Handler PR-tjenester for millioner mer enn planlagt

Høsten 2013 inngikk UiO en rammeavtale med PR-byrået Gambit Hill + Knowlton. Ifølge avtalen skulle UiO kjøpe kommunikasjonstjenester for inntil én million kroner i året over fire år. Men anslaget viste seg snart å være altfor lavt. Behovet for såkalte kommunikasjonstjenester er høyt på UiO, og både i 2014 og 2015 endte regningen på nærmere tre millioner kroner.

Kommunikasjonsdirektør Marina Tofting viser til UiOs innkjøpssjef Jacob Landsvik som den som holder kontroll på pengebruken.

– Ingen «big deal»

– Dette skjer hele tiden. Særlig innen bygg og anlegg ser vi at forhåndsberegninger blir feil. Det er ingen «big deal», og helt vanlig i hele innkjøps-Norge, kommenterer Landsvik.

– Helt vanlig på UiO også?

– Vanlig og vanlig. Vi har tidligere blitt spurt av Riksrevisjonen om innkjøpene våre, og det som er viktig da, er at vi svarer godt og viser til vurderingen som ble gjort før konkurransen ble utlyst. Og at et eventuelt overforbruk ikke er uaktsomt, men for eksempel handler om sykefravær.

Her sikter Landsvik blant annet til at Lederstøtten våren 2015 leide inn en Gambit-konsulent for rundt 600 000 kroner, hovedsakelig for å dekke opp for en sykmeldt ansatt.

– Er Gambit et vikarbyrå?

– Nei, det er ikke et vikarbyrå. Men mangel på kapasitet og kompetanse er en helt vanlig grunn til at det offentlige kjøper tjenester. Det er klart at det ikke er så lett å rekruttere en ny når en sentral medarbeider forsvinner, poengterer Landsvik.

Les også: Betalte 68 000 kroner for to taler

Bør kunngjøre på nytt

En oppdragsgiver har som utgangspunkt plikt til å handle innenfor de rammer som er fastsatt i den rammeavtalen som ble inngått med valgte leverandør.

Det forklarer sekretariatsleder Anneline Vingsgård i Klageorganet for offentlige anskaffelser (KOFA) til Uniforum.

– Dersom man handler mye over det som er forutsatt i avtalen, vil man kunne risikere at avtalen anses vesentlig endret og at man anses for å ha inngått en ny avtale som ikke er kunngjort etter regelverket, utdyper hun.

– Hvor raskt bør en bedrift reagere med ny utlysning, dersom det blir klart at deres første behovsanslag for rammeavtalen var feil?

– En oppdragsgiver bør handle ved å kunngjøre på nytt når de ser at første behovsanslag er feil og man ser at man er i risikosonen for å bryte regelverket for offentlige anskaffelser, sier Vingsgård.

Husker ikke når

Ifølge UiOs innkjøpssjef er UiO allerede i gang med en ny kunngjøring.

– Når startet dere opp med det?

– Jeg husker ikke akkurat når vi startet opp, men vi lyser ut en ny konkurranse så fort vi får det til. Så kan noen sikkert si at utlysningen burde skjedd tidligere. Men vi har prioritert andre og viktigere anskaffelser, blant annet innen forskning. Vi har snart 500 rammeavtaler, og ser over disse en gang årlig, sier Landsvik.

Han understreker at det ikke er noen juridisk klare grenser for hvor mye man kan handle over det avtalte beløpet.

– Vi er i grenseland, og derfor kommer vi nå til å lyse avtalen ut på nytt en stund før kontrakten utløper.

Tenker på omdømmet

– Så UiO har ikke gjort noe ulovlig?

– Det er en vurdering. Vi er pålagt etter loven å gjøre vår beste vurdering ved inngåelse av en rammeavtale. I dette tilfellet hadde vi ikke hatt en omfattende avtale på området før, og visste heller ikke hva vi tidligere hadde brukt på slike tjenester. Men vi antok at det kunne dreie seg om fire millioner over fire år.

Her er det dessuten flere hensyn å ta, understreker innkjøpssjefen.

– Det er ikke noe hyggelig for markedet om vi inngår for luftige avtaler som gir falske forhåpninger. Det kan også skade vårt eget omdømme, sier han.

Om avtalen lyses ut på ny med en ramme tilsvarende bruken i 2014 og 2015, eller om det blir et helt annet beløp, er foreløpig ikke avklart.

– Endret dynamikk i sektoren

Da UiO inngikk avtalen med Gambit i 2013, omtalte journalistikkprofessor Sigurd Allern universiteters kjøp av PR-tjenester fra kommunikasjonsbyråer som «misbruk av offentlige midler».

Rektor Ole Petter Ottersen gjorde i samme Uniforum-sak et poeng ut av at avtalen gjaldt tjenester for inntil en million. Og understrekte at avtalen selvfølgelig kun skulle brukes ved behov.  

– De to siste årene har dere betalt nesten tre millioner per år til byrået. Kan du kommentere det?

– Rammeavtaler er til for å dekke kapasitet som vi ikke har selv. Som innkjøpsseksjonen har svart Uniforum tidligere, så var det vår beste beregning den gangen. Det er en mye større dynamikk i universitets- og høgskolesektoren i dag enn bare for et par år siden – med diverse reformer i vår sektor og med betydelige endringer i egen organisasjon, svarer Ottersen via e-post.

– Er det ditt inntrykk at du har de vitenskapelige ansattes støtte til å bruke nærmere tre millioner kroner årlig på tjenester fra et PR-byrå?

– UiO har et budsjett på over 7 milliarder kroner. Jeg ville tro at alle våre ansatte ønsker at vi bruker våre ressurser så effektivt som mulig. Rammeavtalen skal brukes når det er behov for spisskompetanse som det ikke er naturlig at vi bygger opp selv, og når det er arbeidstopper. Det ville være økonomisk uforsvarlig å bygge opp en stab som er så stor at den kan fange opp alle arbeidstoppene vi har i løpet av et år, skriver rektor.