Universitetets hjerne på bedringens vei

Forrige Innhold Neste Uniforum nr. 06 1998

Sentralbordet:

- Universitetet! - Ja, hun er på psykologi.
Med noen raske tastetrykk har Liv Sabel ved sentralbordet satt innringeren over til førsteamanuensen ved Psykologisk institutt.

Av Margareth B. Bentsen

{short description of image}ETTER DATAKRÆSJET: Liv Sabel, Monica Johansen og Bodil Fleischer ved universitetets sentralbord gjør en formidabel innsats for å bygge opp igjen databasen med opplysningene om hvem som gjør hva på universitetet. (Foto: Xenia Isaksen)

Men det går ikke alltid så smertefritt. Før jul mistet sentralbordet hele databasen med oppdaterte opplysninger om hvem som gjør hva på universitetet i et datakræsj, og det var ikke tatt backup. Da systemet kom i gang etter kræsjet, viste det seg at opplysningene som lå inne var fra 1995. Ennå er ikke skaden gjenopprettet. Arbeidet med å bygge opp igjen databasen er både omfattende og krevende.

- Vi må ringe alle instituttene og be om opplysninger om hvem som er sluttet, begynt eller som har fått nye arbeidsoppgaver, forteller Bodil Fleischer, som er leder av sentralbordet.

Det er 56 institutter ved universitetet, og ikke alle sentralbordbetjeningen ringer, er like villig til å bidra med oppdateringen. Fleischer ønsker at en fast kontaktperson på hvert institutt hver måned oppdaterer listen over hvem som gjør hva.

- Dersom vi ikke har opplysninger om et institutt, er vi avhengig av å gå omveien om ekspedisjonen deres hver gang det kommer en henvendelse.

Kompetansekatalogene fort for gamle

De fleste fakultetene og Senter for kvinneforskning har laget kataloger med oversikter over hvem av de vitenskapelig ansatte som har spesialisert seg på hva. Disse opplysningene lå inne i den databasen som brøt sammen.

- Kompetansekatalogene blir fort for gamle, sier Fleischer.

- Dere legger inn opplysningene manuelt. Kan dere ikke få dem elektronisk?

- De som lager kompetansekatalogene, har ikke TESS, det programmet som vi bruker.

Meld fra når du går!

Sentralbordet hadde mange problemer fra før. Datakræsjet kom på toppen av dette. Blant annet er folk lite flinke til å melde fra om fravær.

Bodil Fleischer og hennes kolleger Liv Sabel og Monica Johansen er fornøyd med TESS. Datasystemet har også muligheter som det ikke er så mange som benytter seg av. Folk kan selv taste inn når de skal i møte, permisjon, ferie eller annet, og få sentralbordet til å fungere som et forværelse som til enhver tid vet når den enkelte er tilbake på plassen sin. Det kommer

opp en hake ved navnet til den ansatte som har tastet inn en fraværskode. De som ringer kan få rask og riktig service. (Se oppskrift i egen ramme.)

Får alt gruffet

Sentralbordbetjeningen er de første folk utenfra møter når de ringer universitetet.

- Det er viktig at vi setter innringerne riktig med én gang. Ellers kommer de inn i en runddans fra telefonsvarer til telefonsvarer. Til slutt ringer de tilbake til oss og er rasende. Det er vi som får alt gruffet, sier Monica Johansen.

Sabel nevner et problem som oppstår i forbindelse med mobil telefonbruk:

- Ansatte ved universitetet kan ikke bare oppgi internnummeret når de bruker mobiltelefon, men alle åtte sifrene i nummeret. Hvis innringerne bare bruker internnummeret, blir de satt over til sentralbordet. De vet ikke hvem det er som har ringt dem, og vi må spørre om de kan tenke seg hvem det er her på universitetet som har ringt dem.

Til slutt oppfordrer de tre oss til å bruke kortnumrene bak i universitetets adresse- og telefonliste. Da ringer man direkte og okkuperer ikke linjene.

 

Meld fra når du går

Dette systemet kan foreløpig bare brukes av ansatte på Blindern.

Før du går:

tast *
tast 23
tast *
tast fraværskode
tast klokkeslett eller dato du er tilbake

Når du kommer tilbake:

tast firkanttast
tast 23
tast firkanttast

Fraværskoder:

0 Lunch
1 Gått for dagen
2 Tjenesteoppdrag
3 Møte
4 Tjenestereise
5 Deltid
6 Ferie
7 Permisjon
8 Syk
9 Annet

 

 


Forrige Innhold Neste Uniforum nr. 06 1998
Publisert 30. apr. 1998 17:51 - Sist endra 1. sep. 2014 13:37
Legg til kommentar

Logg inn for å kommentere

Ikkje UiO- eller Feide-brukar?
Opprett ein WebID-brukar for å kommentere