Arbeidsgruppen som skal utrede en mulig fusjon mellom fakultetene OD og medisin er godt i gang med arbeidet.
Fra start av fikk de med seg et sekretariat. Men det viste seg relativt raskt at dette ikke ville være nok. Dermed ble også konsulentselskapet Agenda Kaupang med på laget.
Det fortalte ikke UiO-ledelsen til fagforeningene.
«merkelig at dette kommer brått på oss»
En noe opprørt e-post fra Akademikerne siteres i referatet fra IDF-møtet mellom UiO og fagforeningene 18. januar:
«OD har fått beskjed via et allmøte at Agenda Kaupang skal starte med dybdeintervjuer med utvalgte ansatte vedrørende OD-MED-prosessen. Tillitsvalgte på OD hadde ikke hørt om dette før, og vi kan ikke se at dette har vært sak i OD-IDF. Tillitsvalgte på MEDFAK har heller ikke hørt om Agenda Kaupang og dybdeintervjuer som del av denne prosessen. Gitt at vi har drøftet kommunikasjonsplanen for denne prosessen 2. november, synes Akademikerne at det er merkelig at dette kommer brått på oss» (…) «Vi stiller oss også undrende til at dette ikke har blitt først presentert på sentralt IDF, så lokalt IDF før denne informasjonen gis på et allmøte. For å unngå unødvendig støy burde dette også blitt presentert samtidig til begge enheter.» (…)
I møtet forklarte Akademikerne at «saken kom overraskende på dem, og de påpekte at de har etterlyst info i forkant av slike prosesser, jf. hovedavtalen», går det fram av referatet.
Forskerforbundet støttet innspillet, og UiO protesterte heller ikke: «Arbeidsgiver konstaterte at det ikke har blitt informert tilfredsstillende», står det i referatet.
Trodde de hadde kommunisert
UiO-ledelsen har flere ganger beklaget den sparsommelige kommunikasjonen i starten av prosessen, som bidro til å skape støy og uro.
Da arbeidsgruppen var på plass i november i fjor, var kommunikasjonen kommet inn på rett spor, beskrev assisterende universitetsdirektør Johannes Falk Paulsen den gang. Nå må han altså beklage på ny.
– Hvorfor får dere ikke dette til?
– I dette tilfellet så oppfattet vi nok at vi hadde kommunisert. Vi hadde kommunisert i lederlinjen til de to fakultetene, og tenkte at kommunikasjonen gikk videre derfra til lokalt IDF. Men vi hadde ikke kommunisert til sentralt IDF, og det ser vi at vi burde gjort på et tidligere tidspunkt. Så det ligger en kontinuerlig læring i forhold til kommunikasjonsarbeidet, sier Falk Paulsen.
– Dere bare glemte å si det i sentralt IDF?
– Ja, vi kunne helt klart vært mer bevisste på å ta det opp med sentralt IDF på et tidligere tidspunkt.
Ifølge Falk Paulsen har det vært klart en god stund at også konsulenter skulle trekkes inn i prosessen. Selve oppdraget ble lyst ut sent høsten 2023, forteller han.
- Slaktet ledelsens prosess: – Gjør det vanskelig å gjøre jobben som styremedlem
Bare én person i sekretariatet
I en presentasjon UiO delte med fagforeningene den 25. januar, forklares det at «Arbeidsgruppa har valgt å få bistand fra Agenda Kaupang i utredningsarbeidet og har utvidet sekretariatet med rådgivere derfra.»
Det presiseres imidlertid at det ikke er konsulentene som skal skrive rapporten:
«Arbeidsgruppen/sekretariat ved UiO utarbeider rapport selv, Agenda Kaupang bistår med utredningskapasitet- og kompetanse, i form av vurderinger, analyser, redegjørelser og sammendrag fra utredningsprosessen.»
I tillegg til de to eksterne konsulentene består sekretariatet bare av én person. Akkurat nå er de to, ettersom den nye sekretariatslederen, seksjonsleder for forskning og kommunikasjon på UV Linn Kristin Stølan har startet opp noe før hennes forgjenger Johannes Elgvin snart slutter på UiO.
– Har det vært planen hele tiden å trekke inn konsulenter?
– Vi hadde ikke planlagt det, men har sett at det kunne bli en mulighet, sier Falk Paulsen.
UiO har overlatt til arbeidsgruppen å avgjøre arbeidsform, forklarer han. Og det viste seg da at den type ressurser de trengte, måtte innhentes eksternt.
Det er ikke nødvendigvis slik at kompetansen Agenda Kaupang bidrar med, ikke finnes på UiO:
– Kompetansen finnes delvis, men den er ikke tilgjengelig til å utføre et slikt arbeid på såpass kort tid, sier Falk Paulsen og viser til at arbeidsgruppen skal levere rapport allerede i mai.
Konsulenten som skal lede arbeidet fra Agenda Kaupang-siden, er godt kjent på UiO fra før av. Elisabeth Lackner jobbet her inntil i fjor, og kan vise både til en ph.d. fra UV-fakultetet og en lederstilling i kommunikasjonsavdelingen.
– Ideelt sett burde UiO holdt i prosessen selv
Nestleder Axel Hjelme i NTL hadde ikke fått med seg at Agenda Kaupang var involvert før helt nylig. Han var ikke i møtet der Akademikerne fremmet sin kritikk, men støtter den.
– Vi skulle gjerne vært holdt i loopen og fått vite tidligere at man hadde fått inn konsulenter. Og ikke vært nødt til å fange det opp via andre ruter, sier han.
Problemstillingen er ikke helt ny, ifølge Hjelme:
– Generelt mener vi at fagforeningene holdes altfor lite orientert i mange prosesser på UiO. Vi oppdager ofte at ting har tatt nye vinklinger, utviklet seg andre veier og via andre kanaler enn i IDF-møtene med informasjon fra ledelsen. Måten vi fant ut at UiO leier inn Agenda Kaupang i denne prosessen, er nok et eksempel på det.
NTL-nestlederen har ikke noe å utsette på det de har fått redegjort at Agenda Kaupang skal bistå med.
Men ideelt sett burde UiO holdt i hele prosessen selv, synes han.
– NTL ønsker prinsipielt å redusere konsulentbruken på UiO, og skulle gjerne sett at UiO bygde opp kompetanse og kapasitet til å drifte slike prosesser selv, framhever han.
Et argument for å gjøre nettopp det, plukket han opp fra UiO-ledelsen i forrige IDF-møte:
– Arbeidsgiver forklarte at valget falt på nettopp Agenda Kaupang fordi de kjenner UiO godt fra tidligere. Og fordi en av konsulentene som er inne, inntil nylig jobbet på UiO. Dermed var de kjent med UiOs særegenheter og ville kunne komme raskere og bedre inn i prosessen.
– Om en er ute etter personer som kjenner UiO fra før, er jo nettopp det et godt argument for å heller bygge opp denne kompetansen på huset, poengterer Hjelme.
Uniforum har også vært i kontakt med tillitsvalgt Olav Kyrvestad i Akademikerne. De ønsker ikke å uttale seg i saken.
(foto: UiO)
Sekretariatsleder fra universitetsstyret
I juni i fjor fikk UiO-ledelsen refs fra universitetsstyret for at prosessen ikke var forankret i styret fra start. Fra da av ble de tettere involvert.
Nå er styret representert i prosessen på nok en måte. Den nye sekretariatslederen, Linn Kristin Stølan, er nemlig også første vara for de teknisk-administrative ansatte.
Den rollekombinasjonen går fint, vurderer Falk Paulsen.
– Var det bevisst eller var det tilfeldig at dere fant en sekretariatsleder med tilknytning til universitetsstyret?
– Vi så på den faglige profilen og bakgrunnen til Linn Kristin Stølan, og ikke på hvilken type verv hun har. Vi tenkte primært at vi var på jakt etter den best kvalifiserte, sier han.
– Om den faste representanten er fraværende når saken skal opp i universitetsstyret, så kan Stølan heller ikke stille som vara? Eller kan hun det?
– Det vil ikke være naturlig at hun gjør det. Men de er to varamedlemmer, peker Falk Paulsen på.
– Vi oppfatter det ikke problematisk at hun leder sekretariatet selv om hun er vara i styret, understreker han.
– Agenda Kaupang bidrar med kapasitet og kompetanse
I universitetsstyrevalget 2021 ble seksjonssjefen Linn Kristin Stølan valgt til første vara for de teknisk-administrative ansatte. Hittil har hun ikke behøvd å møte, peker hun på overfor Uniforum.
– Ser du noen utfordringer ved din «dobbeltrolle» som sekretariatsleder og vara til styret? Hvilke i tilfelle? Og kan de løses? Hvordan?
– Som for alle andre interne styremedlemmer vil det også for meg kunne oppstå situasjoner hvor saker vi selv har jobbet med skal behandles i styret. Til nå har jeg ennå ikke møtt i styret, men hvis jeg får innkalling til møte på samme dato hvor denne utredningen skal behandles, så vil jeg melde meg inhabil, svarer Stølan i en e-post.
For å gjøre oppgaven som sekretariatsleder, blir hun frikjøpt i 60 prosent av sin ordinære stilling.
– Hvordan blir arbeidsdelingen mellom deg og Agenda Kaupang?
– For meg er rådgiverne fra Agenda Kaupang en viktig ressurs inn i arbeidet. De bidrar med både kapasitet og kompetanse, og gjør for tiden mye av datainnsamlingen. Mye av min jobb handler om å utføre typiske sekretariatsoppgaver for arbeidsgruppen knyttet til møteavvikling og senere rapportskriving. I tillegg bruker jeg tid på kommunikasjonsarbeid, og tar imot innspill til arbeidsgruppen.
Logg inn for å kommentere