe konsentrert på denne måten gir en økt framdrift, legger hun til.

Våre beste folk

Gruppen skal ha to medlemmer fra UiO og et medlem fra NTNU. Disse skal representere de såkalte BOTT-universitetene dvs. UIO, UiB, NTNU og UiT. 

Hvem disse tre personene er, mener Caesar det er for tidlig å gå ut med.

– Vi synes ikke det er naturlig å gå ut med navn før gruppesammensetningen er ferdig. Det jeg kan si, er at dette er våre beste folk, med god oversikt over prosessene det er snakk om.

Selv skal Caesar ha en lederrolle innledningsvis, mens seksjonsdirektør Bjørn Sæstad vil følge opp arbeidet fra DFØs side.

Hvor mange representanter DFØ skal ha i gruppen, vil ifølge Caesar bli avklart før gruppen setter i gang i slutten av mai.

– Vi starter der skoen trykker mest

– Det er to år siden UiO tok i bruk DFØs lønns- og personalsystem. Hvorfor krever UiO først nå at det skal etableres en slik task force?

– Det er et spørsmål om når du setter ned foten, kommenterer Ellen Johanne Caesar.

– Systemet blir også kritisert for å være lite intuitivt og for manglende funksjonalitet. Når skal dere ta tak i dette?

– Jeg har stor forståelse for at de ansatte er frustrert, kommenterer Caesar, og nevner at deler av begrepsbruken kunne vært mer forståelig og intuitiv.

– Men det er forskjell på dette og ting som ikke fungerer.  Nå har vi bedt de ansatte om å fortelle hvor skoen trykker mest, og så får vi starte der.

♦ Les mer i Uniforum:

– Jeg tror ikke UiO-ledelsen forstår hvor dysfunksjonelt DFØ-systemet er

Debatt: Hvorfor valgte UiO et så lite tilpasset lønns- og regnskapssystem?

Kan ikke love at problemene med lønnsutbetalinger snart blir løst

UiO legger seg flat etter e-post om tilbakebetaling av lønn

UiOs revisjonsdirektør med beinhard kritikk av leverandøren av lønns- og rekneskapssystemet

Nå har alle BOTT-universitetene sagt ja til DFØ