Odontologi kunne spart millioner ved å velge et annet pasientjournalsystem

Det odontologiske fakultet har de siste ti årene brukt 16 millioner kroner på det elektroniske pasientjournalsystemet Salud. Hadde fakultetet i stedet brukt systemet som benyttes av universitetsklinikkene i Bergen og Tromsø, ville regningen kommet på under 2 millioner kroner.

NYTTELØST Å KOMME MED TILBUD: – På et møte med Barkvoll i 2013 ble vi fortalt at han uansett ikke kunne bytte system fordi det da ville komme fram hvilke enorme summer fakultetet hadde brukt på et system som ikke var bra nok, hevder Lasse Moe daglig leder for selskapet Opus systemer.

Foto: Ola Sæther

En ansatt ved Det odontologiske fakultet har i en bekymringsmelding til Avdeling for personalstøtte beskyldt dekan Pål Barkvoll for lovbrudd blant annet i forbindelse med anskaffelsen av det elektroniske pasientjournalsystemet Salud som leveres av det irske selskapet Two-Ten Health. 

Opus dental

Opus Dental er i dag det mest utbredte pasientjournalsystemet i Norden med mer enn 25 000 brukere på over 3 500 tannhelseklinikker i Skandinavia. I Norge har Opus dental en markedsandel på over 95 prosent innenfor privat tannlegebehandling. I den offentlige tannlegetjenesten benyttes Opus dental av samtlige fylkeskommuner med unntak av Akershus. Opus dental benyttes ved tannklinikkene i tilknytning til tannlegeutdanningene ved universitetene i Tromsø og Bergen og på Island. I Sverige har Opus ca. 50 prosent av det private markedet. Den største konkurrenten til Opus dental i Sverige er pasientjournalsystemet T4.

Fra nettsiden til Opus systemer

Kontrakten ble ifølge varsleren ikke lagt ut på anbud, og senere anbudsrunder er blitt spisset slik at det har vært umulig for andre å nå fram.

I en rapport som ble lagt fram i mars, konkluderer Avdeling for personalstøtte ved UiO med at det ikke er funnet noen uregelmessigheter. Konklusjonen er basert på møter med dekan og varsler og på dokumenter som disse har oversendt.

Ikke mulig å etterprøve

Om Salud står det i rapporten at bakgrunnen for at systemet ble innkjøpt uten konkurranse, var at det på verdensbasis ikke fantes noe annet pasientdatasystem tilpasset institusjoner som utdannet tannhelsepersonell. I rapporten presiseres det at Avdeling for personalstøtte ikke har mulighet til å etterprøve om denne vurderingen var korrekt da den ble foretatt for nærmere atten år siden.

Påstanden om at nyere anbudsrunder er blitt formulert på en slik måte at kun Two-Ten Health kan levere tilbud, kan ifølge rapporten handle om at det i 2014 ble utlyst en intensjonskunngjøring om at UiO hadde til hensikt å inngå en ny avtale med Two-Ten Health.

Intensjonskunngjøringer er en anskaffelsesform som kan benyttes i situasjoner hvor det bare finnes én aktuell tilbyder i markedet. Gitt at fakultetet var i en slik situasjon, er det ikke grunnlag for å kritisere fakultetet for å ha intensjonskunngjort anskaffelsen og deretter inngått kontrakt med Two-Ten Health, konkluderer rapporten.

• Les i Uniforum: Unison misnøye med rådyrt pasientjournalsystem

Feil at det ikke fantes noe alternativ

Lasse Moe, daglig leder i Selskapet Opus Systemer AS som utvikler og leverer pasientjournalsystemet Opus Dental stiller seg uforstående til påstanden om at det ikke fantes noe alternativ til Salud.

– Valget stod mellom oss og pasientjournalsystemet Salud, opplyser Moe.

Moe forteller at firmaet han leder, leverte inn et tilbud som innebar at universitetet måttet ut med hundre tusen kroner for innkjøp av systemet og deretter hundre tusen kroner i en årlig avgift som inkluderte vedlikehold og support.

Det tilsvarende tilbudet fra det irske selskapet Two-Ten Health hadde en inngangspris på 1,2 millioner kroner og deretter en million kroner i året til vedlikehold og support. Årsavgiften til Two-Ten Health inkluderte ikke, i motsetning til tilbudet fra Opus Dental, oppdateringer ved endringer i norske lover, regler og trygdesatser. 

Salud:

Pasientjournalsystemet Salud ble utviklet av Carl Moynihan i 1996 ved Dublin Dental University Hospital i Irland.

Eierselskapet heter Two-Ten Health og holder til i Dublin

Grunnlegger og administerende direktør er Carl Moynihan

Salud har brukere på fem kontinenter og det benyttes syv forskjellige språk

Two-Ten Health leverer pasientjournalsystemet til universiteter i USA, Canada, Saudi-Arabia, Norge, Storbritannia, Irland, Spania, Italia, Australia, Kina og Chile.

(Kilder: Two Ten Healths nettside og Facebookside)

 

Overprøvde beslutningen

Slik Moe beskriver hendelsesforløpet, ble det satt ned en komité ledet av daværende klinikksjef ved fakultetet,Kirsten Ahlsen som skulle velge system.

Fire av de fem medlemmene i komiteen, gikk inn for Opus Dental, men dette ble likevel ikke løsningen.

– Kirsten Ahlsen valgte å overprøve beslutningen, og det ble utnevnt en ny komite, som gikk inn for Salud, hevder Moe.

Begrunnelsen som ble gitt var, ifølge Moe, at Opus Dental manglet mulighet til å ta ut visse typer rapporter og at fakultetet ønsket å bruke en Oracle plattform og ikke en Microsoft-database.

– Dette var endringer som var forholdsvis enkle å gjennomføre og som vi ville kunne få på plass i løpet av et par uker, opplyser Moe.  Han forteller at prisen selskapet satte for å gjøre disse endringene var 500 000 kroner.

Ønsket ikke monopolsituasjon

Fakultetet fastholdt likevel beslutningen om å anskaffe Salud. Slik Moe ser det, handlet fakultetets avgjørelse om at Ahlsen ikke ønsket at Opus Dental skulle få en tilnærmet monopolsituasjon.

Kirsten Ahlsen ble i 2004 ansatt som direktør for tannhelsetjenesten i Akershus fylkeskommune. Moe mener det er betegnende at dette er den eneste av landets fylkeskommuner som i dag ikke benytter Opus Dental.

– Vurderte dere å klage på avgjørelsen til fakultetet?

– Ja, men på dette tidspunktet hadde vi skrevet kontrakt med Universitetet i Bergen. Vi håpet at dette ville gi oss anledning til å vise UiO hva vi er gode for, og at UiO ville komme tilbake til oss på et senere tidspunkt.

– Kom Barkvoll tilbake til dere på et senere tidspunkt?

– Vi ringte Barkvoll og ba om et møte fordi vi hadde fått mange henvendelser fra universitetsansatte som var misfornøyde med Salud, opplyser Moe.

Tall som ikke tålte dagens lys

– På møtet fortalte Barkvoll at en av fordelene han hadde ved å bruke det irske systemet, var at det gav ham anledning til å reise rundt i verden å presentere fakultetet kombinert med presentasjon av Salud-systemet. Spørsmålet var om vi kunne tilby noe lignende. Det kunne vi som et firma som satser i Norden, selvfølgelig ikke tilby.

– Tilbudet vårt i 2013 var enkelt, opplyser Moe.

– Vi kunne konvertere databasen for en makspris på 200 000 kroner og vi ville deretter operere med en årsavgift på 100 000 kroner i året, men samtalen kom aldri så langt. Barkvoll fortalte oss rett ut at han ikke kunne bytte system fordi det da ville komme fram hvilke enorme summer fakultetet hadde brukt på et system som ikke var bra nok.

Lasse Moe forteller at han også i 2015 tok kontakt med Barkvoll for å diskutere et tilbud.

– Vi skjønte fort at det var nytteløst fordi Salud hadde gitt Barkvoll en internasjonal posisjon som han ønsket å beholde.

Stor prisforskjell

– Two-Ten Health har fakturert Universitetet i Oslo for ca. 16 millioner kroner de siste 10 årene. Hva ville det tilsvarende tallet ha vært dersom klinikken i stedet for Salud hadde brukt Opus Dental i denne perioden?

– Tar jeg virkelig hardt i, ville prisen vært ca. 1,9 millioner kroner, svarer Moe som oppgir at de tilsvarende tallene for Universitetet i Tromsø er 400 000 kroner og for Universitetet i Bergen 700 000 kroner.

– Et argument for Salud er at dette systemet er bedre egnet for store utdanningsinstitusjoner. Er det riktig?

– Nei, svarer Lasse Moe og viser til at tannlegeutdanningen ved Karolinska Institutet i Sverige har brukt Opus Dental i åtte år.

At Opus Systemer i år har mistet kontrakten til firmaet som leverer pasientjournalsystemet T4 ,handler ifølge Moe om pris og at Karolinska Instituttet ønsket en webbasert løsning.

– Vi kommer med Opus Cloud, en skybasert webløsning, i Sverige fra august 2019, men vi tapte på pris mot T4, sier han.

Leder for Institutionen för odontologi ved Karolinska Institutet Mats Trulsson opplyser til Uniforum at han ikke kjenner alle detaljer bak beslutningen om å bytte pasientjournalsystem, men bekrefter at pris var en viktig faktor da institusjonen vraket Opus Dental til fordel for T4.

Kun Salud tilfredsstilte kravene

Tidligere klinikksjef ved fakultetet og nåværende direktør for tannhelse i Akershus fylkeskommune Kirsten Ahlsen kjenner seg ikke igjen i Moes beskrivelse.

– Det er mange år siden og jeg har ikke alle detaljene i hodet, men jeg mener bestemt at det kun var snakk om ét utvalg, sier hun.

– Da anbudet ble lagt ut, var det kun Salud som tilfredsstilte kravene.

– Samtlige fylkeskommuner unntatt Akershus benytter pasientjournalsystemet Opus dental. Hva er årsaken til at dere har valgt et annet system?

– Vi var opprinnelig seks fylker som i 2013 valgte systemet Nextsys, forteller Ahlsen. Hun forklarer at årsaken til at det i dag kun er Akershus som bruker systemet, er at selskapet bare rakk å implementere systemet her før det gikk konkurs i 2014.

– Etter konkursen gikk vi tilbake til Opus Systemer, men de fikk til ikke til å konvertere dataene til Opus Dental. Vi har derfor valgt å drifte systemet selv, sier hun.

– Det går utmerket, tilføyer hun og viser til at fylkeskommunen blant annet er den eneste som har innført e-resept i tannhelsetjenesten.

– Er det uheldig at Opus dental har en monopolsituasjon på dette markedet?

– Det er aldri heldig å ha en monopolsituasjon, svarer Ahlsen.

Slik hun ser det bidro konkurransesituasjonen til utvikling både hos Opus Systemer og hos Nextsys.

Kostbar løsning

– At Opus Dental ikke klarte å konventere dataene er ikke korrekt, kommenterer daglig leder i selskapet Opus Systemer, Lasse Moe. 

– Da Nextsys gikk konkurs brukte vi mye tid på lage en komplett konvertering av journaler med unntak av spesialistjournaler. Prisen vi tok for dette arbeidet var 30.000 kroner, opplyser han.  

– Da vi var klare fikk vi en ny melding fra Akershus om at de uten å betale mer, også ville ha alle detaljer vedrørende spesialistjournaler. Dette var en stor og komplisert jobb og ikke en del av avtalen, sier Moe.  

Han forteller at selskapet stilte som betingelse at det enten måtte få en treårs kontrakt eller betaling for både dette og annet ekstra konverteringsarbeid. Akershus fylkeskommune valgte da å avslutte samarbeidet og heller fortsette å utvikle og drifte Nextsys, noe som ifølge Moe har kostet fylkeskommunen flere titalls millioner kroner.

KOM IKKE TILBAKE: – I møtet med Lasse Moe var vi tydelige på at vi skal ha det beste systemet som tilfredsstiller våre krav til enhver tid, og OPUS skulle komme tilbake til oss. Det har de ikke gjort, hevder dekan Pål Barkvoll.
Foto: Ola Sæther

Kom aldri med noe tilbud

Pål Barkvoll, dekan ved Det odontologiske fakultet og tidligere instituttleder ved Institutt for klinisk odontologi kjenner seg heller ikke igjen i beskrivelsen til Lasse Moe.

Om møtet med Opus Dental i 2013, sier Barkvoll:

– Det var jeg som inviterte Opus Systemer til et møte hvor vi presiserte våre behov, men selskapet kom aldri tilbake med noe tilbud.

– Stemmer det at du fortalte på møtet at Two Ten Health gav deg anledning til å reise rundt i verden å presentere fakultetet kombinert med presentasjon av pasientjournalsystemet Salud?

– Denne påstanden kjenner jeg meg ikke igjen i. På dette møtet var også vår IT-leder som kan bekrefte at dette er en feil framstilling, svarer Barkvoll.

– Ifølge Lasse Moe lurte du på om Opus Dental kunne tilby det samme. Svaret du fikk var dette ikke var aktuelt fordi Opus Dental er et nordisk system. Hva er din kommentar til dette?

– En leverandør som kun har et nordisk perspektiv kan være noe snevert. Vi utdanner kandidater som reiser på utveksling til flere europeiske land og som vil kunne arbeide i hele Europa.

 – Stemmer det at du uttrykte at Det odontologiske fakultet hadde brukt så mye penger på Salud at det uansett ville være uaktuelt å bytte system?

– Det ville selvsagt være svært utfordrende som i enhver annen organisasjon som går inn og endrer sin elektroniske pasientjournal, svarer Barkvoll.

– Vi vil naturlig nok vurdere andre systemer når kontrakten med Two-Ten Health går ut i 2023. Det er viktig for Det odontologiske fakultet å ha det beste journalsystemet til enhver tid og som støtter de behovene vi har for å drifte vår forsknings- og undervisningsklinikk, legger han til.

– Fakultetet underskrev i 2015 en nye åtteårskontrakt med Salud. Vurderte dere på dette tidspunktet også andre pasientjournalsystemer?

– Det ble lagt ut en internasjonal intensjonskunngjøring i 2014-2015, men det meldte seg ingen andre interessenter.

Umulig å sammenligne pris

–Two-Ten Health har fakturert Det odontologiske fakultet for ca. 16 millioner kroner de siste ti årene. Det gjelder årsavgifter, utvikling og tilpasning til nye lover og regler. Dersom fakultetet hadde brukt Opus dental i disse årene, ville regningen sannsynligvis kommet på under to millioner. Er Salud så mye bedre enn Opus Dental at det kan forsvare den enorme prisforskjellen?

– Så lenge Opus ikke tilfredsstilte våre krav i 2001, eller kom med et tilbud i 2015, da vi hadde en intensjonsutlysning, er det umulig å sammenligne pris, svarer Pål Barkvoll.

– I møtet med Lasse Moe i 2013 var vi tydelige på at vi skal ha det beste systemet som tilfredsstiller våre krav til enhver tid, og Opus skulle komme tilbake til oss. Det har de ikke gjort.

• Les mer i Uniforum:

UiO: Dekan braut ikkje habilitetsreglane, men fylgde ikkje regelverket for innkjøp

Odontologiforsker beskylder dekanen for lovbrudd

Britisk datakonsulent: – Det fantes ikke noe alternativ til University Health Network

Av Grethe Tidemann
Publisert 4. apr. 2019 16:17 - Sist endra 8. apr. 2019 22:52
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere