Innføring av nytt arkiv- og saksbehandlingssystem utsatt igjen

Arbeidet med anskaffelsen av et nytt arkiv og saksbehandlingssystem startet i 2017 som et ledd i det såkalte BOTT-samarbeidet mellom universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø om felles administrative løsninger og tjenester. Samarbeidet ble i 2019 utvidet til å gjelde også de øvrige universitetene og et flertall av de norske høgskolene.

Skybasert løsning

Høsten 2021 inngikk institusjonene en avtale med selskapet Sopra Steria om kjøp av felles systemer for saksbehandling og dokumentasjon.

«Universitets- og høgskolesektoren er i ferd med å få det store deler av offentlig sektor ønsker seg – brukervennlig saksbehandling med innebygget arkivering i skyen» meddelte Sopra Steria i en pressemelding i september 2021.

Minst 35 institusjoner med over 40 000 ansatte skal benytte løsningene, kom det fram i pressemeldingen, hvor Sopra Steria lovte at det også ville bli rom for lokale tilpasninger.

NTNU skulle, ifølge planene som ble skissert i 2021, lansere det nye systemet i januar 2023. Deretter skulle de øvrige universitetene og høgskolene koble seg på etappevis i løpet av 2023 og 2024.

Utsatt på nytt

Tidspunktet for lansering på NTNU ble senere utsatt til november 2023. Denne måneden orienterte Arne Benjaminsen, universitetsdirektør ved UiO, universitetsstyret om at lanseringen er blitt ytterligere forsinket. 

Systemet som skal erstatte det nåværende systemet ephorte hos alle BOTT-universitetene, skal tas i bruk ved NTNU først høsten 2024. Ved UiO vil systemet ikke bli lansert før tidligst sommeren 2025.

Benjaminsen forteller at beslutningen ble tatt etter at akseptansetestene som ble gjennomført tidligere i høst, ikke ble godkjent.

– Ephorte er et system som ikke tilfredsstiller kravene til et moderne arkiv- og saksbehandlingssystem. Det er derfor uheldig at dette skyves ut i tid, vedgår Benjaminsen.

Kvalitet er viktigere enn tid

– Innføringen av lønns- og økonomisystemet til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring har vært en smertefull prosess. Er det grunn til å frykte en lignende situasjon når det nye arkiv- og saksbehandlingssystemet skal implementeres?

På dette spørsmålet svarer universitetsdirektøren benektende.

– Erfaringene fra lanseringen av DFØs system har vi forsøkt å lære så mye som mulig av. Nå vil vi bruke tiden slik at vi er best mulig forberedt den dagen arkiv- og saksbehandlingssystemet skal lanseres, forsikrer han.

* Les mer i Uniforum: 

– Jeg tror ikke UiO-ledelsen forstår hvor dysfunksjonelt DFØ-systemet er 

– Det er ikke staten som har bestemt at UiO skal bruke DFØ

Universitetsdirektøren beskriver mottaksprosjektet som omfattende og forteller at interne forberedelser vil bli høyt prioritert. Det er blant annet blitt opprettet et prosjektkontor og en styringsgruppe.

– Vi vil ikke ta systemet i bruk før testene viser at leveransen tilfredsstiller kravene våre. Kvalitet er viktigere enn tid, slår han fast

Avtalen som er inngått med konsulentselskapet Sopra Steria har en samlet anslått verdi for hele universitets- og høyskolesektoren på til sammen 430 mill. kroner, pluss opsjoner, over ti år. Forsinkelsene har ifølge Benjaminsen ingen kostnadsmessige implikasjoner for UiO.

Tungt å jobbe med

Trine-Lise Knudsen Gørbitz er kontorsjef ved Institutt for geofag på Det matematisk naturvitenskapelige fakultet på UiO. Hun er blant de mange som ser fram til å få et nytt arkiv- og personalsystem.

– Ephorte er utdatert og tungt å jobbe med, konstaterer hun.

I likhet med Benjaminsen, mener hun imidlertid at det er bedre med en utsettelse enn et system som ikke dekker universitetets behov.

– Det er viktig at et nytt system fungerer som forventet, når det blir tatt i bruk, understreker Gørbitz som har gjort sitt for at prosjektet skal komme vel i havn

– Jeg har levert beskrivelser og forventninger når det gjelder forskningsadministrasjon og det nye systemet, forteller hun.

Selvfølgelig uheldig

Seniorrådgiver Kjersti Møller ved Avdeling for studiekvalitet på NTNU uttrykte høsten 2021 håp om en kraftig forbedring av arbeidshverdagen.

«Vi håper det nye systemet bidrar til en langt mer effektiv saksbehandling, og ikke minst er langt mer brukervennlig utformet», uttalte Møller i intervju med Universitetsavisa om systemet som på NTNU betegnes som NTNU-sak.

Så langt er ingenting blitt bedre, men Møller som i dag er seniorrådgiver ved seksjon for forskning og utdanning ved Fakultet for arkitektur og design, er fortsatt optimistisk.

– Det er selvfølgelig uheldig at dette skyves fram i tid, men det viktigste er at vi får et godt produkt, sier hun.

Langt mer omfattende enn lønns- og økonomisystemet

Også ved NTNU er man ifølge Møller, svært opptatt av å unngå feilene som ble gjort da lønns- og personalsystemet til DFØ ble tatt i bruk.

Som pilot for lanseringen av systemet, er NTNU kommet lengst i forberedelsene.

– Det er krevende for en institusjon å rigge seg til å ta i bruk et så stort og krevende system, slår hun fast og minner om at dette er et system som vil bli brukt av alle administrative tilsatte og mange av de vitenskapelige tilsatte.

Systemet skal håndtere i alt 376 ulike saksprosesser med utgangspunkt i en funksjonsanalyse felles for hele UH-sektoren. Fem av disse prosessene skal, slik Møller beskriver det, være ferdig rigga når systemet tas i bruk. Disse fem prosessene er basis saksbehandling, søknad om kompetanseopprykk, søknad om godkjenning av utdanning, innsyn, og gjennomføring av styre, råd og utvalg.

Samtlige prosesser krever store forberedelser.

– NTNU har for eksempel over 600 styrer, råd og utvalg, noe som viser hvor omfattende arbeidet er, bemerker Møller.

Fra privatiserte til standardiserte løsninger

– Det blir en krevende kulturendring fra i dag hvor vi på mange felt opererer med mer eller mindre privatiserte, individuelle løsninger, til å ta i bruk standardiserte løsninger innen forvaltning som er en kjerneoppgave for oss som offentlig institusjon, sier Møller.

Hun tror det nye systemet vil hjelpe de ansatte på NTNU til å jobbe mer prosessorientert.

Møller innrømmer at hun til tross for høye krav til leveransetester og et grundig forarbeid, er fryktelig spent på innføringen.

– Vi har en stor jobb foran oss, konstaterer hun.