De UiO-ansatte er fortsatt mellomfornøyde med LOS

De sentrale, administrative støtteenhetene er i for liten grad orientert mot brukernes behov og for lite flinke til å involvere de lokale enhetene i sin virksomhet, men skårer jevnt over en anelse høyere enn i 2014.

­STOLT OG FORNØYD: – Å endre kulturer og holdninger tar tid, men det er veldig motiverende å se at vi er på rett vei, sier universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

Administrative tilsatte og ledere ved de lokale enhetene har for andre gang evaluert universitetets sentrale ledelse og støtteenheter (LOS). ­

­– Som i 2014 ser vi at kvalitet skårer høyest, og involvering lavest. Det mest positive er at vi jevnt over ser en tendens til bedring, kommenterer universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

Økningene er små, men på to områder er tallene signifikante. Eiendomsavdelingen viser en forbedring innenfor området involvering, mens Administrativ støtte skårer  bedre på kvalitet.

Små framskritt

– Avdelingene i LOS skårer fortsatt under middels på brukerorientering og involvering, dvs. under 3,5 på en skala fra én til seks. Skårene for kvalitet varierer fra litt under middels til litt over fire. Er middels OK? 

­­– Jeg vil heller fokusere på at vi utvikler oss i positiv retning, svarer Bjørneboe.

– Det er jeg stolt over, og jeg vil takke alle som gjøre en kjempeinnsats hver dag. 

Brukerundersøkelsen for LOS: Ledelsen og støtteenheter

Undersøkelsen er en del av oppfølgingen av prosjektet Internt handlingsrom. Formålet er å måle i hvilken grad LOS innfrir målene for ny organisering. Utviklingen skal følges over tid gjennom årlige målinger. Undersøkelsen er gjennomført i perioden 1.–9. september 2015. Undersøkelsen ble første gang gjennomført i mai 2014.

I undersøkelsen tar respondentene stilling til et sett påstander innenfor områdene brukerorientering, kvalitet og involvering. For hver påstand gir respondenten skår fra 1 til 6, hvor 1 er helt uenig og 6 er helt enig. 

* Påstandene knyttet til brukerorientering handler om hvorvidt LOS lytter til brukernes behov, har god kunnskap om lokale behov og har tjenester godt tilpasset de lokale behov.

* Kriteriene for kvalitet er responstid på henvendelser, kompetansenivå i forhold til etterspørsel, kvalitet på råd og veiledning og kvalitet på tjenester.

* Involvering evalueres ut ifra respondentenes opplevelse av å bli involvert i utviklingen av administrative tjenester og administrative systemer, og deres syn på hvorvidt enhetens interesser blir tillagt tilstrekkelig vekt i forkant av beslutninger.

– ­Dette er andre gang dere gjennomfører denne undersøkelsen etter den store omorganiseringen. Hadde det ikke vært lurt å starte med en undersøkelse før omorganiseringen?

­– I ettertid kan vi si at det ville vært lurt, men vi gjorde et grundig forarbeid, og hadde fått mange tilbakemeldinger på områder hvor vi burde bli bedre og tips om ting vi burde gjøre annerledes.

Stor avstand

Hvordan skårer tjenestene til UiOs sentrale, administrative avdelinger sammenlignet med tilsvarende avdelinger i andre store, statlige institusjoner?

­ – Jeg er ikke kjent med at noen andre universiteter har gjort en tilsvarende undersøkelse, men det ville vi ønsket velkommen, svarer universitetsdirektøren.

– De lave skårene for brukerorientering og involvering tyder på at avstanden mellom de sentrale og de lokale enhetene oppleves som stor. Er ikke dette et paradoks når målet med omorganiseringsprosessen var bedre samhandling med de lokale enhetene og mer ressurser til universitetets kjerneaktiviteter? 

­– Her gjør vi mange ting, og vi er på riktig vei, forsikrer universitetsdirektøren.

– Vi er mer ute i organisasjonen nå. Vi bruker nettverkene våre aktivt, og vi har regelmessige dialogmøter. Vi trekker i større grad enn tidligere enhetene inn i utviklingsarbeid, og vi satser systematisk på opplæring og kompetanseheving, ramser hun opp.

– Vi er også blitt flinkere til å oppdatere nyhetssidene våre, legger hun til og forteller at det i desember vil bli lansert nye nettsider for universitetets ansatte.

­– Men resultatene viser vel likevel at tjenestene i for liten grad er tilpasset enhetenes behov? Har profesjonaliseringen gått ut over fleksibiliteten?

­– Vi må hele tiden finne en balansegang mellom standardisering og fleksibilitet. Det handler om å lytte til enhetenes behov og bestrebe oss på å ha den kompetansen og fleksibiliteten som behøves for å bistå kjerneaktivitetene forskning, undervisning, formidling og innovasjon på best mulig måte, svarer Bjørneboe.

Misnøye med lønnsseksjonen

– Lønn er et område hvor det tilsynelatende er mye misnøye. Over halvparten av respondentene er helt uenige eller uenige i at enhetenes interesser blir tillagt tilstrekkelig vekt i forkant av beslutninger innen området lønn. Hva skyldes denne misnøyen? 

­– Vi er i ferd med å sluttføre et stort prosjekt rettet mot å forenkle rutiner og prosedyrer innenfor feltet bilagslønn. Dette er i dag et tungrodd system som mange er misfornøyde med. De ansatte i lønnsavdelingen gjør en kjempeinnsats for å få dette på plass, og jeg tror bildet vil endre seg når det nye systemet rulles ut til våren.

– Tyder dette på at spørsmålene er for generelle, at de ikke avslører hvor skoen virkelig trykker?

– Spørsmålene kan vi se nærmere på, men de ansatte har fått anledning til å komme med innspill i åpne kommentarfelt. Her får vi mye ros. Ikke minst er det gledelig at over 30 prosent av respondentene svarer at de har merket en positiv endring. I 2014 svarte én av fire det samme, påpeker Bjørneboe.

– Lavere skår enn i 2014

– Eiendomsavdelingen kommer også i år dårligst ut totalt sett med en gjennomsnittsskår på 3,17. På feltet «prosjektgjennomføring» skårer avdelingen lavere enn i 2014 både når det gjelder brukerorientering og kvalitet. Hva er årsaken til det?

­– Dette vil jeg ikke forsøke å tolke i dag. Nå skal lederne for alle avdelingene gå gjennom resultatene med sine medarbeidere, og så skal vi sette oss sammen og diskutere hva vi kan gjøre for å bli enda bedre.

Les hele rapporten

 

 

Av Grethe Tidemann
Publisert 6. nov. 2015 05:00
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere