Uniforum skrev i 2019 om misnøye i Domus Juridica. Da var det bare noen måneder siden de ansatte hadde fått flytte inn i den helt nye bygningen i Kristian Augusts gate.
Misnøyen med bygningen som UiO leier av eiendomsselskapet Entra, gjaldt særlig lysforhold, støyproblemer og fordelingen av arbeidsplasser i kontorlandskapene.
At de utvendige persiennene var nede mesteparten av tiden, ble trukket fram som ett problem. Jusprofessor Andreas Føllesdal beskrev det som å sitte i et bur. Ansatte i bygningen fortalte også om manglende støyskjerming mellom cellekontorene og om multirom som ikke fungerte fordi støyskjermingen mot kontorlandskapet var for dårlig.
Ved Norsk senter for menneskerettigheter påpekte kontorsjef Teis Daniel Kjelling ulempene ved at administrativt ansatte delte kontorlandskap med stipendiater, forskningsassistenter, gjesteforskere og emeriti.
Les mer i Uniforum: Domus Juridica: – De ansatte ble ikke hørt
I framtiden bør UiO legge seg litt over minstekravene
I dag er mange av disse problemene løst, forteller dekan Ragnhild Hennum og fakultetsdirektør Oddrun Rangsæter.
De utvendige persiennene er bedre justert og mange lokaler har i tillegg fått innvendig manuell solskjerming. Multirommene har fått lydtette dører og tykkere glassvegger. Ansatte skulle fortsatt ønske at lydgjennomgangen mellom cellekontorene var mindre, men dette er det vanskelig å få gjort noe med ettersom lydisolasjonen tilfredsstiller minstekravene, erkjenner de to fakultetslederne.
– Vi har rådet UiO til å legge seg litt over minstekravene til lydisolasjon mellom kontorer i Livsvitenskapsbygningen og ved andre framtidige byggeprosjekter, bemerker Rangsæter.
Ved Norsk senter for menneskerettigheter deler administrasjonen fremdeles kontorlandskap med emeriti, stipendiater og andre forskere i midlertidige stillinger. Kontorsjef Teis Daniel Kjelling mener fortsatt at dette ikke er en ideell løsning, men han beskriver likevel situasjonen som bedre enn i 2019.
Det skyldes forteller han, at ansatte som sitter i kontorlandskapet, bruker multirom og møterom til telefonsamtaler og aktiviteter som kan virke forstyrrende på kollegene. Selv setter han seg innimellom inn på ett av disse rommene for å få litt ekstra ro. Det er dessuten blitt en norm at forskere som sitter i landskap, får bruke cellekontorene dersom eierne er sykemeldte, på reise eller lignende.
Oddrun Rangsæter og Ragnhild Hennum forteller om flere grep som er blitt tatt for å øke trivselen i bygningen. Noen av studentene opplevde lesesalene som litt sterile. Her er fondvegger blitt malt, og det er kommet opp litt kunst.
– Bygningen var helt ny da vi tok den i bruk, og det er ganske vanlig at man gjør noen endringer når man ser hvordan ting fungerer, bemerker Rangsæter.
Litt bedre skår enn UiO-snittet
Spørreundersøkelsen i forbindelse med Arbeidsmiljøundersøkelsen ARK som ble gjennomført på hele universitetet våren 2024, viste at de ansatte ved Det juridiske fakultet jevnt over trives godt på arbeidsplassen sin.
Sammenlignet med snittet for hele UiO, hadde fakultetet lik eller litt bedre skår på de fleste av spørsmålene.
Som på UiO for øvrig, viser undersøkelsen at de ansatte ved Det juridiske fakultet er mest fornøyd med ledelsen og forholdet til kollegene, mens spørsmålene som handler om informasjonsflyt og medvirkning får litt lavere skår.
Punktet som får aller lavest skår i undersøkelsen, er arbeidsbelastning. De UiO-ansatte gir dette spørsmålet en skår på 2,9 på en skala hvor én er minst positiv skår og fem er mest positiv skår.
Dette er ett av de få spørsmålene hvor Det juridiske fakultetet, skårer litt lavere enn snittet. Men både UiO og fakultetet skårer likevel over snittet i universitets- og høyskolesektoren som er 2,6. Når det gjelder spørsmålet om balansen mellom arbeid og jobb, gir de ansatte på Det juridiske fakultet derimot en litt mer positiv skår enn snittet på UiO.
Forskjellig praksis på instituttene
Resultatene fra undersøkelsen er blitt presentert og diskutert på UiOs sentrale og lokale enheter. Dekan Ragnhild Hennum beskriver oppfølgingen av undersøkelsen som god, både sentralt på fakultetet og ute på instituttene.
– Dette har vi god struktur på, sier hun og viser til at HMS og oppfølging av tiltak er hovedtemaer på fire årlige LAMU-møter.
Fakultetsdirektør Oddrun Rangsæter forteller om allmøter i fakultetsadministrasjonen, instituttseminarer og instituttlunsjer hvor ansatte har diskutert resultater og kommet med innspill til tiltak.
– Det er i oppfølgingsprosessene det viktigste arbeidet for å sikre et godt arbeidsmiljø foregår, slår hun fast.
Da Arbeidstilsynet i slutten av januar gjennomførte et tilsyn på Det juridiske fakultet, fikk fakultetet ros for å arbeide systematisk med Helse, miljø og sikkerhet (HMS).
I sin sluttrapport peker Arbeidstilsynet på at fakultetet har flere arenaer for medvirkning, og at samarbeidsklimaet mellom ledelse, verneombud og de ansatte fremstår som godt.
Systematikken i samarbeidet varierer imidlertid mellom instituttene. For eksempel er det ikke praksis med faste møter mellom ledelse og verneombud ved alle institutter, blir det bemerket i rapporten.
Disse variasjonene tror Oddrun Rangsæter handler om hvordan samarbeidet foregår på ulike institutter. Hun viser til at forholdene noen steder er små, og at det på mindre enheter kan være mye uformell kontakt mellom leder og verneombud.
– Vi merker oss dette punktet, og vi vil sørge for at de uformelle møtene mellom ledere og verneombud blir formalisert, supplerer dekanen.
Vi ser ikke funn risikovurdert og fulgt opp
Fakultetet får også gode skussmål for sitt arbeid med å sikre at ansatte får informasjon og opplæring om forhold av betydning for arbeidsmiljøet.
Kritikken som kommer fram i Arbeidstilsynets rapport handler først og fremst om manglende dokumentasjon av kartlegging, risikovurdering og oppfølging av organisatoriske og psykososiale forhold som kan gi risiko for psykiske plager og muskel- og skjelettplager hos arbeidstakerne.
«I tilsynet fremkom flere momenter som omhandlet organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø som vi i liten grad finner dokumentert i vernerunde eller ARK-kartlegging, Flere av momentene vi hadde dialog om i tilsynet samsvarer med momenter i ARK-kartleggingen, men vi ser ikke funn risikovurdert og systematisk fulgt opp i en handlingsplan», skriver Arbeidstilsynet i sin rapport.
Arbeidstilsynet viser til at fakultetet har en kultur for melding av avvik som hovedsakelig gjelder fysiske eller ergonomiske forhold. Også avvik relatert til organisatoriske og psykososiale forhold bør etter Arbeidstilsynets oppfatning meldes, fordi disse kan bidra til å synliggjøre utfordringer på systemnivå og bidra til økt bevissthet i organisasjonen.
Pålegg om risikovurdering av psykososiale faktorer
Det juridiske fakultet får pålegg fra Arbeidstilsynet om å forbedre sin kartlegging og risikovurdering av psykososiale og organisatoriske faktorer. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne, verneombud og tillitsvalgte.
Blant risikoforholdene Arbeidstilsynet ber fakultetet vurdere grundigere, er ulik kultur hos administrative og vitenskapelige tilsatte med hensyn til engasjement i arbeidsmiljøarbeidet, emosjonell belastning, forekomst av trakassering, vold og trusler, arbeidsbelastning inkludert balanse jobb og fritid, hjemmekontorordningen og kontorlandskap.
– Har fakultetet sviktet når det gjelder å vurdere faktorer som kan påvirke arbeidsmiljøet negativt?
– Vi har gjort et omfattende arbeid, men vi har ikke vært flinke nok til å dokumentere det vi gjør, sier Oddrun Rangsæter.
– Hvorfor er ulik kultur mellom administrative og vitenskapelige tilsatte en mulig risikofaktor?
– Det vi tror Arbeidstilsynet her sikter til, er at vi under tilsynet påpekte at det er lettere å få administrative enn vitenskapelig tilsatte til å påta seg vervet som verneombud, svarer Rangsæter og legger til at selv om fakultetet gjerne skulle sett at det var flere vitenskapelig tilsatte blant verneombudene, så er det ikke så underlig at det er slik. Dette fordi vitenskapelige tilsatte ofte er svært etterspurte kandidater til mange ulike verv både internt og eksternt.
Vi kan ha en tøff debattform
Rangsæter nevner et eksempel på en situasjon som kan gi emosjonell belastning.
– Som studentveileder vil du møte mennesker i ulike livskriser, og noen ganger kan studenter opptre truende, sier hun og tilføyer:
– Dette har vi rutiner for, og er vi i tvil, har vi med en vekter på møter.
Når det gjelder trakassering og uakseptabel oppførsel, viser tallene fra UiO at mesteparten av den opplevde trakasseringen kommer fra kolleger på samme nivå, mens ledere er den gruppen som trakasserer mest.
Les mer i Uniforum: * ARK: Lederne betyr mest for arbeidsmiljøet * ARK: Lederne trives best på UiO
Hennum forsikrer at fakultetet jobber aktivt for å hindre at ansatte og studenter skal bli utsatt for trakassering og uønsket oppførsel.
Hun forteller at alle ledere må gjennom et kurs i hvordan de skal håndtere og forhindre trakassering. Det gjelder ledere på alle nivåer fra dekan til forskningsgruppeledere.
Det er også viktig å være bevisst på at trakassering ikke alltid er et resultat av vond vilje.
– Vi kan ha en tøff debattform, og noen ganger kan det som blir sagt, oppleves som trakassering. Hvordan vi snakker til og om hverandre på fakultet, er noe vi jobber med og må være bevisste på, kommenterer Ragnhild Hennum.
Alle ledere må ta obligatorisk HMS-kurs
På Det juridiske fakultet er det blitt bestemt at alle ledere må ta det obligatoriske HMS-kurset som ligger på UiOs nettsider.
UiOs hovedverneombud Thomas Aulin har i intervju med Uniforum påpekt at andelen ledere som har tatt kurset, er lav.
– Mange av våre ledere har tatt dette kurset uten at det er blitt registrert, men vi mener at det uansett er på tide med en oppfriskning, kommenterer Ragnhild Hennum.
Hjemmekontor er ellers det temaet UiOs hovedverneombud får flest henvendelser om, men dette er ikke en stor kilde til konflikt ved Det juridiske fakultet, mener dekanen og fakultetsdirektøren.
Les mer i Uniforum: Hjemmekontor på UiO: Verdsatt gode og kilde til konflikt
– Koronaen viste oss at våre ansatte gjør en god jobb også når de sitter på hjemmekontor, poengterer Ragnhild Hennum.
De ansatte i fakultetsadministrasjonen kan ha hjemmekontor en dag i uken etter avtale med nærmeste leder. Ønsker man flere dager, må dette begrunnes.
– Men på visse dager forventer vi at alle de ansatte i en enhet eller gruppe er til stede, presiserer Hennum.
– Jeg er redd det er vi som bråker mest
I Arbeidstilsynets rapport blir også kontorlandskap trukket fram som en risikofaktor. På Det juridiske fakultet sitter både fakultetsdirektøren og dekanen i et åpent landskap sammen med resten av fakultetsadministrasjonen.
– Jeg er redd det er vi som bråker mest, bemerker Hennum.
Hun forteller at det allerede før innflyttingen i Domus Juridica ble laget regler for hvordan ansatte skal oppføre seg i landskapet.
Rangsæter trekker også fram ordningen med å stille cellekontorer til disposisjon for midlertidige forskere når eieren ikke bruker kontoret.
– Så langt det er mulig, forsøker vi å tilby stipendiater i innspurtfasen et enekontor, sier hun.
For stipendiatene er det både ulemper og fordeler ved å sitte i et kontorlandskap, ifølge de to fakultetslederne. Rangsæter peker på at ph.d.-oppgaven kan oppleves som et ensomt prosjekt.
– Mange opplever at miljøet blir bedre når de får sitte sammen, sier hun.
At mange ansatte opplever stor arbeidsbelastning, er også noe fakultetet har grepet fatt i.
– Vi er blitt snarere til å sette inn vikarer ved sykemeldinger og rausere med lengden på vikariatene, forteller Rangsæter. Hun opplyser at Studieseksjonen, som er den seksjonen som rapporterte om størst arbeidspress i ARK-undersøkelsen, har fått en ekstra stilling.
Rangsæter forteller at fakultetet det siste halvåret har gjennomført en omfattende arbeidstidsundersøkelse for å finne ut hvor skoen trykker,
– De vitenskapelige tilsatte rapporterer at de bruker mye tid på undervisning, opplyser Hennum. Nå ser fakultetet på hvordan undervisningstimene kan fordeles mest mulig rettferdig.
Fakultetet må gjennomføre tiltak og utarbeide planer
Arbeidstilsynet krever også at Det juridiske fakultet må iverksette tiltak og utarbeide planer for å redusere psykososiale og organisatoriske risikofaktorer som kan gi psykiske plager og/eller muskel- og skjelettplager hos arbeidstakerne.
Disse tiltakene skal bygge på kartlegging og risikovurdering, og både arbeidstakere, verneombud og tillitsvalgte skal delta i arbeidet.
«I dokumentasjonen vi har mottatt, ser vi i liten grad hvordan virksomheten skal jobbe systematisk med å implementere konkrete tiltak» skriver Arbeidstilsynet i sin begrunnelse.
Det blir også påpekt at tiltaksplanene som er utarbeidet, i liten grad er tidfestet og oppført med ansvarlig.
– At mange av handlingsplanene mangler ansvarlig, er nok fordi vi har tatt det for gitt at det er enhetens leder som har ansvaret. Dette vil vi sørge for å presisere, kommenterer Rangsæter.
Å angi en tidsgrense for når en plan skal være gjennomført, er ikke alltid hensiktsmessig, påpeker de to fakultetslederne.
– Ofte dreier det seg om dynamiske tiltak som ikke har en fast endedato. Det må vi bli flinkere til å poengtere, kommenterer Hennum.
Hun trekker fram storskjermen på veggen i pauserommet til fakultetsadministrasjonen som et eksempel på et dynamisk tiltak rettet mot å imøtekomme de ansattes ønske om informasjon.
– Vi tar dette alvorlig
Dekan Ragnhild Hennum og fakultetsdirektør Oddrum Rangsæter understreker at de ikke tar lett på påleggene fra Arbeidstilsynet.
– Det er svært nyttig å få et slikt tilsyn, sier Rangsæter.
– Vi tar dette alvorlig, og vi ser at vi må bli flinkere til å dokumentere hvordan vi arbeider, poengterer dekanen. Hun forsikrer at fakultetet vil følge påleggene og sende et svar til Arbeidstilsynet innen fristen.
– Samtidig er det ikke alt vi kan ta med i en tiltaksplan, legger hun til.
– At vi har hyggelige samtaler i lunsjpausene, kan vi ikke skrive opp.
At fakultetet skårer svært høyt, og litt høyere enn snittet på UiO på spørsmålet om intensjon om å bytte jobb, vitner om at de fleste trives på fakultetet, mener de.
– Her er det nesten ingen vitenskapelige tilsatte som går av før de fyller 70 år, til tross for at juristene på UiO kunne tjent langt mer i private firmaer, bemerker Hennum.
HMS-arbeid skal ikke bare være styr og mas
Også Camilla Arnøy, fakultetets hovedverneombud beskriver tilsynet som nyttig.
– Dette tilsynet handlet slik jeg oppfattet det, mest om hva vi gjør for å forebygge. Skal vi kunne forebygge at ansatte får psykiske og fysiske plager, må vi ha en mer systematisk kartlegging av risikoområder, og vi må dokumentere mer systematisk hva vi gjør for å forebygge plager hos de ansatte.
– I HMS arbeidet er det viktig å få et blikk utenfra, sier hun.
Og et blikk utenfra kan noen ganger også komme innenfra. Arnøy oppfordrer nyansatte til å være nysgjerrige, stille spørsmål og si fra om det er noe de reagerer på.
Arnøy presiserer samtidig at kartlegging og dokumentasjon i HMS-arbeid, ikke bare handler om avvik og problemer.
– Det er lett å bli blinde for det vi gjør bra, sier hun..
– Det er mye vi gjør uten å tenke over at dette er HMS-arbeid som skal dokumenteres. Om noen mangler en lampe eller trenger en ny stol, eller kanskje noen å snakke med, fikser vi det, uten at vi nødvendigvis registrerer at dette er tiltak rettet mot å forebygge konkrete plager.
Slike ting må vi bli flinkere til å dokumentere, poengterer hun.
Det samme gjelder i følge hovedverneombudet, samarbeid mellom verneombud og ledere, som hun beskriver som svært godt.
Men det finnes også grenser for hva det er hensiktsmessig å skrive ned, mener hovedverneombudet.
– Særlig fordi det lett kan bli mer av det som får oppmerksomhet, på bekostning av det som allerede er bra, og som er det vi vil ha mer av, sier hun og legger til:
– Jeg er litt opptatt av at HMS-arbeid ikke bare skal være styr og mas,
Les mer i Uniforum: Dette er de største truslene mot arbeidsmiljøet på UiO
(Uniforum gjør oppmerksom på at Oddrun Rangseter er leder for avisens styre)
Logg inn for å kommentere