UiOs revisjonsdirektør med beinhard kritikk av leverandøren av lønns- og rekneskapssystemet

Det er ikkje mogleg å gjennomføra kontroll av tryggleiken, driva med internkontroll eller utføra revisjonar av det nye lønns- og rekneskapssystemet frå DFØ. Det konstaterer revisjonsdirektør Jørgen Bock på UiO.

Portrett av ein mann

BRUKAR DET IKKJE: – DFØ brukar ikkje det same avtaleverket sjølv som det krev av sine leverandørar, sa revisjonsdirektør Jørgen Bock i Universitetsstyret i dag. (Arkivfoto)

Foto: Ola Sæther

Det er Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) som har levert det nye lønns- og rekneskapssystemet som no er tatt i bruk av både Universitetet i Bergen og Universitetet i  Oslo. 

Det var i mai 2021 UiO innførte eit nytt lønns- og rekneskapssystem i tett samarbeid med Universitetet i Bergen, NTNU i Trondheim og Universitetet i Tromsø. Målet er at dei fire universiteta gjennom BOTT-samarbeidet skal ha det same systemet for økonomistyring, personal, lønn og rekneskap.  Derfor valde dei å gå inn for å ta i bruk eit system som var utvikla av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). NTNU bestemte seg i fjor haust for å tilrå å utsetja innføringa av det nye systemet til 1. januar 2023, melde mellom andre Universitetsavisa.

• Les meir i Uniforum: Derfor endres lønnsdatoen til UiO-ansatte

I halvårsrapporten for 2022 som Eining for intern revisjon har oversendt til Universitetsstyret får DFØ ramsalt kritikk for manglar som mellom anna har ført til lite effektiv økonomistyring på UiO. Resultatet har blitt at nokre einingar opererer med skyggerekneskap. 

• Les meir i Uniforum:

Internrevisjonen: Ikkje god nok økonomistyring på UiO etter innføring av nye løysingar 

– Ser bort frå tilrådingane i sitt eige avtaleverk

I dagens møte i Universitetsstyret fekk revisjonsdirektør Jørgen Bock høve til å utdjupa kritikken frå Eining for intern revisjon. Han peika først på at DFØ er regelverksforvaltar, men også tenesteleverandør.

– DFØ brukar ikkje det same avtaleverket sjølv som det krev av sine leverandørar. For private ville det ha vore sjølvsagt å ha med krav om både rutinar for tryggleik, internkontroll og revisjon. Men når Direktoratet for forvaltning og økonomistyring sjølv er leverandør til UiO, ser dei bort frå desse tilrådingane i sitt eige avtaleverk, slo han fast.   

– Kan setja ut prosessar, men ikkje ansvaret for intern kontroll

Jørgen Bock understreka også eit anna viktig poeng i  innlegget sitt til Universitetsstyret.

– Ein kan setja ut prosessar, men ikkje ansvaret for intern kontroll. I dag har me ingen driftsavtalar med DFØ. UiOs rett til  å gjennomføra tryggleikskontroll, interne kontrollar og revisjonar har me derfor enno ikkje fått på  plass, opplyste han. Bock peika på at heller ikkje spørsmål om sikring og andre utfordringar som offentleg sektor har, er med.

– Privat sektor er langt meir medvite på det, sa Jørgen Bock i presentasjonen sin til Universitetsstyret.  

– Så me har klart å pressa dei litt

Ekstern styrerepresentant Qaisar Farooq Akram lurte på  korleis Jørgen Bock såg på utviklinga framover for det nye lønns- og rekneskapssystemet frå DFØ,og om han såg nokre teikn til betring. 

– Universiteta i offentleg sektor har til liks med privat sektor rett til å driva med internkontroll. Eg har fått klarsignal til å ta dette opp med andre store kundar som DFØ har, og med internrevisjonen til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring. Så me har klart å pressa dei litt, men me treng endå meir press på dei, svara han Farooq Akram.

– Det krev stor innsats av oss

Direktør for Avdeling for økonomi- og verksemdsstyring, Ellen Johanne Caesar, gav Jørgen Bock støtte i kritikken av det nye lønns- og rekneskapssystemet. 

– Me jobbar tett med internrevisjonen i dette arbeidet. Det har vore veldig nyttig. Det er riktig at me held på med å forhandla fram den endelege driftsavtalen. Samarbeidet vårt med DFØ byggjer på  ein avtale frå 2018. Dei tidlegare kundane til DFØ, var truleg langt mindre enn det dei fire samarbeidande universiteta var. Det krev stor innsats av oss for å få desse tinga på plass i den endelege avtalen.  Medan tidlegare kundar fekk fullservice, fekk me berre delservice frå DFØ, fortalde ho.

Ellen Johanne Caesar viste til at det var svært arbeidskrevjande for dei å ha full kontroll. 

– Me jobbar med saka, lova ho. 

– Vore i dialog med Riksrevisjonen

Også universitetsdirektør Arne Benjaminsen tok ordet for å svara på Qaisar Farooq Akrams  spørsmål.

LAGT PÅ VENT: – Det neste trinnet som etter planen skal innførast er eit nytt HR-system. Det er lagt på vent til me får lønns- og rekneskapssystemet til å fungera, opplyste Arne Benjaminsen i  Universitetsstyret i dag. (Foto: Ola Gamst Sæther)

 

- Svaret til Farooq skulle gjerne vore ja. Men me håpar å få det til. Og me har vore i samtalar med dei andre universiteta. Eg har vore i dialog med Riksrevisjonen om dette, og me håpar å få det til. 

Qaisar Farooq Akram ville også vita om det var noko som kunne gjerast internt med økonomistyringa. Han fekk svar frå direktør for økonomi og verksemdsstyring Ellen Johanne Caesar.

– Ja, me jobbar kontinuerleg internt for å få dette til med langtidsbudsjettering og ei innkjøpsløysing. Ein opplever dette som meirarbeid fordi det er mange oppgåver som må utførast manuelt, svara ho. 

– Nytt HR-system er lagt på vent

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen la til at grunnen til at dei tok i bruk dette systemet, var at UiO fekk pålegg av det frå eigaren sin, altså Kunnskapsdepartementet. 

– Det neste trinnet som etter planen skal innførast, er eit nytt HR-system. Det er lagt på vent til me får lønns- og rekneskapssystemet til å fungera, opplyste Arne Benjaminsen til Universitetsstyret. 

Styrerepresentant for dei teknisk-administrative tilsette Marianne Midthus Østby tykte det var gjort eit enormt arbeid på UiO av dei som hadde jobba med systemet.

– Det er imponerande, men får konsekvensar. Når ser me lyset i enden av tunnelen? ville ho vita.

– Det tar i alle fall eitt år å få eit slikt system på plass. No har det gått over eitt år, og det er framleis mykje me slit med. Det er vanskeleg å svara på når alt vil vera i orden. Me skal ut for å snakka med alle fakulteta for å finna ut  kvar det trykkjer mest, svara Ellen Johanne Caesar. 

• Les meir om nytt lønns- og rekneskapssystem i Uniforum: 

Internrevisjonen: Ikkje god nok økonomistyring på UiO etter innføring av nye løysingar 

Fire universiteter vurderer å droppe deler av statens it-system

NMBU-direktør om DFØ: – Oppsiktsvekkende om vi  skal påtvinges disse løsningene

Kan ikke love at problemet med lønnsutbetalinger snart blir løst

Derfor endres lønnsdatoen til UiO-ansatte

Nå har alle BOTT-universitetene sagt ja til DFØ

Lønn og regnskap settes bort til staten eller markedet

BOTT: Oppsigelser er usannsynlig, men ikke umulig

Emneord: Universitetspolitikk, Økonomi Av Martin Toft
Publisert 18. okt. 2022 16:57 - Sist endra 21. okt. 2022 09:35
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere