Varslingsekspert om UiOs nettside: – Dette oppmuntrer ikke til varsling

Hva er å varsle? Det er tittelen på første side i UiOs gjennomgang «Varslingsprosessen – skritt for skritt» som nylig ble lenket til via e-post til alle universitetets ansatte.

Det UiO har valgt å framheve på denne siden, er likevel ikke hva det er å varsle. For etter to setninger om hva varsling er, møtes potensielle varslere med en liste over hva varsling ikke er, og hvordan det ikke skal varsles.

– Dette er ikke noe som oppmuntrer til varsling i alle fall, konstaterer forskningssjef på Fafo og varslingsekspert Sissel Trygstad.

– Forsvarlighetskravet er ute av loven

Først etter at potensielle varslere har kontrollert opplysningene sine opp mot listen over hva det ikke skal varsles om (se faktaboks), kan de lese hva UiO regner som kritikkverdige forhold.

– Hvordan tolker du som varslerforsker at UiO prioriterer å fortelle hva varsling IKKE er, før de gir en oversikt over hva varsling ER?

– Jeg vil tro grunnen til at dette vektlegges, er at universitetet ikke ønsker at det varsles om alt mulig. For eksempel om at man ikke liker kollegaens politiske holdninger. Men det er rart at det frontes så tydelig, sier Trygstad og fortsetter:

– I tillegg ville det vært greit å samme sted gjøre det klart at selv om disse tingene ikke omfattes av lovens bestemmelser om varsling, så kan det likevel være en sak om for eksempel dårlig arbeidsmiljø.

Forøvrig er noe av det UiO skriver direkte feil, påpeker forskningssjefen. 

– UiO skriver at varsling skal skje forsvarlig. Men forsvarlighetskravet er ute av arbeidsmiljøloven fra 1.1.2020, da arbeidsmiljølovens varslingsbestemmelser ble endret.   

• UiO i rapport: Varsleren har misforstått og kunne satt seg bedre inn i ting

Advarer mot å gjøre det for komplisert å varsle

Trygstad advarer mot å gjøre det for komplisert å varsle. Ifølge varslerforskeren er det mottaker og ikke avsender, som har ansvaret for å klassifisere noe som et varsel eller ikke.

– Det er mye å kreve av den som skal varsle at vedkommende har full oversikt over lovverket, poengterer hun.

I UiOs oversikt over hva varsling ikke er, står det blant annet at man ikke skal varsle om noe som er allment kjent. Forhold som ansatte mener er kritikkverdige «kun ut fra egen politisk eller etisk overbevisning» omfattes heller ikke av varslingsbestemmelsene, ifølge UiO.

– Det er ikke alltid lett å vite om forholdet er allment kjent. Hvor mange vet at Ola blir trakassert av Kari? spissformulerer Trygstad, og fortsetter:

– Hvor går grensen mellom hva man selv mener er etisk uholdbart og hva samfunnet mener er det?

– Det motsatte er problemet

I fjor høst skrev Uniforum om en varslersak universitetet brukte rundt ett år og 600 000 kroner i advokatutgifter på å behandle. Uniforum fikk innsyn i konklusjonene i UiOs rapport om saken, og ifølge denne var flere av påstandene i varselet «i stor grad basert på rene misforståelser fra Varsleren.» Mange av disse misforståelsene kunne etter UiOs syn «relativt enkelt ha vært oppklart om Varsleren hadde satt seg bedre inn i de faktiske forholdene i de sakskompleksene [xx] tar opp».   

– Er det et problem i norsk arbeidsliv generelt at det «varsles» om, og dermed brukes store ressurser på, ting som egentlig ikke omfattes av arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling?

– Halvparten av arbeidstakere som er vitne til alvorlige kritikkverdige forhold, definert som brudd på lover og regler, lar være å varsle. Og frykt for represalier er den vanligste grunnen de oppgir for å la være. Dette vitner om at problemet snarere er motsatt, understreker Trygstad.

– Det vil alltid forekomme at det varsles om forhold som viser seg ikke å være kritikkverdige likevel. Men problemet er ikke at for mange varsler. Tvert imot. Varsling er viktig, både ut i fra menneskelige og økonomiske hensyn, framhever hun.

• Les også: OUS ut mot støttespilleres rolle i varslersaken

– Mange følte seg ikke sett eller hørt

UiOs varslingsrutiner har nylig vært drøftet med fagforeningene og vernelinjen, forteller hovedtillitsvalgt i Forskerforbundet, Belinda Eikås Skjøstad.

I forkant av dette hadde flere saker vært meldt inn til arbeidsmiljøutvalget (AMU). Ifølge Skjøstad gjaldt dette blant annet bekymring over metoder som ble brukt i behandlingen av konfliktsaker og manglende definisjon og tolkning av begrepet trakassering.

– Flere av medlemmene våre meldte inn at de ikke følte seg sett eller hørt når de varslet. Det var tunge prosesser med feil i saksgang. Noen ledere kjente ikke godt nok til varslingsrutinene og var ikke klar over omsorgsplikten leder har i varslersaker, forteller fagforeningslederen.

Sammen ledet innspillene fram til en grundig gjennomgang av varslingsrutinene, beskriver Skjøstad.

– Nå både håper og tror jeg at varslere blir ivaretatt både før, under og etter et varsel, sier hun.

– Godt å ha med støttespillere

Skjøstad trekker fram særlig to ting fagforeningen har fått inn i den nye rutinen. Det ene er at dersom en ansatt varsler på nærmeste leder, så skal personalansvaret overtas av en annen leder mens saken pågår. I tillegg har fagforeningen fått gjennomslag for at det tydeliggjøres hvem det er lurt å rådføre seg med i forkant av at man varsler.

– Det var viktig for oss å få fram at det er flere enn ledelsen man kan snakke med om man som ansatt er vitne til noe kritikkverdig. For å få råd om hvordan man skal gå fram, eller for å få en realitetsorientering fra en nøytral part, kan ansatte kontakte både tillitsvalgte, verneombud og bedriftshelsetjenesten. Det kan være tungt å stå i en sak, og det er godt å ha med støttespillere, understreker fagforeningslederen.

– Er det sånn at du oppfordrer ansette til ikke å varsle før de har rådført seg med en av disse?

– Jeg vil snu det: Jeg oppfordrer de som kan, til å rådføre seg.

• Fagforeningsleder om NHM-saken: «Det er vanskelig å se for seg hvordan denne saken kan få flere på UiO til å varsle»

– Dette vil jeg ta opp med UiO

I likhet med Trygstad på Fafo vurderer også Skjøstad at prioriteringen av stoffet på UiOs nettsider «Varslingsprosessen – skritt for skritt» kunne vært annerledes.

 – Under overskriften «Hva er å varsle?» er det hva et varsel ikke er som løftes fram i UiOs «skritt for skritt-oversikt». Hva tenker du om det?

– Det blir feil, her burde rekkefølgen vært annerledes. Allerede etter først punkt burde UiO plassert eksemplene over hva som regnes som kritikkverdige forhold. Dette vil jeg ta opp med UiO, sier Skjøstad, som samtidig er åpen for at det hele er en ikke-intendert feil fra UiOs side.

– Slik det står nå, som en litt streng påminnelse, tror du det kan hende noen som sitter på reelle kritikkverdige forhold, ikke tør å varsle fordi de er redde for å trå feil?

– Det kan godt hende.

• Les også: UiOs nye vitenskapsombud: Behovet er stort    

– Hovedfokus er å sikre bedre informasjon

Ifølge personaldirektør Irene Sandlie er det bevisst at listen over hva det ikke skal varsles om, har fått en sentral plassering på nettsiden om hva det er å varsle.

– Hvorfor har UiO valgt å framheve detaljert hva som ikke omfattes av varslingsbestemmelsene, før dere forteller detaljert hva som regnes som kritikkverdige forhold?

– De nye varslingsnettsidene er oppdatert for å gjøre det enklere for ansatte å forstå varslingsprosedyrene. Hovedfokus har vært å sikre bedre informasjon til alle parter gjennom å beskrive en varslingsprosess skritt for skritt. Vi beskriver på nettsidene hva som er å betrakte som varsling og hva som ikke er en varsling, svarer Sandlie i en e-post, og skriver videre:

– Det er viktig for UiO at det skal være lav terskel for å si fra, samtidig som tilbakemeldingene til oss har vært at det er behov for å tydeliggjøre hva som er å betrakte som et formalisert varsel i henhold til arbeidsmiljøloven eller annet relevant lovverk. Det å stå i en varslingssak kan være svært krevende, og derfor er det viktig for UiO at saker som ikke hører under varslingssporet løses på riktig nivå i organisasjonen.

• UiO etter anklage om forskningstyveri: Ikke nødvendig å vurdere klagerens dokumentasjon

– Trygt å varsle på UiO

– Frykter dere at en slik framheving av hva et varsel ikke er, og hvordan det ikke skal varsles, kan føre til at folk som sitter med en sak om reelle kritikkverdige forhold, ikke tør å varsle fordi de er redde for å trå feil?

– Det skal være trygt å varsle om kritikkverdige forhold ved UiO. UiO har derfor også valgt å fremheve forbudet mot gjengjeldelse. UiO ønsker at ansatte melder fra om kritikkverdige forhold og understreker at det skal gjøres på en forsvarlig måte av hensyn til de involverte parter og arbeidsmiljøet. Dette vil kunne bidra til å holde et lavere konfliktnivå, samtidig som UiO kan følge opp og undersøke varslet på en god måte, forklarer personaldirektøren.

– Hva er konsekvensen for UiO dersom noen «varsler» om ting som ikke regnes som kritikkverdige forhold. Kan det bli kostbart for UiO?

– Hva som anses som kritikkverdige forhold og skal følges opp etter varslingssporet er lovregulert. Uenighet i beslutninger om budsjettfordeling, ansettelser, faglige prioriteringer er for eksempel ikke å betrakte som varsling etter arbeidsmiljøloven. Ansatte har likevel muligheter for å ta opp slike forhold og ha dialog om dette i lederlinjen. Det at ansatte melder ifra om andre forhold via varslingssystemet har ikke store konsekvenser for UiO. Det opprettes et varslingsråd som sorterer sakene, slik at de håndteres på riktig måte, skriver Sandlie.

– Håndterer alle saker

13 av de 20 SiFra-varslene som ble meldt inn av UiOs ansatte i 2018, ble vurdert av universitetet til ikke å omhandle «kritikkverdige forhold». Og dermed til heller ikke å omfattes av bestemmelsene om varsling.

Den gang uttalte Sandlie til Uniforum at «Det kan være behov for å øke kunnskapen om hva som er å betrakte som varsling av kritikkverdig forhold ved virksomheten.» 

– Er det fremdeles i 2020 slik at det meste av varsel fra ansatte som kommer inn via Sifra, ikke omfattes av varslingsbestemmelsene?

– UiO tar alle saker som meldes inn via varslingssystemet på alvor og undersøker alle varsler. Når UiO mottar en formalisert varsling, oppretter Enhet for intern revisjon et varslingsråd som avgjør hvem som skal følge opp saken. Det kan innebære at noen saker ikke anses som varslingssaker, men må følges opp på en annen forsvarlig måte. UiO har fokus på å håndtere alle saker, understreker Sandlie.

Ifølge Sandlie har UiO hittil i år mottatt 13 varsler fra ansatte.

• Les også: Flertallet av Si fra-varslene avvist som reelle varsel