– Jeg tror ikke UiO-ledelsen forstår hvor dysfunksjonelt DFØ-systemet er

Flere UiO-ansatte har de siste månedene stått fram med sterk kritikk av lønns- og personalsystemet som er utviklet av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) for de de fire universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim.

En offentlig skandale

«To år etter at DFØ-systemet ble innført, er det en offentlig skandale», skrev Tor Egil Førland, Leder ved Institutt for filosofi, ide- og kunsthistorie og klassiske språk (IFIKK), i et leserinnlegg i Khrono tidligere i vår.

« Vitenskapelig ansatte fortviler i møte med uforståelige skjermbilder». «Administrative årsverk, arbeidslyst og motivasjon kastes bort på å lete etter løsninger på utfordringer systemet ikke kan håndtere» «budsjettarbeidet er mer tungvint enn noen gang», hevdet instituttlederen blant annet i sitt innlegg.

Førland trakk spesielt fram problemene knyttet til betaling av honorar til utenlandske oppdragstagere.

Philip Kitcher ved Columbia University måtte vente ett år før han fikk honorar for en åpen forelesning han holdt ved UiO høsten 2021.

 Agustín Rayo fra MIT som holdt en forelesning på IFIKK i juni 2022, hadde fortsatt ikke fått betalt da Førland publiserte sitt leserinnlegg i mars 2023.

Systemet er heller ikke enkelt for innenlandsk betaling, slo Førland fast og karakteriserte det som det mest byråkratiserende og ineffektiviserende han har vært ute for i sine tjue år i lederstillinger på UiO.

Et system som ikke fungerer

Andrea Dale Wefring, forskningsrådgiver ved Det humanistiske fakultet, fulgte opp med en detaljert beskrivelse av problemene hun møter som kontaktperson for eksterne oppdragstakere.

«Et system der man ikke engang har innsyn i kontrakter man selv har bestilt, der oppdragstakere ikke får oppgitt epostadressen til sin kontaktperson og der saksbehandlere ikke kan feilsøke, er et system som ikke fungerer», slo forskningsrådgiveren fast i sitt debattinnlegg i Khrono.

I et intervju i samme tidsskrift avslørte UiO-professor Grete Brochmann at hun kun vil si ja til å holde foredrag ved andre norske universiteter under forutsetning av at honorar ordnes opp utenom DFØ.

Brochmann beskrev DFØ-systemet som svært tidkrevende og nesten umulig å skjønne intuitivt.

Professor Karine Nyborg ved Universitetet i Oslo fortalte om store anstrengelser for å få igjen reiseutgiftene etter en disputas ved Norges arktiske universitetet i Tromsø. Nesten fire måneder gikk før pengene ble utbetalt.

– Vi har laget en plan

Direktør i DFØ Hilde Singsaas kommenterte kritikken fra Tor Egil Førland i et svarinnlegg i Khrono.

«Vi har avtalt et eget møte med ledelsen ved Universitetet i Oslo slik at vi får en oppdatert gjennomgang av utfordringene, blant annet når det gjelder utbetalinger til utenlandske oppdragstakere», opplyste Singsaas.

– Møtet Singsaas siktet til, fant sted 21. april, forteller divisjonsdirektør Bjørn Sæstad i DFØ til Uniforum.

– Vi er veldig enige om at problemene i hovedsak dreier seg om betaling til utenlandske oppdragstakere, oppsummerer han fra møtet.

Og han kan opplyse at det dreier seg om store volum. Siden DFØs system ble implementert i mai 2021 er det blitt foretatt rundt 14 000 transaksjoner til over 120 land fra UiO til utlandet.

–  De tilfellene hvor det oppstår problemer, tar vi alvorlig, Her har vi i samarbeid med universitetsledelsen laget en plan, forteller Sæstad.

Kompliserte mekanismer

Sæstad beskriver mekanismene for pengeoverføringer som kompliserte.

–  Vi samarbeider med land over hele verden der krav til sikkerhet er i stadig endring.  Det innebærer behov for å ta i bruk ulike former for verifikasjon av avsender som sikkerhetstiltak blant annet for å hindre hvitvasking, påpeker han.

– Ved pengeoverføring til en oppdragstaker i USA kreves f.eks. en SMS tilbake via en to-faktor-autentifisering. Spesielt USA, men også alle andre land, godkjenner i dag kun overføringer til internasjonalt godkjente banker.

Dette  har ifølge Sæstad vært en viktig årsak til noen av problemene med å få overført penger til utlandet.

– DFØ er i dialog med DNB om en plan som skal sikre en så god oversikt over internasjonale banker som mulig, forteller han.

I framtiden vil eksterne oppdragstagere få beskjed om at kontrakten forutsetter at han eller hun har konto i en internasjonalt anerkjent bank.

– Vi må forholde oss til  mange land, og vi må sørge for at det blir en kort vei og en rask respons når det gjelder å tilpasse betalinger til ulike systemer, understreker Sæstad.

– Funksjonalitet og organisering var også et tema 

– Men dette handler ifølge ansatte ved UiO også om et system som er lite brukervennlig, som ikke er intuitivt og som er tidkrevende å bruke. Tar DFØ denne kritikken alvorlig?

– Mange av feilene som oppstod i starten har vi rettet, men vi har et behov for å videreutvikle systemet med tanke på funksjonalitet, erkjenner Sæstad.

–  Det innebærer også at UiO må gjøre noen tilpasninger i hvordan de arbeider opp mot systemet, legger han til og forsikrer at funksjonalitet og organisering også var et tema på møtet 21. april.

– Vi jobber godt med UiO, og vi vil ivre for å få forbedringer både når det gjelder funksjonalitet og intuitivitet, forsikrer han.

 Vil gjøre det lettere å holde oversikt

I løpet av juni lanserer DFØ første versjon av en ny innkurv som vil gjøre det lettere ikke minst for saksbehandlere og ledere å sortere og holde oversikt. Denne vil ifølge Sæstad, også gjøre det lettere å drive feilsøking.

– Den nye innboksen vil lette mye av trykket spesielt mot fagbrukere, kommenterer han.

Han ser også at det kan være et behov for å styrke opplæringen av enkelte brukergrupper.

– Vi kan være mer tydelige på hvordan dette skal gjøres, sier han.

Tor Egil Førland måtte gå til Khrono for å bli hørt. Finnes det en systemside hvor UiO-ansatte kan melde fra om ting som ikke fungerer?

– UiO har valgt en modell der de det bare er lønns- og regnskapsmedarbeiderne deres som får brukerstøtte av DFØ. Det er derfor opp til UiO å vurdere hvordan de samler inn og systematiserer feil og endringsønsker fra øvrige ansatte, som deretter meldes videre til DFØ , svarer Sæstad.

– Det er gått to år siden systemet ble implementert ved UiO. Har Tor Egil Førland rett i at DFØ og universitetsledelsen hittil ikke har forstått hvor frustrerende situasjonen er for de som bruker systemet? 

– Vi tar kritikken alvorlig, og vi kan uten tvil utvikle systemet mer. Dette skal være en god tjeneste med en god funksjonalitet, konkluderer Sæstad.

– Systemet fungerer stadig bedre, men der det ikke fungerer som forutsatt, setter vi nå inn en stor innsats, forsikrer Universitetsdirektør Arne Benjaminsen.

– Hadde du sett for deg at misnøyen med systemet skulle være så stor to år etter at systemet ble implementert?

– Vi visste da vi satte i gang at dette ville bli veldig omfattende. Vi er en stor og kompleks organisasjon, og UiO er statens femte største arbeidsgiver, påpeker Benjaminsen.

– Vi tar kritikken som er kommet opp veldig alvorlig. Det er ikke sånn at systemet skal virke som en belastning på våre ansatte, poengterer han.

Problemstillinger som er godt kjent

– De problemstillingene som er kommet opp i den siste tiden, er problemstillinger som er godt kjent, sier Benjaminsen og sikter til problemene knyttet til utbetaling av honorar til ansatte som ikke er i fast stilling.

– Uniforum intervjuet deg om problemene knyttet til utbetaling av honorarer og lønn til korttidsansatte i november 2021. Burde man ikke kunne forventet at disse problemene nå var løst?

Les mer i Uniforum: Kan ikke love at problemene med lønnsutbetalinger snart blir løst

– Det er krevende å løse dette i systemet, men det fungerer mye bedre, sier Benjaminsen og trekker fram sesongarbeidere som deltar i arkeologiske utgravninger ved Historisk museum. Å betale disse var et problem sommeren 2021. Dette problemet er nå løst.

– Det går riktig vei, forsikrer han.

– De ansatte i økonomifunksjoner ved hele institusjonen har gjort en kjempeinnsats. Mens vi det første året opplevde stor slitasje på våre ansatte i økonomifunksjoner, er overtidsbruken per i dag nede på et normalt nivå. Vi har ikke lengre behov for å hyre inn eksterne konsulenter til å bistå oss med driften av systemet.  Leveransen blir stadig bedre, og vi samarbeider løpende og tett med DFØ.

Det er også mindre problemer enn tidligere knyttet til utbetaling av honorarer, ifølge universitetsdirektøren. I likhet med Bjørn Sæstad i DFØ, peker Benjaminsen på banker som systemet av sikkerhetshensyn ikke godkjenner, som en årsak til at det oppstår problemer.

–  Vil det si at problemet med betaling til eksterne oppdragstagere ikke er så stort som instituttleder Tor Egil Førland og andre vil ha det til?

– Alle som gjør en jobb for oss skal få betalt i tide. Får de ikke det, kan det påvirke vårt rykte og renommé. Når slike ting skjer må vi se på både systemet og rutinene våre, understreker han.

– Vi prioriterer brukervennlighet

– Da UiO vedtok å ta i bruk DFØs system i 2018, var effektivisering en hovedmålsetting. Har UiO tatt ut en effektiviseringsgevinst? 

– Nei, så langt har vi ikke tatt ut noen effektiviseringsgevinst. Før vi får systemet til å fungere som forutsatt, er det ikke snakk om noen effektivisering, kommenterer universitetsdirektøren.

Og det er flere ting å gripe fatt i, som at UiOs internrevisjon har påpekt at muligheten til å drive intern revisjon og kontroll er svekket. Arne Benjaminsen er likevel ikke i tvil om hva som skal prioriteres i første omgang..

Les mer i Uniforum: UiOs revisjonsdirektør med beinhard kritikk av leverandøren av lønns- og rekneskapssystemet

– Først brukervennlighet, så kontroll, for å si det enkelt, sier han og legger til at svekket mulighet til å drive kontroll ikke betyr at regnskapene ikke er korrekte.

– Kontrollmulighetene skal være gode, men brukervennlighet er det viktigste nå, understreker han.

USIT er et kjempesterkt utviklingsmiljø

– IT-direktør Lars Oftedal har i et intervju i Uniforum snakket om at USIT kan levere tjenester oppå DFØs systemer. Er dette en del av løsningen?

– Ja, og det vil jeg gjerne si. En viktig lærdom ved Universitetet i Oslo er at det som brukte å hete USIT og som nå heter IT-avdelingen, er et kjempesterkt utviklingsmiljø. Å anskaffe eksternt en kjerneløsning, og så bruke egne krefter til å bygge opp det som er spesielt for universitetet rundt, det vil vi vurdere nøye framover, svarer Benjaminsen.

– Betyr denne lærdommen at dere kunne brukt egne krefter mer i dette prosjektet.

– Vi har lært at forberedelser og opplæring i forkant er viktig. Jeg skal ikke si at denne ikke var god nok, men dette er viktig. Det å bruke egne utviklingsmiljøer til å supplere eller utvikle egne løsninger for oss, det vil vi legge vekt på i framtiden, sier Benjaminsen, som unngår å svare direkte på spørsmålet.

– Systemet fungerer stadig bedre

– Hvor mange år vil det ta før ting går på skinner og UiO kan ta ut en effektiviseringsgevinst?

– Det vil jeg ikke spekulere i. Men får vi samme utvikling som vi har hatt hittil, løser vi dette sakte men sikkert. Det jeg kan si, er at systemet fungerer stadig bedre, og vi bruker stor innsats på oppfølging og veiledning til miljøer som har problemer.

– Det viktigste for oss nå er at systemet ikke skal virke hemmende på vår virksomhet, understreker Benjaminsen.

– Problemene vil opplever tar vi veldig alvorlig. Selv om mye fungerer bedre nå, er det uakseptabelt at personer som har uført oppdrag for oss, og leverandører av varer og tjenester ikke får utbetalt honorar til rett tid,

Invitert til møte med universitetsledelsen

– Jeg er usikker på om UiO-ledelsen har skjønt hvor tungt dette systemet er å bruke og hvor dysfunksjonelt det er, sier instituttleder Tor Egil Førland.

Sammen med Karen Haugland, administrativ leder på Institutt for filosofi, ide- og kunsthistorie og klassiske språk (IFIKK), er instituttlederen blitt invitert til et møte denne uken med økonomidirektør Ellen Johanne Caesar.

– Jeg håper møtet på fredag er et uttrykk for et genuint ønske hos ledelsen om å forstå de ansattes frustrasjon over DFØ-systemet, kommenterer han til Uniforum.

– Hva bør ledelsen gjøre?

– I første omgang kan de kanskje opprette en nettside der folk kan melde inn negative brukeropplevelser. Men det er fare for at den fort ville bli overbelastet.

Instituttleder Tor Egil Førland publiserte i mars et innlegg i Khrono under overskriften «Kan det tenkes at hun er uvitende om at DFØ er blitt et skjellsord?».

– Det som fikk meg til å rykke ut, var intervjuet med Hilde Singsaas, DFØs direktør, i Khrono hvor hun hevdet at systemet fungerer godt, og at det nå går etter planen.

Når du daglig erfarer vi hvor utrolig dårlig dette systemet fungerer, oppleves denne uttalelsen som nokså provoserende. Jeg syntes noen måtte si ifra.

I ettertid har Førland fått det han beskriver som drøssevis av utelukkende positive tilbakemeldinger, på innlegget sitt. 

Betalte fra egen konto

At ledelsen på UiOs kanskje ikke helt skjønner alvoret, tror Tor Egil Førland kan handle om at mellomledere sjelden klager, og at vanlige administrative- og vitenskapelige ansatte som klager, ikke blir tatt alvorlig.

– Du har beskrevet problemene knyttet til utbetaling av lønn til utenlandske oppdragstakere. Men dette utgjør vel kun et lite antall mennesker?

– Dette er ikke et lite problem. UiO hyrer inn mange utenlandske gjesteforelesere, sensorer og sakkyndige, påpeker Førland og trekker fram et eksempel.

– En finsk forsker som nylig deltok i en sakkyndig komité, tok kontakt med meg fordi han fikk uforståelige beskjeder. I DFØ-systemet ble han bedt å gjøre ting som det er umulig for ham å utføre. I slike tilfeller må vi gå utenfor DFØ-systemet for å gi folk honorar. Vi må til med skreddersøm. Dette er fryktelig tidkrevende for oss.

I sitt innlegg i Khrono fortalte instituttlederen om problemene knyttet til utbetaling av honorar til en amerikansk forsker. Denne forskeren har Førland omsider lykkes i å betale fra sin egen bankkonto.

Alt annet enn rene A4 ting skaper problemer

Utbetaling av honorar til eksterne oppdragstakere, er ikke det eneste problemet med systemet, ifølge instituttlederen.

– Det som plager meg og mange andre med DFØs system, er av vi må bruke så utrolig mye tid på å få det til å virke sånn noenlunde. Og det er noen ting systemet rett og slett ikke får til.

Og det handler ikke om systemfrykt.

– Alle som kjenner meg, vet at jeg ikke er redd for administrative systemer. Jeg skjønner at vi må ha et lønns- og personalsystem, poengterer Førland.

– Jeg ser også at det alltid vil være problemer knyttet til implementering og drift av store komplekse systemer, men noe som virker bedre enn dette, burde vi ha fått.

– Alt annet enn rene A4 ting genererer masse ekstraarbeid, sukker Førland, og legger til at dette er tid som skulle vært brukt på helt andre ting.

Han minnes presentasjonene av DFØ-systemet før det ble tatt i bruk i mai 2021.

– Den gang fikk vi høre at systemet skulle bidra til å effektivisere virksomheten og gjøre ting enklere for oss. Ser man på hva vi ble lovet, og hva vi har fått, er det ikke en pen historie, slår han fast.

– Det bør lyse rødt

Instituttlederen forteller at han etter at DFØs system ble implementert bruker mye mer tid enn tidligere på godkjenning av det han beskriver som alt mulig rart.  Førland forteller også om problemer med å finne og korrigere feil.

– Brukere vil alltid gjøre feil, men når feil skjer, for eksempel hvis jeg mottar en timeliste som ikke skulle vært sent til meg, tar det alt for lang tid å rette opp feilen.  Vi har opplevd å få feilsendte krav om betaling for eksamensarbeid som vi bare har betalt, fordi dette er enklere enn å forsøke å få omdirigert kravet til riktig instans, røper han.

– At systemet oppfattes som uhyre lite brukervennlig av UiOs ansatte, er et stort problem som UiOs ledelse er nødt til å gripe fatt i, mener Førland.

– Jeg har ikke noe ønske om å drive et korstog mot DFØ og de som er ansvarlig for at universitetet har tatt systemet bruk. Alt jeg ønsker meg, er et system som fungerer. Når misnøyen fra egne ansatte er så stor, bør det lyse rødt i en varsellampe, understreker han.

– Vi bør kanskje vurdere våre muligheter

Tor Egil Førland er ikke optimistisk med hensyn til en snarlig løsning på problemene.

– Jeg har ikke tro på at dette vil bli vesentlig bedre i løpet av det halvannet året jeg har igjen av instituttlederperioden, innrømmer han.

– UiO har inngått et ekteskap med DFØ, og jeg skjønner at det er vanskelig for UiO å gå ut av det ekteskapet enten det dreier seg om et tvangsekteskap eller et arrangert ekteskap. Men hvis den andre parten i ekteskapet ikke makter å rette opp det som ikke fungerer, bør vi kanskje sette oss ned og vurdere våre muligheter.