Kritiske til innleie av ekstern prosjektleder

En ekstern konsulent skal lede omstillingsprosjektet internt handlingsrom.

–Tilfører UiO kompetanse og avlaster vår egen ledelse, påpeker universitetsdirektør Gunn-Elin A. Bjørneboe .

– Dyrt og unødvendig, mener et flertall av de tillitsvalgte.

 Universitetet i Oslo har engasjert Ingar Pettersen til å lede det administrative omstillingsprosjektet Internt handlingsrom (IHR) fra første september og fram til juni 2012.

Prosessen rundt engasjementet, valget av kandidat og kostnadene ved å bruke en ekstern konsulent møter kritikk blant flere av UiOs tillitsvalgte. Ingar Pettersens honorar vil variere mellom 150 og 190000 kroner per måned, avhengig av hvor mye han benyttes.

Prosjektet Pettersen skal lede, har som målsetting at UiOs administrasjon skal spare mellom ti og tretti prosent innen utgangen av 2013. Fagforeningene ber universitetsdirektøren klargjøre hva som ligger i dette tallet.

Ingar Pettersen

Gjennom sitt firma Ingar Pettersen & Co AS bistår Ingar Pettersen offentlige og private enheter med kompetanse innenfor ledelse og bedriftsutvikling.

Pettersen har tidligere fungert som helse- og omsorgsdirektør i Drammen og ledet bedrifter som Sjukehuset i Stavanger, Ullevål sykehus og Dagsavisen.

 

Ba UiO-ledelsen begrunne valg av kandidat

Universitetsstyret vedtok den 21. juni å videreføre prosjektet Internt handlingsrom med Ingar Pettersen som leder.

Eksternt styremedlem Karianne Bjellås Gilje etterlyste på møtet en redegjørelse for hvorfor universitetsledelsen ønsket å engasjere Pettersen.

Bjellås Gilje ønsket dessuten å legge fram et notat med kommentarer til valget av Ingar Pettersen. Dette ønsket ble ikke etterkommet, med den begrunnelse at notatet forelå for sent.

Styret ble bedt om å slutte seg til ett vedtak som innebar både en videreføring av IHR med de skisserte prioriteringer og en plassering av Ingar Pettersen i førersetet. Dette vedtaket ble enstemmig vedtatt.

Karianne Bjellås Gilje ønsker i ettertid ikke å uttale seg til Uniforum verken om vedtaket eller om innholdet i notatet.

Burde utlyst en prosjektlederstilling

Hovedtillitsvalgt i Forskerforbundet Kristian Mollestad, har som medlem av Universitetsstyret og gjennom vedtaket i juni, vært med på å engasjere Pettersen. Det betyr ikke at han er ukritisk til universitetsledelsens håndtering av denne saken.

– Vi har mye intern prosjektstyringskompetanse. Vi mener også at universitetsledelsen burde trukket inn personer som har forsket på administrativ effektivisering og omstilling. Dette er et innspill vi presenterte tidlig i prosessen, påpeker Mollestad.

Han viser til at Prosess faglig prioritering ble gjennomført ved hjelp av interne krefter. Dette var en stor og krevende prosess som ifølge Mollestad medførte mye arbeid for ledere i sentraladministrasjonen og ved fakultetene.

– En alternativ løsning kunne ha vært å lyse ut en midlertidig prosjektlederstilling. Dette ville blitt mindre kostbart, og etter vår mening, også en bedre løsning, sier han og legger til at Ingar Pettersen selvfølgelig ville stått fritt til å søke denne stillingen.

Omgikk anbudsreglene

Den hovedtillitsvalgte i Forskerforbundet får støtte fra Ole Martin Nodenes i fagforeningen Parat og NTLs Ellen Dalen.

– Det har ikke vært noen åpen diskusjon rundt universitetsledelsens beslutning om å bruke en ekstern konsulent som prosjektleder. Vi er også kritiske til at ledelsen velger å bruke en så stor del av prosjektets budsjett til å leie inn en ekstern leder. Jeg skulle ønske mer hadde gått til kompetanseutviklingstiltak for de ansatte, sier Ole Martin Nodenes.

Nodenes forteller at fagforeningene ved UiO også har stilt spørsmål ved at oppdraget ikke er blitt satt ut på anbud.

– Vi er blitt forklart at Ingar Pettersens engasjement omfattes av en større rammeavtale med en leverandør av kompetanse innenfor organisasjonsutvikling og ledelse. Universitetsledelsen, har slik vi ser det, funnet en lovlig måte å omgå anbudsreglene på. For oss betyr dette at situasjonen blir uoversiktlig og at vi får liten mulighet for innsyn og påvirkning, konstaterer Nodenes.

Han opplyser at fagforeningene ved UiO har lagt fram et krav om at de heretter må trekkes inn i denne type anbudsprosesser.

Ingen erfaring fra utdanningssektoren

De tre stiller også spørsmål ved valget av Pettersen som kandidat.

– Ingar Pettersen har, så vidt vi kjenner til, ingen erfaring fra utdanningssektoren. Vi har ikke fått noen informasjon rundt ansettelsen hans eller noen begrunnelse for at nettopp han er valgt, utover at han har mye erfaring fra omstillingsprosjekter, påpeker Ellen Dalen.

­At UiO har valgt å bruke en konsulent uten erfaring fra sektoren, gjør det ifølge fagforeningsrepresentantene enda viktigere å følge prosessen med argusblikk.

Uklar målsetting

De tre fagforeningene stiller seg uforstående til at prosjektet som Ingar Pettersen er satt til å lede, har som mål å spare 10 til 30 prosent på administrasjon.

– Hva som ligger i tallet mellom ti og tretti prosent, har vi ikke lyktes i å få noe godt svar på, sier Ole Martin Nodenes. 

– Jeg støtter prosjektet, men jeg klarer ikke med min beste vilje å forstå hvordan man kan måle kvalitetsheving og effektivisering som et prosenttall på mellom 10 og 30 prosent, kommenterer Kristian Mollestad.

Sunt med blikk utenfra

Hovedtillitsvalgt Christer Wiik Aram i Akademikerne har, i motsetning til de tre andre tillitsvalgte, ingen innvendinger mot at UiO-ledelsen har valgt å hyre en ekstern konsulent som prosjektleder for den administrative omstillingsprosessen.

– Å leie inn en person som kan drive prosessen fremover, kan være nyttig. Det kan også være sunt å få et blikk utenfra, og Ingar Pettersen er allerede godt inne i prosessen, påpeker han, men legger til at det viktigste til syvende og sist er hvordan UiO bruker sine interne krefter.

– I regnestykket må vi også ta med alle de interne ressursene som går med til dette prosjektet, sier han og trekker spesielt fram innsatsen til arbeidsgruppene. 

– Ingar Pettersen kjenner prosjektet gjennom sin deltakelse i ressursgruppa som ble opprettet i vinter. At man trekker inn eksterne personer med erfaring fra omstillingsprosesser i en slik gruppe, mener jeg er positivt. Jeg stiller meg imidlertid undrende til at ledelsen ikke har lyktes i å finne en ekstern kandidat med erfaring fra omstillingsprosesser i akademia, for eksempel fra et av de nordiske universitetene, supplerer Kristian Mollestad.

Vanskelig å uttrykke klart

Wiik Aram ser også i mindre grad det problematiske i målsettingen om å spare 10–30 prosent.

– Det kan være vanskelig for ledelsen og Ingar Pettersen å uttrykke dette noe klarere på det nåværende tidspunkt. Alle gruppene som nå jobber med IHR, må ha fokus på å synliggjøre de gevinstene som oppnås, både ressursmessige og kvalitetsmessige, og dette bør kvitteres ut underveis.

De fem gruppene skal levere på helt ulike felt og nivåer, og hva som skal måles og leveres, blir derfor svært ulikt. IHR er summen av alle de delprosesser som nå pågår, utfordringen blir å få dette tydelig fram underveis i prosessen, sier han.

Prosjektet Internt handlingsrom (IHR)

Universitetsstyret vedtok i juni 2010 å utarbeide en plan for bedre utnytting av administrasjons- og støtteressurser ved UiO. Et planutkast ble vedtatt i november samme år.

Våren 2011 ble det arrangert dialog- og idémøter mellom enhetene og UiOs ledelse. Sju plangrupper fikk i oppdrag å foreta en systematisk gjennomgang av UiOs administrative prosesser på områdene forskningsadministrasjon, studieadministrasjon, formidling, økonomi, organisasjon, bygningsforvaltning og informasjonsteknologi.

På styremøte 21. juni ble det vedtatt å videreføre prosessen med fem prioriterte områder, samt å engasjere Ingar Pettersen som leder for prosjektet.

Prosjektet har i år et budsjett på 6,8 millioner, som skal dekke konsulentbistand, opplæring, utviklingsarbeid, prosjektledelse og administrasjon.

 

Kommenterer ikke prosessen rundt engasjementet

Universitetsdirektør Gunn-Elin A. Bjørneboe er ikke tilgjengelig for intervju, men tar seg tid til å svare på spørsmål via mail. 

Universitetsdirektøren unnlater å svare direkte på spørsmålene om hvorfor styret ikke ble trukket inn i prosessen rundt Ingar Pettersens engasjement. Det samme gjelder spørsmålet om hvorvidt videreføringen av prosjektet og universitetsledelsens ønske om å bruke den eksterne konsulenten som prosjektleder, burde vært behandlet som to vedtakssaker.

– Styret ga i styremøtet den 21.6-11 sin tilslutning til de forslag som ble fremmet og ga meg fullmakt til å gjennomføre arbeidet med internt handlingsrom, slik det ble beskrevet i fremleggsnotatet og med de prioriteringer som ble foreslått, er Bjørneboes svar på disse spørsmålene.

Avlaster egen ledelse

De påfølgende spørmålene i mailen blir besvart av universitetsdirektøren.

– UiO som institusjon har stor kompetanse på feltet organisering og ledelse og mange dyktige ledere. Hvorfor velger UiO å bruke en ekstern leder til dette prosjektet i stedet for å satse på egne krefter?

– Internt handlingsrom-prosessen er en stor og omfattende prosess som vil kreve mye innsats fra hele organisasjonen. Det å trekke inn en ekstern ressurs med erfaring fra store, sammensatte organisasjoner i endring, gjør at UiO får tilført kompetanse og avlaster vår egen ledelse.

– Hvorfor ble akkurat Ingar Pettersen valgt?

– Valget av Ingar Pettersen er basert på hans bakgrunn og de resultater han har oppnådd i liknende prosesser.

– Prosess faglig prioritering, som var en stor og tung prosess, ble gjennomført uten en ekstern leder. Hvorfor er det nødvendig å leie inn en ekstern leder til å videreføre IHR-prosessen? Dvs hva er det som skiller disse to prosessene?

– De to prosessene skiller seg fra hverandre ved at det er liten kunnskap å hente utenfor sektoren om gjennomføring av faglige prioriteringsprosesser, mens det er mye kompetanse å hente utenfra om administrative endringsprosesser. UiO ønsker å gjøre IHR-prosessen på våre egne premisser, men som ansvarlig for gjennomføringen vil jeg vil ha stor nytte av den erfaringen som Ingar Pettersen har fra andre deler av offentlig og privat virksomhet.

En kombinasjon av mindre ressursbruk og kvalitetsheving

Unforum ba også universitetsdirektøren klargjøre hva som ligger i målsettingen om å spare 10–30 prosent på administrasjon. Dette svaret ble delegert til Ingar Pettersen som også valgte å svare skriftlig. Pettersen innledet sitt svar med en beskrivelse av prosjektet.

– Universitetet i Oslo ønsker å skaffe seg et bedre internt, økonomisk handlingsrom gjennom effektivisering og standardisering. UiO skal, som et resultat av prosessen, bruke en større andel av sine samlede ressurser på primærvirksomheten – forskning og utdanning.

Kampen om offentlige ressurser er blitt hardere de siste tjue årene. Universitetenes krav om økte ressurser blir stadig møtt med spørsmål om vi bruker våre ressurser effektivt nok. IHR er et svar på dette spørsmålet. Vi skal gjennomgå våre rutiner og arbeidsprosesser og forbedre de som ikke er optimale. Et viktig mål på lang sikt er å skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester. 

Hovedmålet er å øke kvaliteten og frigjøre ressurser i de administrative arbeidsprosessene ved UiO. Det skal oppnås en effektiviseringsgevinst på mellom 10 og 30 % i forhold til administrative oppgaver, målt som en kombinasjon av mindre ressursforbruk og kvalitetsheving.

 

 

 

 

Emneord: IHR Av Grethe Tidemann
Publisert 29. sep. 2011 09:54 - Sist endret 22. mars 2013 12:30
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikke UiO- eller Feide-bruker?
Opprett en WebID-bruker for å kommentere