Rapporter ber UiO vurdere viserektors dobbeltroller

To rapporter UiO mottok i fjor gir harde tilbakemeldinger på universitetets eierstyring av selskaper de har aksjer i. Det handler om mulige habilitetskonflikter, mangelfull dokumentasjon, uklare myndigheter, og sviktende kompetanse.

Bare et kort sammendrag av internrevisjonens rapport som påpeker svakheter i rapportering til UiO-styret, er delt med hele styret. Rapporten om Inven2-styring som eksterne BDO leverte for ti måneder siden, har aldri blitt styresak.

Men det er ikke noe oppsiktsvekkende med det, slik universitetsdirektør Arne Benjaminsen forklarer det overfor Uniforum.

– UiO må vurdere om dette er godt nok

UiO eier ulike andeler i ulike selskaper. Men hvilke? Og hvorfor? I 2017 ville den ferske rektoren og styrelederen Svein Stølen skaffe seg oversikt, sa han til universitetsstyret i desember det året:

«jeg kom inn i denne rollen og så begynte jeg etter hvert å lure på hva vi egentlig eide og så videre, så jeg måtte ha litt oversikt over det. Og når jeg først fikk det, så fant jeg også grunn til å si at dette må jo innom styret hvert år, for dette er jo viktige selskaper som er under oss. Det er jo ikke minst også hvordan vi styrer disse selskapene».

Styresaken var over på om lag to og et halvt minutt, viser lydopptaket Uniforum har fått innsyn i. Siden den gang har det ikke vært noen tilsvarende oversiktssaker i styret, selv om de har det øverste ansvaret for eierstyringen.

Rapporteringen til universitetsstyret har forbedringspotensial, vurderer seniorrådgiver Nina Vestlund og direktør Jørgen Bock i internrevisjonen.

Etter 2017 har styret blitt informert om selskapene hovedsakelig via universitetets årsrapport, viser gjennomgangen de har gjort: 

– UiO må selv vurdere om dette er godt nok sett opp mot kravene om at de skal rapportere på aksjekapital, eierandel, selskapenes formål og virksomhet og andre forhold av betydning, sier Bock. Ifølge internrevisjonens rapport inneholder ikke årsrapporten fullt ut informasjon om dette. Tallene er heller ikke tilstrekkelig kvalitetssikret.

– Det kan godt tenkes at UiO enten burde utvide årsrapporten noe mer, eller gitt styret den jevnlige egenrapporteringen de hadde tidligere, sier revisjonsdirektøren.

– Hva med gjennomgangen av Inven2 fra mars 2023, burde den vært lagt fram for styret, gitt at de skal orienteres om «andre forhold av betydning»?

– Basert på det vi har undersøkt, er det et forbedringspunkt på rapportering, svarer Bock og Vestlund. BDO jobbet delvis parallelt med internrevisjonen, og oppfølgingen av deres rapport har de ikke sett på, presiserer Vestlund.

• Les også: Internrevisjonen med bekymringer om eierstyring, prosjektstyring og DFØ

– De har åpenbart ting som bør forbedres

Internrevisjonen oppfordrer UiO til å utvikle en «helhetlig strategi og struktur for utøvelse og oppfølging av eierskap for å legge til rette for bedre etterlevelse, måloppnåelse og rolleforståelse» (se faktaboks).

– Basert på rapporten deres virker det som UiO har veldig mye å gå på?

– De har åpenbart ting som bør forbedres. Derfor foreslår vi at de lager en god eierstrategi og blir mer tydelige på hvilke aktiviteter som inngår i forvaltning av eierinteresser, oppsummerer Bock.

Ansatte i UiOs avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjon oppgir ifølge rapporten at de har begrenset erfaring med og kompetanse på eierstyring.

– Om det ses nærmere på rutinebeskrivelser på flere nivåer, vil det bli lettere for de som har utførende oppgaver å vite hva som tilligger dem av oppgaver og ansvar. Vi har også sagt at vi tror det er behov for å bygge mer kompetanse på området, slik at man kan ligge så tett som mulig opp til statens eiermelding og KDs retningslinjer, gjengir revisjonssjefen.

BDO: Mye er uklart i eierstyringen av Inven2

UiO satser stort på innovasjon, blant annet gjennom innovasjonsdistriktet Oslo Science City, der rektor Svein Stølen er styreleder.

I eierstyringen av innovasjonsselskapet Inven2 som UiO eier sammen med Oslo universitetssykehus (OUS), kan mye imidlertid bli bedre, ifølge rapporten UiO bestilte av revisjonsselskapet BDO.

Oppfølgingen av eierinteressene i Inven2 beskrives som «mangelfull». Innledningsvis oppsummeres det på denne måten:

* «Reelle målsettinger med eierskapet og oppfølgingen av eierinteressene er uklar».
* «Ansvar, roller og myndighet i eieroppfølgingen fra UiO fremstår som uklar».

Som en del av arbeidet har BDO intervjuet administrasjonen i Inven2, «representanter» for UiO, to forskere samt to «representanter for andre interessenter».  

Den praktiske oppfølgingen av eierskapet er lagt til Avdeling for forsknings og innovasjonsadministrasjon, skriver BDO. Samtidig avdekker intervjuene «usikkerhet knyttet til hvor det faktiske ansvaret og myndigheten for oppfølgingen av Inven2 er plassert, og at det i praksis utøves gjennom flere kanaler og flere personer».

Det konstateres også at «Gjennomføringen av dagens eiermøter kan virke tilfeldig og uten at det er etablert klart mandat for hvem som skal delta i møtene, eller hvordan UiOs styringssignaler skal formidles til selskapet».

Dermed er det fort duket for mulige rollekonflikter. BDO advarer mot slike både hos viserektor Per Morten Sandset og for andre Inven2-styremedlemmer.

• Les også: UiO-styret luftet bekymringer om Oslo Science City

Hevder BDO har misforstått

Ifølge rapporten har noen av styremedlemmene i Inven2 «interesser i selskaper som har kommersielle relasjoner til Inven2.» Disse bør derfor «være årvåkne for mulige interessekonflikter og inhabilitet».

I tilfellet Sandset er de mer direkte. Ifølge BDO er viserektoren i tillegg til å ha en «sentral rolle som styremedlem i selskapet» også «delaktig i forhandlinger med Inven2 knyttet til tjenestekjøpsavtalen».

Det bør han slutte med, skriver de: «UiOs styremedlemmer i Inven2 bør etter vår vurdering ikke være delaktig i forhandlinger og oppfølging av tjenestekjøpsavtalen».

Konfrontert med dette, sier Sandset til Uniforum at dette rett og slett ikke stemmer.

– Det står i rapporten at du er delaktig i forhandlinger?

– Ja, men det er i så fall en feil. Dette har hele tiden vært forhandlet av forskningsadministrativ avdeling. Dette har vi hatt en klar skillelinje på.

– Sa du fra til BDO om at det de skrev i rapporten var feil?

Benjaminsen svarer:

– Det som er et faktum, er at universitetsadministrasjonen gjør de forhandlingene som skal gjøres i alle kommersielle avtaler eller lignende vi måtte ha.

– Rektoratet er ikke involvert i denne type forhandlinger, understreker Sandset.

– BDO har misforstått?

– Ja, da har de nok trukket min rolle lenger i den sammenhengen enn det som er det reelle, sier viserektoren.

Benjaminsen følger opp:

– Hvis man skulle være involvert i noe som kan antydningsvis kan være problematisk, ved at man har en rolle på universitetet og man sitter i styret i et selskap, så skal man erklære seg inhabil når selskapet måtte behandle sånne saker, sier han og fortsetter:

– Sånn som både Inven2 og andre selskaper styres, mener vi at eventuelle habilitetskonflikter er håndtert på en ryddig og god måte. Og i dette tilfellet så har det ikke vært en habilitetskonflikt, ved at forhandlingene drives administrativt ved UiO.

– kan ha motstridende mål

I tillegg til å være styremedlem i Inven2 har Sandset ved flere anledninger også møtt som eierrepresentant i Inven2s generalforsamling.

Uten å nevne navn eller titler, problematiserer internrevisjonen at UiO ved flere anledninger har latt den samme personen som har styreverv, representere UiO som eier i selskapets generalforsamling.

Det er «behov for å skille mer på rollene som eierrepresentant og styremedlem, for å unngå interessekonflikter og habilitetsutfordringer», sa revisjonsdirektøren da han la fram revisjonens halvårsrapport for universitetsstyret i oktober.

Uniforum ber revisjonsdirektøren utdype:

– Hvis du er styrerepresentant i et selskap er formålet ditt å ivareta helheten i selskapet. Men hvis du er eierrepresentant, så har du en litt annen rolle. Da skal du ivareta eierrollen. Du skal blant annet vurdere om selskapet du eier andeler i drives godt. Du skal kanskje vurdere styret, forklarer han.

Det er ikke alltid at UiO og selskapene de har eierandeler, i har samme mål, peker han på:

– Det trenger ikke, men det kan være motstridende mål mellom UiO og for eksempel Inven2. Inven2 har kanskje overskudd som et av sine primære formål, mens UiO ikke har det. Så i de to rollene som styremedlem og eierrepresentant kan det være litt ulike hensyn å ta.

– Sier dere at det ikke burde være samme person, eller bare at personen med dobbeltrollen må være ekstra bevisst?

– Det vi sier er at UiO ikke alltid synes å skille godt mellom rollenes ulike funksjoner og ansvar, svarer Vestlund.

– Mens statens eiermelding er tydelig med hensyn til rolledeling, er KDs rundskriv mindre tydelige på dette, legger hun til.

Å svare Uniforum konkret om viserektor Sandset, kan hun ikke:

– Vi har ikke gått inn i enkelttilfeller og vurdert det, poengterer Vestlund.

– Teoretiske interessekonflikter

Sandset sier seg enig i internrevisjonens generelle betraktning om roller, men mener ikke at det nødvendigvis treffer ham selv:

– Det er viktig å ha en god forståelse av hvilken rolle man har i et styre og som representant for organisasjonen. Og når det oppstår en habilitetskonflikt så må man jo melde seg inhabil i de sakene det gjelder. Hittil har jeg vel ikke sett en eneste sak hvor det har vært en habilitetskonflikt.

– De mener vel at det kan være en habilitetskonflikt i seg selv at du både er eierrepresentant i generalforsamling og styremedlem?

– Det er riktig. Så om man ikke har hatt en forutgående diskusjon, eller møter i generalforsamlingen uten et klart mandat, så kan det være en potensiell konflikt.

– Er det noen løpende interessekonflikter mellom universitetet og Inven2?

– Teoretisk kan det være det, svarer Benjaminsen og fortsetter:

– Men Inven2 er etablert med et formål i tråd med det eierne UiO og OUS har satt opp: For at vi skal ha et kommersialiseringsselskap i Oslo på samme måte som man har ved de andre universitetene. Jeg tror man skal lete en stund før man finner interessekonflikter mellom selskapet og eierne.

Skulle det være noen interessekonflikter, er de kanskje mellom UiO og OUS supplerer Sandset:

– Vi kan vel si det sånn at det er to eiere som kanskje ikke alltid har helt like synspunkter på hvordan selskapet skal fungere og utvikles. Men her har eierne løpende god dialog og jevnlige konsultasjoner.

Sidegjøremål var ikke registrert

I tillegg til å være viserektor på UiO, har Sandset også en bistilling som overlege og forsker på OUS.

– Skaper bistillingen noen utfordringer for deg i Inven2-styret? At du får lyst til å ta litt hensyn til dem også?

– Nei. Selv om jeg har jobbet der i fryktelig mange år, er jeg 100 prosent lojal til universitetet, forsikrer han.

Mens bistillingen er oppgitt i UiOs sidegjøremålsregister, er Inven2-styrevervet ikke nevnt når Uniforum sjekker.

Hvorfor ikke?

– Jeg har meldt inn alle sidegjøremålene mine, så om det ikke står må det ha skjedd noe, svarer viserektoren.

I etterkant av intervjuet takker Sandset via pressekontakten for at han ble gjort oppmerksom på at Inven2-styrevervet manglet i sidegjøremålsregisteret. Det samme gjorde fire andre av hans til sammen seks sidegjøremål. Dette er nå rettet opp i registeret.

Uenig i at rapporteringen til styret er mangelfull

UiO tar internrevisjonens merknader om rollekonflikter med seg, forsikrer både Sandset og Benjaminsen:

– Dette med roller, hvem som har fullmakt til å møte på generalforsamling, hvordan vi setter sammen valgkomiteer og så videre. Det er viktige ting vi tar med oss når vi skal utarbeide oppdaterte retningslinjer internt, sier universitetsdirektøren.

– Var dette noe dere ikke hadde tenkt på før rapporten påpekte det?

– Jo da, svarer Sandset og utdyper:

– Vi har jo tenkt på det. Men så er det også noe med hvordan en generalforsamling organiseres rent praktisk. I Inven2 har det variert litt hvem som har møtt for UiO. I utgangspunktet har det vært rektor som har møtt, og så har jeg møtt noen ganger når rektor ikke har vært til stede. Men vi tar det som står i rapporten med oss og vil være mer bevisste på det.

I 2023 passet det ikke for Sandset å møte i generalforsamlingen, og UiO var i stedet representert ved en ansatt fra forskningsadministrativ avdeling, forteller han.

At rapporteringen til universitetsstyret skulle ha noen mangler, er universitetsdirektøren derimot ikke enig i.

– Det vi har gjort er formelt riktig i forhold til det regelverket som staten har generelt og det som departementet har særskilt for universitets- og høyskolesektoren. Vi mener også at vi har rapportert i tråd med UiOs interne regelverk. Men det er en del av det vi skal se på nå, sier han.

Planen er styresak dette halvåret

Universitetsdirektøren understreker at begge rapportene er bestilt av UiO for å forbedre og utvikle eierstyringen. Og for en god stund siden ble det satt ned en arbeidsgruppe med forankring i avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjon.

Basert på forslagene fra BDO og internrevisjonen, den nyeste stortingsmeldingen om statlig eierskap og UiOs interne regelverk, arbeider gruppen fram grunnlaget for en styresak, beskriver han.

Saken er ikke å finne i universitetsstyrets sist oppdaterte årshjul som går fram til sommeren, men den skal likevel være på vei:

– Planen er at den skal opp i universitetsstyret dette halvåret, sier Benjaminsen.

– Begge rapportene peker på potensielle habilitetskonflikter hos viserektor. Likevel venter dere i bortimot ett år eller mer med å fortelle dette til styret? 

– Rapportene gir oss et grunnlag for å vurdere om vi skal gjøre endringer i eierstyringen. Her tenker jeg tre ting er viktige: Det er roller, kompetanse og rapportering, oppsummerer Benjaminsen.

• Uniforum 2020: Dette skal Høyesterett avklare i patentsaken

– Naturlig om de ble lagt fram for styret høsten 2023

Professor Finn-Eirik Johansen representerer de faste vitenskapelige ansatte i universitetsstyret. Han er enig med UiO i at ikke alt av stort og smått skal legges fram for styret fortløpende. At ting samles opp og presenteres i større saker er noe styret også har uttrykt ønske om selv, forklarer han.

I denne saken mener han likevel at det har gått vel mye tid. At Inven2-gjennomgangen fra BDO ble bestilt, ble styret informert om av viserektor i et seminar, minnes han. Men de fikk aldri beskjed om at den var ferdig i mars i fjor.

Alt styret har fått tilsendt, er det korte sammendraget av internrevisjonens rapport som var inkludert i halvårsrapporten som ble presentert i oktober. Da ble de også informert om at tiltaksforslagene følges opp av en arbeidsgruppe.

Nå har Johansen skummet gjennom rapportene etter å ha fått dem av Uniforum.

– BDO vurderer at UiO har en mangelfull oppfølging av eierinteressene i Inven2. Men når UiO får rapporten som konkluderer slik, deles den ikke med dere som har det øverste ansvaret?

– Etter det jeg nå har fått lest av rapportene, synes jeg det hadde vært naturlig om de ble lagt fram i en egen styresak høsten 2023, sier han.

Det kunne gitt styret en nødvendig mulighet til å bli tettere involvert i eierstyringen, peker han på.

– Styret burde fått være med på å sette premissene for arbeidsgruppen som er satt ned, slår han fast.

Han har merket seg at internrevisjonen påpeker at egne saker om eierinteressene ikke er lagt fram for styret etter 2017:

– Om dette ikke blir en årlig seanse slik internrevisjonen foreslår, må styreleder og universitetsdirektøren forklare hvorfor.

Arne Benjaminsen synes derimot ikke det hadde vært naturlig å involvere universitetsstyret i utformingen av arbeidsgruppens mandat eller lignende.

– Vi setter ofte ned arbeidsgrupper på tvers av ulike avdelinger når en styresak skal fremmes. Dette er en typisk sak som berører både forskningsadministrativ avdeling, økonomiavdelingen og muligens andre. Dette en helt vanlig måte å arbeide på internt hos oss, svarer universitetsdirektøren. 

– Inven2 leverer veldig gode resultater

Framfor å la internrevisjonen se på eierstyringen alene, bestilte UiO altså en ekstern gjennomgang av Inven2. BDO har i tillegg til å se på UiOs styring, også sett på selskapets virksomhetsstyring. Rapporten omtales i tittelen som en «økonomisk gjennomgang», og mye av tallmaterialet er sladdet i versjonen Uniforum har fått innsyn i.

Det viser seg å være uenighet om mye:

I intervjuene som er gjort med UiO-representanter og andre, kommer det fram at «det stilles spørsmål ved Inven2s prioriteringer i kommersialiseringsprosessen, blant annet Inven2s insentiver til tidspunkt for realisering, Inven2s bidrag, forskeres mulighet til å påvirke prosessen og alternativt overta rettigheter og videreføre prosessen selv».   

Forskeres opplevelser med selskapet kan bli bedre: Avhengig av prosjektenes gang, rapporteres det om urimelig høye kostnader og redusert innflytelse over eget prosjekt. Sistnevnte har skapt «mistillit hos forskere», står det.

Det kommer også fram at «det er ulike forventninger til Inven2s rolle og målsettinger. Dette er særlig relatert til forholdet mellom sektorpolitiske målsettinger og forretningsmessige målsettinger om at selskapet skal være selvfinansierende. Det uttrykkes blant annet at selskapet setter kommersialisering og egne forretningsmessige disponeringer og prioriteringer foran sektorpolitiske målsettinger».

Er det sånn at UiO ikke er så fornøyd med Inven2?

Absolutt ikke, forsikrer Benjaminsen:

– Vi synes Inven2 fungerer bra, og Inven2 leverer veldig gode resultater. Og så er det slik at vi har en diskusjon om tjenestekjøpsavtaler og annet mellom oss og selskapet, men det er helt naturlig. Og vi har som Per Morten sier en dialog med OUS om selskapet.

Sandset følger opp:

– Inven2 er kanskje det mest suksessrike TTO-selskapet i Norden. Det eneste som går med stort overskudd og greier å realisere store verdier, sier viserektoren.

• Les også: Veksthuset er UiOs nye innovasjonsenhet

Har delt rapporten med OUS og Inven2

Mens universitetsstyret må vente til organiseringen av eierstyringen etter hvert kommer til styret som samlesak, har andre fått Inven2-rapporten for lenge siden.

– Har dere delt rapporten fra BDO med Inven2 eller OUS?

– Absolutt, sier Sandset og fortsetter:

– Vi har delt den med Inven2 og OUS, de fikk rapporten da den var tilgjengeliggjort. Begge disse rapportene er tilgjengeliggjort for Inven2, så vi har full åpenhet.