Nå er hun fast ansatt som HR-sjef: Tilsettingen følger et mønster i personalavdelingen

Seksjonslederen UiO-styremedlem Marianne Østby har vikariert for kommer ikke tilbake. Nok en gang er personaldirektørens håndplukkede ledervikar tilsatt fast.

MØNSTER FOR LEDERREKRUTTERING: UiO-styremedlem Marianne Østby er tredje person på få år som har fått mulighet til å kvalifisere seg i en ikke-utlyst midlertidig lederstilling i personalavdelingen, for deretter å få fast stilling etter senere utlysning. Helle Parelius og Berit Hernes Bakke (øverst og nederst til høyre) har tidligere gått samme vei. 

Foto: Ola Gamst Sæther og Anders Lien/UiO

I august i fjor skrev Uniforum at seniorrådgiver og universitetsstyremedlem Marianne Midthus Østby var håndplukket til et ikke-utlyst vikariat som seksjonssjef i sentraladministrasjonen.

Omtrent samtidig som Østby ble tilsatt, ble seksjonen omorganisert og utvidet fra ISMO (internasjonal staff mobility office) til seksjon for HR, med ISMO som undergruppe.

Etter en tid ble det klart at ISMO-lederen Østby var vikar for, ikke kommer tilbake for å lede seksjonen som ikke lenger eksisterer som egen enhet. Nylig ble stillingen som HR-sjef lyst ut, og det meldte seg 12 søkere.

Denne uken ble det avgjort at Østby – som har ledet seksjonen siden i fjor sommer – hadde den mest relevante erfaringen og får jobben. 

(se søkerlisten nederst i saken)

– De ble senere funnet best kvalifisert i konkurranse med andre

Avdeling for organisasjon og personal (OPA) der Østby jobber, holder blant annet oversikt over regelverk innen rekruttering. Et prinsipp UiO skal følge, er det såkalte kvalifikasjonsprinsippet som innebærer at den best kvalifiserte søkeren til en stilling skal tilsettes. Dette forutsetter imidlertid at stillingen lyses ut. Og her finnes det muligheter til å gjøre unntak, noe OPA har benyttet seg av for eksempel når en stilling er blitt ledig fordi en leder har fått permisjon for å jobbe et annet sted. 

Den tidligere seniorrådgiveren Østby er tredje person på få år som har fått mulighet til å kvalifisere seg i en ikke-utlyst midlertidig lederstilling, for deretter å få fast stilling etter utlysning omlag ett år senere.

Andre som har gått samme vei er Helle Parelius som i 2017 ble hentet fra konsulentselskapet Agenda Kaupang til å bli assisterende personaldirektør og avdelingens seniorrådgiver Berit Hernes Bakke som først ble personalsjef og deretter både «underdirektør HR og personal» og assisterende personaldirektør.

Hvorfor skjer dette så ofte i denne avdelingen? Kan framgangsmåten ha uheldige sider? Og er det mulig å si at OPA ved å gi «opplæring» til håndplukkede personer før en lederstilling lyses ut, blokkerer andre personers muligheter til å gjøre karriere i samme avdeling?

Personaldirektør Irene Sandlie svarer på de tre spørsmålene samlet:

– På alle arbeidsplasser oppstår det fra tid til annen behov for å fylle vikariater med personer som, på grunn av sin kompetanse og erfaring, raskt kan gå inn i stillingen uten behov for lang opplæring. Dette var tilfelle da de tre nevnte personene ble tilbudt sine vikariater – de kunne være operative på svært kort tid. De ble senere funnet best kvalifisert i konkurranse med andre om stillingene. Vi har forøvrig rekruttert flere ledere som kommer utenfra UiO til vår avdeling, skriver Sandlie som ønsker å svare skriftlig.

VENTET MED VIKARTILSETTING: Personaldirektør Irene Sandlie har tidligere opplyst at Marianne Østby ble tilsatt midlertidig uten utlysning fordi det var behov for en leder «raskt». Sandlie vedgår nå at behovet ikke oppsto straks ISMO-seksjonslederen hun vikarierte for, gikk ut i permisjon. Etter det Uniforum erfarer startet vedkommende i ny jobb utenfor UiO allerede ti måneder før Østby steppet inn som vikar. (foto: Ola Gamst Sæther)

– Positivt at ansatte får innvilget permisjon

Som Uniforum tidligere har omtalt, var det da Helle Parelius sluttet som assisterende personaldirektør etter bare ett år i fast stilling, at seniorrådgiveren Bakke fikk den ikke-utlyste, midlertidige stillingen som personalsjef. Omtrent ett år senere ble underdirektørstillingen «Personal- og HR-leder» lyst ut. I utlysningsteksten ble det slått fast at «Relevant ledererfaring innenfor stillingens ansvarsområde er nødvendig, og ledererfaring fra universitets- og forskningssektoren er en fordel».

Bakke søkte og fikk stillingen i konkurranse med 20 andre søkere.

Men etter bare ett år i jobben tok Bakke en pause for å jobbe utenfor UiO. Da steppet Eva Helene Mjelde fra universitetsdirektørens stab inn som vikar, med tittelen underdirektør HR. Heller ikke denne stillingen var lyst ut, bekrefter Sandlie:

– Mjelde vikarierte for Bakke. Vikariatet ble gitt uten kunngjøring basert på blant annet behovet for raskt å få inn en kvalifisert leder til et vikariat av midlertidig karakter. Ansettelsen var dermed i tråd med regelverket, skriver hun.

Er avdelingen du leder rausere med å innvilge permisjon for å gå over i annen stilling enn det som er vanlig ellers på UiO?

Avdeling for organisasjon og personal forholder seg til universitetets regelverk. Jeg har vært opptatt av å kombinere god personalpolitikk med vurderinger av UiOs behov når disse permisjonene er blitt innvilget, slik retningslinjene legger opp til. Den positive konsekvensen har vært at ansatte får innvilget permisjon og får prøve seg i nye stillinger.

Underveis ble det klart at de trengte noen raskt 

Selv om Mjelde var underdirektørvikar for Bakke, ble hun værende da Bakke kom tilbake til UiO bare ni måneder senere, i mars 2022. Mjelde fortsatte i fem måneder som underdirektør HR mens Bakke nå hadde tittelen assisterende personaldirektør, går det fram av deres åpne LinkedIn-profiler. Til tross for ny tittel, var det stillingen som underdirektør Bakke kom tilbake til, forklarer Sandlie:

Hun kom tilbake til UiO til sin tidligere faste stilling som underdirektør. Stillingsbenevnelsen og den personlige tittelen ble endret til assisterende personaldirektør for mer korrekt å gjenspeile de faktiske arbeidsoppgavene og ansvarsområdene.

Høsten 2022 sluttet både Bakke og Mjelde i stillingene, ifølge deres CVer på LinkedIn. 

Noen måneder tidligere hanket personaldirektøren inn universitetsstyremedlemmet Marianne Midthus Østby i vikariatet som seksjonsleder for ISMO – en seksjon som altså var i ferd med å bli kraftig endret.

På dette tidspunktet hadde ISMO-lederen allerede vært i permisjon en stund. Etter det Uniforum erfarer, startet vedkommende opp i ny stilling utenfor UiO allerede i september 2021 – det vil si ti måneder før Østby fikk det ikke-utlyste vikariatet.

Sandlie har tidligere forklart den manglende utlysningen med at det var behov for noen som «raskt kunne ivareta ansvaret i lederfunksjonen og oppfølgingen av de ansatte». 

Hun vedgår nå at behovet for å finne en erstatter «raskt» ikke oppsto idet ISMO-lederen gikk ut i permisjon. For å unngå å kommentere enkeltpersoners ansettelsesforhold, vil hun ikke si nøyaktig når dette var eller hvor lang permisjon vedkommende ble innvilget:

– Etter at permisjonen ble innvilget, ble det vurdert ulike løsninger. Jeg endte med å overta ansvaret selv for ISMO en periode. Årsaken var at jeg, i dialog med de ansatte, begynte å se nærmere på organiseringen av oppgaveløsningen i denne seksjonen og etter hvert også for flere fagområder i avdelingen. Underveis ble det klart at vi likevel trengte en vikar som raskt kunne tre inn i stillingen og fungere operativt uten lang opplæringstid, skriver personaldirektøren.  

FORTSETTER I STYRET: – Fast ansettelse i stillingen medfører ikke noen realitetsendring i.f.t de vurderingene jeg har gjort tidligere. Jeg er fortsatt valgbar, og vil derfor gjøre mitt beste for UiO og de T/A-ansatte ut styreperioden, skriver Marianne Østby i en e-post til Uniforum. (foto: Ola Gamst Sæther)

Omstridt rekruttering

At personaldirektøren henvendte seg til et medlem av UiOs øverste organ universitetsstyret for å fylle en ikke-utlyst lederstilling, er kritisert av flere. Omtrent på samme tid ble også styrets studentrepresentant Karl Oskar Lie Bjerke rekruttert av kommunikasjonsdirektør Berit Kolberg Rossiné til en stilling som kommunikasjonsrådgiver i UiO-ledelsens kommunikasjonsstab.

– En svært uheldig praksis, vurderte jussprofessor Hans Petter Graver om de to tilfellene, og listet opp flere grunner til det.

Mens Graver rettet sin kritikk mot UiO-direktørene som hadde rekruttert Østby og Lie Bjerke, var tidligere universitetsstyremedlem Kristian Gundersen kritisk også til styremedlemmene som hadde takket ja:

– Hovedregelen i staten er at alle stillinger skal lyses ut. Det har man gått bort fra her, og attpåtil kommet i en situasjon hvor det kan reises alvorlig tvil om styremedlemmers integritet. Jeg forstår rett og slett ikke hvordan universitetsledelsen kan bagatellisere en sånn sak, sa Gundersen med henvisning til at både universitetsdirektør og rektor forsvarte tilsettingene.

– En svekkelse av hennes kandidatur

Parat-leder Ariel Sevendal har pekt på at Østbys jobbskifte har ført til at UiOs teknisk-administrative ansatte representeres i universitetsstyret av en ganske annen enn fagforeningsnestlederen de valgte inn.

– Problemet er styremedlemmets korte avstand til toppledelsen i det daglige, ved at hun er leder i en avdeling som støtter tett opp under universitetsledelsen. Hvor har du da lojaliteten din? uttalte Sevendal til Uniforum i februar.

– Rolleblandingen er uheldig og burde helst ikke skje. Vi ser dette som en svekkelse av hennes kandidatur. Hun fikk tillit på et helt annet grunnlag, slo Parat-lederen fast.

Østby har tidligere gjort det klart at hun ikke deler synet om at kombinasjonen av vervet i universitetsstyret og HR-lederstillingen skulle utgjøre noen uheldig rollekombinasjon.

– Jeg har fått tillit på grunnlag av min valgplattform. Den gjelder som jeg har nevnt tidligere fortsatt. Om noen har kommentarer til at jeg ikke leverer i henhold til den så er jeg mottakelig for innspill på det, uttalte hun til Uniforum i februar.

OBS: Uniforum har kritisert Østbys rollekombinasjon på lederplass. Ariel Sevendal er medlem av styret for Uniforum og Apollon som representant for fagforeningene.

Østby: – medfører ikke noen realitetsendring

At vikariatet som HR-leder i sentraladministrasjonen nå er blitt til en fast stilling, endrer ikke på Østbys tidligere vurderinger.

Som det er påpekt av Parat-leder Ariel Sevendal: UiOs teknisk-administrative ansatte valgte en fagforeningsnestleder inn i universitetsstyret, ikke en HR-leder i sentraladministrasjonen. Nå som du har fått fast stilling som HR-sjef: Vil du søke om å trekke deg fra universitetsstyrevervet?

– Fast ansettelse i stillingen medfører ikke noen realitetsendring i.f.t de vurderingene jeg har gjort tidligere. Jeg er fortsatt valgbar, og vil derfor gjøre mitt beste for UiO og de T/A-ansatte ut styreperioden, svarer Østby, som etter eget ønske svarer Uniforum skriftlig.

– Du er den tredje personen på få år i samme avdeling som har fått mulighet til å kvalifisere seg i en ikke-utlyst midlertidig lederstilling, for deretter å få fast stilling når den samme eller lignende lederstilling er blitt lyst ut. Er dette en metode for lederrekruttering som du som universitetsstyremedlem vil anbefale til UiOs øvrige enheter?

– Det er viktig at UiO, på alle nivå, følger regelverket for ansettelser i Staten. Utover det finner jeg det vanskelig å kommentere dette spørsmålet, skriver Østby.

SPISSEDE KRAV: 12 personer søkte nylig stillingen som seksjonssjef HR i avdeling for organisasjon og personal. Blant kvalifikasjonskravene var: erfaring med seksjonens ansvarsområde/ god forståelse for og erfaring med rammene for medbestemmelse og medvirkning i staten, inklusive erfaring fra lønnsforhandlinger i statlig virksomhet/ relevant og dokumentert ledererfaring med personalansvar/ erfaring fra stor og kompleks virksomhet

 

Av Helene Lindqvist
Publisert 23. mars 2023 20:56 - Sist endra 23. mars 2023 20:56
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere