LØP skaper problem for UiO

Forrige Innhold Neste Uniforum nr. 17 1998


{short description of image}
UFORSTÅELEG: Førsteamanuensis Arne Maus ved Institutt for informatikk synest det nye økonomisystemet (LØP-ØK) er uforståeleg og ikkje eignar seg til å styra forskingsprosjekt med. (Foto: Xenia Isaksen)

- Utbetalingsfunksjonen til bank er svært dårleg

- Systemet er sett opp med både kontanthovudbok og rekneskapshovudbok

- Først i oktober klarte UiO å senda kassarapport til rett tid til Finansdepartementet.

Dette er problema UiOs økonomidirektør trekkjer fram når han vurderer det nye økonomisystemet LØP-ØK ti månader etter innføringa.

Av Martin Toft

Det nye økonomisystemet (LØP-ØK) blei starta opp 28. januar i år vel tre veker etter planen. Meininga var at det skulle startast opp eit nytt løns- og personalsystem (LØP-LP) samstundes. På grunn av vanskar som leverandøren Oracle ikkje hadde rekna med, blei det valt å utsetja innføringa av det nye løns- og personalsystemet til 1. januar 1999. Alle LØP-prosjekta er nasjonale fellesprosjekt som både Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen og Noregs teknisk-naturvitskaplege universitet i Trondheim (NTNU) deltar i. På grunn av vanskane med prosjektet valde Universitetet i Bergen å utsetja innføringa av det nye økonomisystemet til 1. januar 1999.

Blanda røynsler

I ei orientering til Kollegiet skriv økonomidirektør Nils Dugstad at det er ingen grunn til å leggja skjul på at både UiO og NTNU har blanda røynsler med oppstarten av dette systemet. Han meiner årsaka til dette ligg i ein kombinasjon av undervurdering av kompleksiteten til prosjektet fram til det blei starta opp og svikt hos leverandøren Oracle. Dugstad viser at allereie valet av kontostreng var avgjerande for strukturen til økonomisystemet. Valet av kontostreng for det nye økonomisystemet var middels godt, skriv økonomidirektøren. Som døme viser han til at heile strengen er samansett av ti element med inntil åtte siffer i kvart element. "Dette er en lang syntaks, egentlig for lang", slår han fast, og understrekar at hovudproblemet er at kontostrengen reflekterer at UiO både skal levera ein finansrekneskap etter løyvingsreglementet for staten og samstundes byggja opp ei brukbar intern styring.

Millimeternøyaktig styringsinformasjon

Eit anna problem han trekkjer fram, er at einingane til UiO har eit uendeleg behov for millimeternøyaktig styringsinformasjon. "Lokale økonomiledere ønsker å vite hva den enkelte forsker disponerer av midler til ulike tiltak, både på ordinær statskonto og på prosjektkonto. Det finnes ikke noe økonomisystem som er konstruert for å tåle en slik nøyaktighetsgrad og samtidig håndtere hundretusenvis av transaksjoner per år slik UiOs systemer må tåle", skriv Dugstad. Han peikar også på at det nye økonomisystemet er bygd opp mellom statlege og lokale krav. Konklusjonen hans er at det har blitt gitt for mykje etter for lokale krav om eit enkelt og handterleg system. Dessutan konkluderer han med at både leverandøren (Oracle) og kunden (UiO) lenge hadde den oppfatninga at Oracles rekneskapssystem som produkt var så stort og robust at det kunne tola denne kompleksiteten. Men "det var nok å trekke systemets egenskaper noe langt", konstaterer han.

To hovudbøker

På grunn av at Oracle ikkje kunne levera eit økonomisystem som både handsama finansrekneskapen etter kontantprinsippet og internrekneskapen etter rekneskapsprinsippet, blei systemet sett opp med to hovudbøker, ei kontanthovudbok og ei rekneskapshovudbok. Det er ei av hovudårsakene til at systemet har blitt så komplisert, og gjort det mykje tyngre å få til å fungera godt nok. I orienteringa som økonomidirektøren har sendt til Kollegiet, viser han også til at utbetalingsfunksjonen til bank er svært dårleg. Dette er ein kritisk funksjon som må verka dersom UiO skal makta å betala løn og rekningar til tilsette og leverandørar, understrekar han.

Betinget suksess

Trass i desse vanskane, har auka kunnskap om bruken av systemet og feilretting gitt resultat, meiner Dugstad, og viser til at medan UiO i juni var seks veker forseinka med kassarapport til Finansdepartementet, blei den levert til rett tid i oktober. Økonomidirektøren konkluderer difor med at installasjonen av nytt rekneskapssystem har vore ein "betinget suksess." Når det gjeld innføringa av det nye løns- og personalsystemet (LØP-LP), er prosjektet i rute. Likevel er det ein viss risiko for at også det kan bli utsett. Dette er avhengig av at IBM held sin del av planen, skriv Dugstad.

Førsteamanuensis Arne Maus ved IFI:

  • Dette er for dårleg!
  • Det er meiningslaust å bruka det nye økonomisystemet (LØP-ØK) for å styra eit forskingsprosjekt. Det er så vanskeleg å få full økonomisk oversikt at eg blir nøydd til å føra min eigen rekneskap ved sidan av. Det seier førsteamanuensis Arne Maus ved Institutt for informatikk.

Av Martin Toft

Han er leiar for to forskingsprosjekt i EU-regi og må kvar månad senda økonomirapport til Brüssel. Men det har ikkje vore enkelt.

  • Eg har framleis ikkje klart å få ein fullstendig oversikt over kva som blei brukt på prosjekta i fjor fordi systemet ikkje klarer å overføra tala frå det gamle systemet til det nye. Konteringar og omposteringar kan ta veker og måneder før dei kjem inn på konto. Dessutan har det heller ikkje vore mogleg å få betalt rekningar i utanlandsk valuta, fortel Maus, som også peikar på ein annan veikskap ved systemet.
  • Det er ikkje lett å forstå kvifor Oracle har vald å kjøra statsrekneskapen og bedriftsrekneskapen i to forskjellige databasar som ikkje er avstemde i høve til kvarandre. Sjølv underviser eg informatikkstudentar i korleis ein lagar databasar, så difor veit eg at det finst betre måtar å gjera det på, seier Maus, som tidlegare har arbeidd som utviklingssjef i eit firma som lagde mindre rekneskapsprogram.
  • Dette er for dårleg av Oracle. Systemet hjelper nemleg ikkje folk. Det viser også det faktum at dei fleste institutta må operera med skuggerekneskap for å ha full oversikt over økonomien, forklarar Maus. Økonomikonsulent Anne Cathrine Modahl ved Institutt for informatikk, er einig med Maus i kritikken av det nye økonomisystemet.
  • Med det gamle økonomisystemet kunne ein få ut ein rapport for å få ein heilskapleg oversikt over økonomien. No må me ta ut tre forskjellige rapportar for å få denne oversikten, fortel Modahl. Ho viser også til at systemet er bygd på amerikansk rekneskapstradisjon.
  • Der opererer dei av ein eller annan grunn med 13 budsjettmånadar. Og det passar naturleg nok ikkje inn i den norske rekneskapstradisjonen som sjølvsagt nyttar 12 budsjettmånadar, forklarar Modahl.


Forrige Innhold Neste Uniforum nr. 12 1998

Publisert 12. nov. 1998 15:00 - Sist endra 1. sep. 2014 13:45
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere