Eierstyring, sak- og arkivprosjektet og DFØ ble framhevet da revisjonsdirektør Jørgen Bock presenterte internrevisjonens halvårsrapport for UiO-styret denne uka.
På alle tre områdene er det en del å ta tak i, gjorde han klart.
Styret tok informasjonen til seg og stilte ingen spørsmål.
– Behov for å tydeliggjøre UiOs regime
UiO har eierandeler i flere selskaper som er viktige for universitetets måloppnåelse. Mens Unirand AS er heleid, har universitetet også store eierandeler i Inven2 (50 %) og Oslotech (33,4 %). I tillegg kommer Norsk medisinsk syklotronsenter AS (20 %) Ciens AS (14,3 %), og VisitOslo AS (0,5 %).
Men hvordan følges eierskapet opp av UiO?
God eierstyring kan bidra til «verdiskapning og oppnåelse av mål, blant annet sektormål, og er viktig for å skape tillit til UiO og selskapene», slås det fast i revisjonsrapporten «UiOs eierstyring» fra mai 2023.
Spørsmålet er om eierstyringen i dag kan kalles god. Ifølge internrevisjonen har UiO i alle fall en hel del å jobbe med. Og allerede er det derfor etablert en arbeidsgruppe som jobber med å «forbedre regimet og rutiner for eierstyring», kunne Bock opplyse styret.
I revisjonsrapporten rådes UiO til å utvikle en «helhetlig strategi og struktur for utøvelse og oppfølging av eierskap for å legge til rette for bedre etterlevelse, måloppnåelse og rolleforståelse».
– Det er behov for å tydeliggjøre UiOs regime for hvordan dette forvaltes, at vi legger oss så langt som mulig opp mot statens eiermelding og KDs retningslinjer. Det betyr at vi kan bli enda tydeligere på å definere målene vi har med selskapene, hvordan vi kommuniserer og operasjonaliserer målene i dialog med selskapene og hvordan det skal rapporteres, oppsummerte Bock i styremøtet.
Uklart hvordan styremedlemmer oppnevnes
Dessuten er det behov for å tydeliggjøre roller og ansvar, påpekte revisjonsdirektøren:
– At vi skiller mer på rollene som eierrepresentant og styremedlem, for å unngå interessekonflikter og habilitetsutfordringer, utdypet han.
Hvordan UiO oppnevner styremedlemmer til selskapene, framstår uklart for revisjonen. I rapporten skriver de at det «synes å være en praksis for at ansatte i lederposisjoner blir oppnevnt til selskapenes styrer, men utover dette er kriteriene for oppnevning uklare og vurderinger er ikke dokumentert».
Også på andre områder kunne det gjort seg med mer dokumentasjon, blir det påpekt. Ifølge rapporten er eierdialogen i liten grad strukturert og dokumentert, noe som gir risiko for mangelfull eller personavhengig oppfølging. Som en mulig løsning foreslås «Jevnlig rapportering samt regelmessige møter med faste agendapunkter og referater».
Internrevisjonen påpeker også at det i liten grad gis oppdatert informasjon om selskapene til universitetsstyret.
Sak og arkiv: – Svært høy prosjektrisiko
Gjennom et samarbeid med resten av UH-sektoren skal UiO erstatte dagens løsning for saksbehandling og arkiv med en ny standardisert tjeneste.
I vår gjennomførte internrevisjonen kvalitetssikring av innføringsprosjektet UiO prosessforbedring, saksbehandling og arkiv. Siden den gang har flere ting skjedd, gikk det fram av revisjonsdirektørens presentasjon i styret.
Bock beskrev prosjektet som et stort prosjekt, med svært høy prosjektrisiko:
– Det skyldes at det nasjonale prosjektet er forsinket. Men vi fant også at det er behov for at UiO styrker egen prosjektstyring. At man er tydeligere på egen ambisjon og jobber med et godt omforent målbilde: Hva vil vi oppnå? Hvordan vil vi oppnå det? Og hva kreves av ressurser?
Bock var også usikker på om prosjektets navn er dekkende:
– Det kan godt hende at vi skal endre en god del arbeidsprosesser utover sak og arkiv. Men det må avklares, sa han og fortsatte:
– I tillegg anbefalte vi at det opprettes en styringsgruppe til støtte for prosjektleder. Og her er det satt i gang tiltak etter sommeren. Prosjektet er re-organisert og IT-avdelingen har fått det operasjonelle ansvaret.
Les mer om «Prosjekt UiO prosessforbedring, saksbehandling og arkiv (UiO-sak)» på UiO.no
DFØ-avtalen skaper fremdeles frustrasjon
I 2018 sa UiO-styret ja til å inngå et samarbeid med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om tjenesteleveranser på økonomi, lønn og såkalt lønnsnær HR.
Tjenesteutsettingen kan hittil ikke sies å ha gått på skinner, og ansatte rapporterer om store problemer. Heller ikke internrevisjonen er tilfreds. I fjor langet Bock ut mot DFØ i presentasjonen av halvårsrapporten for 2022: «Internkontroll, sikkerhet og revisjon er svekket etter outsourcingen», var kritikken den gang.
Problemet er ikke løst. UiO har fremdeles ikke like god kontroll på egne data som før tjenesteutsettingen. Dette har universitetet enn så lenge ikke slått seg til ro med. Tiltaket om å inngå avtaler med DFØ som sikrer UiO prinsipiell rett til å gjennomføre internkontroll og revisjon pågår fremdeles, fikk styret opplyst:
– Min forståelse er at vi har kommet langt med en ny avtale, men at vi likevel ikke er helt i mål på punktet som omhandler vår rett til å gjennomføre internkontroll, sa Bock som gjerne ville hatt inn noen bestemmelser fra statens standardavtaler for å sikre dette.
Revisjonsdirektøren la heller ikke denne gang skjul på sin frustrasjon:
– Jeg hadde ønsket meg at UiO sto sterkere. Eller vi har jo forsøkt, vi har virkelig forsøkt, det skal vi ha, sa han mens han så bort på universitetsledelsen.
Er tatt opp med Riksrevisjonen
Mens UiO-styret ikke hadde noen spørsmål om DFØ, ble det stilt flere spørsmål da halvårsrapporten ble tatt opp i IDF med fagforeningene, går det fram av referatet derfra.
Akademikerne lurte blant annet på «hvem som har myndighet til å gi hjemmel for at internrevisjonen kan gå inn og ta ut data», mens Forskerforbundet syntes at universitetsdirektøren burde ta opp saken direkte med Riksrevisjonen.
Arbeidsgiver svarte at saken allerede var tatt opp med Riksrevisjonen, og informerte at DFØ ligger under Finansdepartementet, slik at en hjemmel og prinsipiell avklaring må komme derfra. Hjemmelsproblematikken gjelder for øvrig alle DFØs kunder, ikke bare UiO, presiseres det i referatet.
Logg inn for å kommentere