Vaktmester og gårdeier

Uniforum nr. 19 1998

- De som hadde ventet en anbefaling om å slanke Teknisk avdeling til fordel for universitetets primærvirksomhet, forskning, undervisning og formidling, blir nok skuffet. Det som kan spares inn på lønn og ordinær drift ved avdelingen, bør pløyes inn i vedlikehold. Det sier assisterende universitetsdirektør Inger Stray Lien. Hun har ledet en styringsgruppe som nylig la fram sine forslag til effektivisering av Teknisk avdeling.

AV TRINE NICKELSEN

TEKNISK AVDELING: Her representert ved Parkanlegget: (bak fra venstre): Dag Vargset, Jan Solberg, Sigrid Bunkholt, Carlos Sagredo og Jon Jonsen. Foran: Leif Ustad, Bjørn Ditlef Johansen og Karl Ove Strand. (Foto: Ståle Skogstad)

- Om pengene til å forbedre det fysiske arbeidsmiljøet ved universitetet forsvinner, tror jeg vi lager vanskelige situasjoner for dem som driver med forskning, undervisning og formidling, sier Stray Lien.

Vaktmester og gårdeier - gjennomgang av virksomheten i Teknisk avdeling er tittelen på den ferdige rapporten. TA-prosjektet er en oppfølging av Effektiviseringsprosjektet ved Universitetet i Oslo. Rapporten ble lagt fram som orienteringssak på forrige kollegiemøte og skal nå ut til høring.

Vedlikehold

Styringsgruppen påpeker at vedlikeholdet av universitetets bygninger er mangelfullt og at mange bygninger ikke holder den tekniske standarden som forskriftene krever. Avstanden mellom universitetets behov for driftsmidler og midler til vedlikehold og de pengene som er øremerket disse formålene, blir stadig større.

- Bygningene er befolket med langt flere mennesker enn det de var bygd for. Slitasjen er derfor stor. Behovet for bygningsmessig vedlikehold og utgifter til mindre ombygginger som må dekkes over eget budsjett, vil øke i årene som kommer, påpeker Inger Stray Lien. Styringsgruppen anbefaler derfor at budsjettnivået opprettholdes, og at en effektiviseringsgevinst på den ordinære driften overføres til vedlikehold. Målet er at miljøer som ikke har tilfredsstillende fysiske lokaler i dag, skal få det bedre. Dette ligger innenfor ønsket om å styrke primærvirksomheten ved Universitetet i Oslo, mener styringsgruppen.

Stor tilpasningsevne

Teknisk avdeling har i løpet av 1990-årene redusert sin faste bemanning med åtte prosent. I samme periode har universitetets samlede areal økt med 28 prosent, når de nye bygningene som tas i bruk neste år, regnes med. Styringsgruppen konstaterer at avdelingen allerede har gjennomført en betydelig effektivisering.

- Jeg synes Teknisk avdeling har vist stor evne og vilje til å tilpasse seg, til å ta tak i nye oppgaver og finne nye måter å arbeide på. Det har skjedd en profesjonalitetsforbedring i hele avdelingen, mener Inger Stray Lien.

- Den framlagte rapporten kan være et underlag for hvordan Teknisk avdeling legger opp arbeidet videre. Den peker på hovedutfordringer, men er ikke noe direktiv. Vi ønsker ikke å frata avdelingen ansvar for å planlegge egen framtid, understreker hun.

Bedre jobb med ny teknologi

- Universitetet er ikke noe hotell, hvor det ytes ensidig service. Det kan imidlertid være vanskelig for den enkelte bruker å vite hva han eller hun kan forvente seg av Teknisk avdeling. Nå er vi i gang med å presisere, sier Tore Christoffersen, teknisk direktør ved Universitetet i Oslo.

Informasjon, dialog, forståelse, samarbeid. Dette er begreper styringsgruppen bruker for å beskrive hvordan forholdet mellom Teknisk avdeling og brukermiljøene bør være. For å utnytte knappe ressurser best mulig, må begge parter samarbeide for å finne de mest hensiktsmessige løsningene, heter det i rapporten.

Samarbeid

Mange har en uklar oppfatning av hvilke oppgaver Teknisk avdeling har ansvar for og ønsker bedre informasjon, viser brukerundersøkelser. Det er derfor viktig at servicenivået framstår klart og forutsigbart.
- Det er nødvendig å få til et bedre og mer formalisert samarbeid. Vi ønsker å opprette tettere kontakt med brukermiljøene. De miljøene som har etablert en egen kontaktperson i forhold til Teknisk avdeling, er mest fornøyde med de tjenestene vi yter, sier Christoffersen.

Styringsgruppen, der også Christoffersen har vært med, anbefaler hvert fakultet å avklare internt hvordan en ønsker å organisere samarbeidet med Teknisk avdeling i framtiden. Dette gjelder også andre enheter som ikke tilhører fakultetsstrukturen.
- Vi har tidligere bare henvendt oss direkte til brukerne, sier Tore Christoffersen. Kontakten mellom Teknisk avdeling og fakultetene med sine enheter skal nå videreutvikles og formaliseres.

Ny teknologi

Styringsgruppen anbefaler at arbeidet med elektronisk informasjonsspredning systematiseres og videreutvikles.

- Da jeg begynte her i 1991, hadde teknologien ikke riktig nådd universitetet. Det er først i løpet av det siste året at det er plassert ut utstyr slik at elektronisk post kan brukes overalt. Nå er vi relativt à jour i vår teknologiske omstilling. Kanskje også i vår mentale omstilling, sier Christoffersen. Moderne kommunikasjonsteknologi gjør oss tilgjengelige på en helt annen måte enn før, poengterer han. Han oppfordrer oss til å benytte elektronisk post når vi skal kontakte Teknisk avdeling.

- Bruk av den nye kommunikasjonsteknologien, som mobiltelefon, personsøker, e-post og Web gjør Teknisk avdeling i stand til å gjøre en bedre jobb i framtiden, mener Tore Christoffersen.

Uniforum nr. 19 1998